Сдача сведений о приеме на работу (часто называемых «уведомлением о приеме») — это обязательная обязанность каждого работодателя (организации или ИП). С 2023 года представление осуществляется исключительно в электронном виде через личные кабинеты налогоплательщиков. В данной статье разберем актуальные бланки, порядок заполнения, сроки сдачи и ответственность за нарушения на .
Нормативная база и суть обязанности
В соответствии со ст. 226 НК РФ (п. 7) и ФЗ-126 «О внесении изменений в Налоговый кодекс РФ», налоговые агенты обязаны направлять в налоговый орган сведения о принятии на работу (и прекращении трудовой деятельности) физических лиц. Документ нужен ФНС для контроля за исчислением и удержанием НДФЛ, а также для учета страховых взносов.
Важно: Без сдачи этих сведений налоговики считают, что работник был допущен к работе без оформления трудовых отношений, что влечет ответственность по трудовому и налоговому законодательству.
Кто, куда и как сдает (Электронный формат)
Бумажные бланки и сдача через операторов связи (ТКС) для большинства налогоплательщиков ушли в прошлое. Самый стабильный и быстрый способ — личный кабинет (ЛК).
Каналы подачи:
- Юридические лица: ЛК налогоплательщика на сайте nalog.gov.ru (раздел «Жизненные ситуации» → «Найм работников» → «Сведения о приеме на работу»).
- Индивидуальные предприниматели: ЛК ИП на сайте nalog.gov.ru (аналогичный раздел).
- Подписание: Обязательна квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
Преимущества сдачи через ЛК:
- Автоматическое проставление реквизитов плательщика (ИНН, КПП, наименование).
- Встроенная проверка КБК и ОКТМО перед отправкой.
- Контроль контрольных соотношений (снижает риск отказа в приеме).
- Мгновенное получение квитанции о приеме (подтверждения факта сдачи).
Сроки подачи: критически важные даты
Сроки жестко регламентированы и привязаны к локальным актам работодателя:
- Не ранее даты издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (колонка 10 бланка).
- Обязательно до даты начала фактической работы работника (в крайнем случае — в день начала работы).
Пример: Приказ от , начало работы . Сдавать сведения можно в период с 01.09 по включительно. Сдача 06.09 — уже просрочка.
Образец заполнения: ключевые поля и нюансы
Форма утверждена Приказом ФНС России (действует формат XML/JSON для программ, и машиночитаемый PDF на базе TIF-шаблона АО ГНИВЦ для ручного заполнения в Adobe Reader).
Основные блоки сведений:
| Блок / Колонка | Что указывать | Особенности заполнения |
|---|---|---|
| Реквизиты налогового агента | ИНН, КПП, Полное/Сокращенное наименование | Заполняются автоматически в ЛК |
| Сведения о работнике | ФИО, ИНН, СНИЛС, Дата рождения, Документ, удостоверяющий личность | ФИО полностью. ИНН — если есть (если нет — прочерк/0). Паспорт: серия, номер, дата выдачи, код подразделения, кем выдан. |
| Колонка 10: Дата приказа | Дата приказа о приеме | Дата документа, а не дата подписания |
| Колонка 11: Номер приказа | Номер приказа о приеме | Соответствует приказу |
| Колонка 12: Дата начала работы | Дата вступления в обязанности | Не может быть раньше даты приказа |
| КПП и ОКТМО | КПП и ОКТМО места работы | Критично для обособленных подразделений (ОП) |
Нюанс: Обособленные подразделения (ОП)
Если работник принимается в обособленное подразделение, в уведомлении заполняется отдельная строка для каждого ОП с указанием:
- КПП именно этого обособленного подразделения;
- ОКТМО по месту нахождения ОП (а не головной организации).
Это следует из п. 7 ст. 226 НК РФ: НДФЛ за работников ОП уплачивается по месту его нахождения.
Формы и программы для заполнения
На сайте ФНС (раздел «Бланки отчетности» или в ЛК) доступны:
- Машиночитаемая форма (PDF) — основана на TIF-шаблоне АО ГНИВЦ. Заполняется в Adobe Reader (скачать можно с www.adobe.com). После заполнения сохраняется как XML/JSON для загрузки в ЛК.
