Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — обязательная процедура для любой организации. Чтобы процедура была юридически корректной, необходимо правильно оформить акт об уничтожении документов. В этой статье мы подробно разберём, как составить и заполнить такой акт, приведём образец и дадим практические рекомендации.
Когда составляется акт об уничтожении документов
Акт оформляется в следующих случаях:
- истёк срок хранения документов, установленный законодательством и номенклатурой дел организации;
- документы утратили практическую ценность и не подлежат передаче в архив;
- проведена экспертиза ценности документов и принято решение об их уничтожении;
- ликвидируется организация, и часть документов не подлежит сдаче в архив.
Важно: уничтожать документы без акта нельзя — это может повлечь административную ответственность по ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ.
Этапы подготовки к уничтожению
- Отбор документов — по номенклатуре дел выявляются дела с истекшим сроком хранения.
- Экспертиза ценности — комиссия проверяет, не представляют ли документы исторической или практической ценности.
- Согласование — перечень документов согласовывается с архивом (при необходимости — с государственным архивом).
- Издание приказа — руководитель издаёт приказ о создании комиссии и уничтожении документов.
- Составление акта — после фактического уничтожения оформляется акт.
Структура и правила заполнения акта
Унифицированной обязательной формы акта нет, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно и закрепляет в учётной политике. Однако акт должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Шапка документа
- наименование организации, например: ООО «»;
- место составления (город): г. М;
- дата составления;
- наименование документа: «Акт об уничтожении документов»;
- гриф утверждения руководителем.
Основание составления
Указывается приказ руководителя, например: «на основании приказа от ..2026 № **-к».
Состав комиссии
Перечисляются председатель и члены комиссии с указанием должностей. Персональные данные в общедоступных образцах следует маскировать:
- Председатель комиссии — директор по административным вопросам Иванов И. И. (И* И. И.);
- Члены комиссии — главный бухгалтер П* А. С., специалист по кадрам С* В. П.
Перечень уничтожаемых документов
Это основная часть акта. Обычно оформляется в виде таблицы:
- номер по порядку;
- индекс дела по номенклатуре (например, 03-);
- заголовок дела (например, «Личные дела уволенных работников за 19** год»);
- период (даты документов);
- количество дел (листов);
- вес документов (кг);
- срок хранения и номер статьи по перечню.
Способ уничтожения
Указывается, как именно уничтожены документы: сжигание, шредирование, сдача в макулатуру (для несекретных документов), переработка специализированной организацией. Если уничтожение проводит сторонняя компания, указываются её реквизиты: ООО «Эко», ИНН 77, договор № * от ..2026.
Заключительная часть
- итоговое количество уничтоженных дел и общий вес;
- подписи всех членов комиссии с расшифровкой;
- подпись руководителя и печать организации (при наличии).
Образец формулировки основной части
«Комиссия, назначенная приказом ООО «**» от ..2026 № -к, в составе: председателя комиссии — И И. И., членов комиссии — П* А. С., С** В. П., составила настоящий акт о том, что ..2026 были уничтожены путём шредирования документы с истекшим сроком хранения согласно прилагаемому перечню. Общее количество уничтоженных дел — 1* (сто с лишним), общий вес — ** кг. Документы уничтожены полностью, восстановлению не подлежат».
Типичные ошибки при заполнении
- отсутствие ссылки на приказ о создании комиссии;
- неполный перечень документов (без индексов дел и сроков хранения);
- отсутствие подписей хотя бы одного члена комиссии;
- уничтожение документов, срок хранения которых ещё не истёк;
- отсутствие отметки об экспертизе ценности;
- неуказание способа уничтожения.
Срок хранения самого акта
Акты об уничтожении документов подлежат длительному хранению — как правило, не менее 10 лет, а акты об уничтожении документов по личному составу, до 75 лет (в соответствии с приказом Росархива о перечнях типовых документов). Акт регистрируется в журнале учёта и подшивается в отдельное дело.
Правильно составленный акт об уничтожении документов защищает организацию от претензий проверяющих органов и подтверждает законность изъятия документов из оборота. Используйте приведённую структуру как шаблон, адаптируйте её под специфику своей организации и закрепите форму акта в локальных нормативных актах.