Справка о прохождении инструктажа — это документ, подтверждающий факт ознакомления работника с правилами охраны труда, пожарной безопасности, электротехнической безопасности или иными нормами, обязательными для исполнения на конкретном рабочем месте. В отличие от журнала регистрации инструктажей (обязательного учетного документа), справка выдается на руки сотруднику или направляется во внешнюю организацию (например, на объект заказчика, в СРО, в контролирующие органы) как выписка из журнала.

На единой утвержденной государством формы справки по инструктажу не существует. Работодатель имеет право разработать свой бланк, закрепив его в локальном нормативном акте (Положении об охране труда, Приказе о форме документов). Однако существуют обязательные реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и трудовым законодательством.

Правовая база оформления документов об инструктаже

• Ст. 214, 225 ТК РФ, обязанность работодателя проводить обучение и инструктажи, документировать их результаты.
• Ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ — критически важное ограничение: электронный кадровый документооборот НЕ ПРИМЕНЯЕТСЯ к документам, подтверждающим прохождение работниками инструктажей по охране труда. Подписи должны быть «живыми» (рукописными) на бумажных носителях или усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при обучении в УЦ по ОТ). Простые сканы или фото подписей в электронных журналах без УКЭП для инструктажей по ОТ недопустимы.
• Постановление Минтруда России от № 2464 — порядок обучения по охране труда, виды инструктажей, требования к программам и регистрации.
• Приказ МЧС России от № 1120 (ПП РФ № 1479) — правила по пожарной безопасности. П. 22 Приложения № 1 допускает ведение журнала учета противопожарных инструктажей в электронной форме, но см. пункт выше про ст. 22.1 ТК РФ (риск штрафов по ТК РФ выше, чем разрешение МЧС).
• ГОСТ 12.0.004-2015 (ССБТ) — общие требования к системе обучения.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к реквизитам организационно-распорядительных документов (справок, выписок).

Основные виды инструктажей, по которым выдаются справки

Справка может подтверждать прохождение одного или нескольких видов инструктажей:

1. Вводный — для всех вновь поступивших, командированных, стажеров. Программа утверждается на основе Примерной программы вводного инструктажа по ОТ (Приложение 1 к Постановлению № 2464) с учетом специфики организации.
2. Первичный на рабочем месте — перед началом самостоятельной работы.
3. Повторный — регулярно (обычно раз в 6 месяцев, по ОТ — раз в год, по ПБ, раз в 6/12 мес. в зависимости от категории риска).
4. Внеплановый — при изменении законодательства, нарушении правил, перерыве в работе более 30/60 дней, по требованию надзорных органов.
5. Целевой — к разовым работам (чистка резервуаров, погрузка/разгрузка, ликвидация аварий), оформление наряда-допуска.
6. По пожарной безопасности (ПБ), вводный, первичный, повторный, внеплановый (в т.ч. на объектах с массовым пребыванием людей — ежедневно/ежемесячно).
7. По электротехнической безопасности (ЭлБ) — для электротехнологического и электронетехнологического персонала (группы доступа II–V).

Обязательные реквизиты справки (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любой бланк справки, утверждаемый приказом руководителя, должен содержать:

• Наименование документа: «Справка», «Выписка из журнала регистрации инструктажей», «Свидетельство о прохождении инструктажа».
• Дата составления (число, месяц словами, год).
• Регистрационный номер (по журналу учета исходящих документов или сквозной нумерации справок).
• Наименование организации (полное/сокращенное) или ИП (ФИО полностью).
• Данные работника: Фамилия, Имя, Отчество (*), Табельный номер, Должность, Подразделение.
• Сведения об инструктаже(ах):
  • Вид инструктажа (вводный, первичный и т.д.).
  • Дата проведения.
  • Наименование программы (или ссылка на утвержденную программу/приказ).
  • ФИО инструктора (*) и его должность.
  • Подпись инструктора с расшифровкой.
  • Подпись инструктируемого (работника) с расшифровкой и датой.
• Цель выдачи: «Для предъявления в ООО «Рога и Копыта», в СРО «Строитель», на объект стройки по адресу: г. , ул. , д. *».
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица — специалиста по ОТ, мастера) с печатью (если используется) и датой.
• МП (Место печати) — при наличии печати организации.

Образец заполнения справки (Визуализация структуры)

Процедура формирования справки: пошаговый алгоритм

Шаг 1. Утверждение формы бланка

Издается Приказ руководителя «Об утверждении формы справки о прохождении инструктажей». В приказе указывается: бланк, порядок нумерации, срок хранения дублей (обычно 3–5 лет в архиве ОТ), лицо, ответственное за выдачу (специалист по ОТ, мастер, HR).

Шаг 2. Проведение и регистрация инструктажа в Журнале

Справка выдается ТОЛЬКО на основе записей в Журнале регистрации соответствующего вида инструктажа. Нельзя выдать справку «заранее» или «по телефону».