- Специализированное ПО (1С, Контур, Элба, LIGA360: Бухгалтер и др.) — генерируют XML-файл по стандарту ФНС с автоматическими проверками.
Ссылка на образец заполнения (PDF): Обычно размещается на сайте ФНС в карточке формы «Сведения о приеме на работу…». Рекомендуем скачивать шаблон непосредственно перед сдачей, так как формат может обновляться.
Уведомление об исчисленных суммах — не путать!
Параллельно существует Уведомление об исчисленных суммах налогов, авансовых платежей, страховых взносов (форма для ЕНП). Это другой документ.
- Сведения о приеме — разовая информация о факте найма конкретного человека (кадровое событие).
- Уведомление об исчисленных суммах — периодический расчет по налогам/взносам за отчетный период (месяц/квартал) для распределения ЕНП.
Не смешивайте их: бланки, сроки и цели разные.
Ответственность за неподачу или ошибки
Источники ссылаются на разные статьи, но практика судебной практики на такова:
- Ст. 126 НК РФ: Штраф 200 рублей за каждую несданную запись (сведения о приеме/увольнении). Назначается по результатам камеральной проверки.
- Ст. 5.27 КоАП РФ: За нарушение трудового законодательства (допуск к работе без оформления), штраф на должностных лиц от 10 000 до 20 000 руб. (п. 4 ст; 5.27 КоАП РФ), на юрлиц — от 50 000 до 100 000 руб.
- Ст. 15.6 КоАП РФ: За несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения реестров (если трактовать широко) — штраф 5 000 руб. (редко применяется к сведениям о приеме, чаще ст. 126 НК РФ).
Обратите внимание: Упоминание в некоторых источниках «штрафа в размере МРОТ по ст. 265 КЗоТ» устарело или относится к специфическим отраслевым нормам; Основные риски сейчас — ст. 126 НК РФ (фиксированная сумма) и ст. 5.27 КоАП РФ (значительные суммы за «неоформление»).
Алгоритм действий HR/Бухгалтера (Чек-лист)
- Издать приказ о приеме (с датой начала работы).
- Собрать пакет документов от работника (паспорт, СНИЛС, ИНН, военский учет, медкнижка при необходимости, дипломы).
- Заключить трудовой договор (не позднее дня начала работы).
- Сформировать XML/JSON-файл «Сведений о приеме» через ЛК или бухгалтерскую программу.
- Проверить КПП/ОКТМО (особенно для ОП) и корректность ИНН/СНИЛС работника.
- Подписать КЭП и отправить через ЛК не позднее дня начала работы.
- Сохранить квитанцию о приеме (файл подтверждения) в делах организации / прикрепить к личному делу работника.
Типичные ошибки, приводящие к отказу в приеме
- Дата начала работы раньше даты приказа.
- Несовпадение КПП/ОКТМО с регистрационными данными в ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
- Отсутствие ИНН у работника (если он есть, он обязателен; если нет — ставим прочерк, но лучше помочь работнику получить ИНН заранее).
- Ошибки в СНИЛС (контрольное число не сходится).
- Попытка сдать за прошлые периоды без оснований (просрочка фиксируется автоматически).
Подача сведений о приеме на работу — процедура стандартная, но требующая соблюдения жестких временных рамок и точности реквизитов. Использование Личного кабинета налогоплательщика (nalog.gov.ru) с КЭП, это гарантия мгновенной доставки, автоматических проверок и получения юридически значимой квитанции. Храните квитанции не менее 5 лет (срок хранения кадровых документов).
Полезные ссылки (маскированы для безопасности):
- Сайт ФНС: https://nalog.gov.ru/
- Сайт Adobe для скачивания Reader: https://www.adobe.com/
- Сервис LIGA360: https://liga360.ru/*
Статья подготовлена на основе актуальной информации на . Нормативная база может меняться, перед сдачей сверяйтесь с последними приказами ФНС и разъяснениями на официальном сайте налоговой службы.