• Журналы заводятся отдельно по видам: Вводный, На рабочем месте, По ПБ, По ЭлБ, Целевой.
• Форма журнала определяется работодателем самостоятельно (п. 88 Постановления № 2464, п. 91(20) Правил работы с персоналом в электроэнергетике).
• В журнале обязательны колонки: № п/п, Дата, ФИО инструктируемого, Должность, Вид инструктажа, Программа, ФИО инструктора, Подписи сторон.

Шаг 3. Заполнение справки (Выписки)

Специалист по ОТ или мастер переписывает данные из журнала в бланк справки. Важно: данные в справке и журнале должны быть идентичны (даты, ФИО, программы).

Шаг 4. Подписание и выдача

Справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом. Выдается работнику под роспись в журнале выдачи справок (или в карточке сотрудника) или передается представителю заказчика/СРО под расписку.

Типичные ошибки и риски при проверках (ГИТ, МЧС, Прокуратура)

Особенности для подрядчиков и СРО (Справка для сторонней организации)

Часто справка требуется не работнику, а генподрядчику или СРО для допуска к работам.

• Форма: Часто заказчик требует свой бланк («Карточка допуска», «Справка о прохождении инструктажа по форме заказчика»). Работодатель обязан заполнить форму заказчика, перенося данные из своих журналов.
• Срок действия: Заказчики часто требуют справку «не старше 30 дней» или «не старше 1 года» (для повторных). Уточняйте требования конкретного заказчика.
• Комплект документов для допуска: Обычно требуют: 1) Справка об инструктажах, 2) Удостоверение/Свидетельство о проверке знаний (протокол заседания комиссии), 3) Медосмотр (если вредные факторы), 4) Наряд-допуск (для ОПАСНЫХ работ).

Хранение и архивирование

• Журналы регистрации инструктажей: Срок хранения — 50 лет (список типовых документов, утверждаемый Росархивом, код 01-09, 01-10 и др.; для ОТ — 50 лет, для ПБ — 10 лет после окончания ведения, но практика — 50 лет как кадровые).
• Справки (дублики/копии), выданные на руки: Хранятся в личных делах или отдельном деле «Справки выданные» — 3–5 лет (по акту экспертизы стоимости документов организации).
• Реестр выданных справок: Рекомендуется вести для контроля (Кому выдана, Когда, Номер, Цель).

Электронный документооборот (ЭДО) и Справки в 2026 году

Несмотря на цифровизацию, ст. 22.1 ТК РФ остается преградой для полного перехода на электронные справки по ОТ.

• Бумажный вариант: Золотой стандарт. Работает везде, не требует УКЭП у работника.
• Электронный вариант (с УКЭП): Допустим, если у работника есть УКЭП (редкость для рядовых сотрудников) и настроен ЭДО в организации. Справка формируется в СЭД (1С, Диадок, СБИС), подписывается УКЭП инструктора и руководителя, отправляется работнику/заказчику.
• QR-коды на бумажных справках: Современная практика — размещение QR-кода на бланке, ведущего на портал организации для верификации подлинности документа (защита от подделки).

Чек-лист для специалиста по ОТ перед выдачей справки

1. [ ] Есть ли запись в Журнале регистрации сегодняшней даты (или актуальной даты инструктажа)?
2. [ ] Соответствуют ли ФИО, должность, табельный номер данным Журнала и ТК?
3. [ ] Указан ли точный вид инструктажа (не просто «Инструктаж», а «Первичный на рабочем месте»)?
4. [ ] Указана ли программа (номер приказа, дата утверждения)?
5. [ ] Подписан ли Журнал Инструктором (проверил ли инструктор свою компетенцию/сроки обучения)?
6. [ ] Подписан ли Журнал Работником?
7. [ ] Заполнены ли все поля Справки (Цель, Адресат, Номер, Дата)?
8. [ ] Поставлена ли подпись Руководителя/Уполномоченного и печать (если есть)?
9. [ ] Сделан ли отметка в Журнале выдачи справок / Реестре?
10. [ ] Выдана ли справка лично в руки (или отправлена заказчику с уведомлением о получении)?

Грамотно оформленная справка по инструктажу — это не просто «бумажка для галочки», а ключевой элемент системы управления охраной труда и защиты интересов работодателя в случае проверок или производственных травм. В 2026 году главное правило остается неизменным: нет записи в Журнале — нет инструктажа, нет инструктажа — нет справки. Соблюдайте требования ст. 22.1 ТК РФ относительно бумажного носителя для документов по ОТ, утверждайте удобные формы локальными актами и автоматизируйте процесс переноса данных из Журнала в Справку для исключения ошибок.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов по оформлению документов в вашей организации рекомендуется обратиться к специалисту по охране труда или юристу по трудовому праву.