График отпусков — обязательный локальный документ, который должен быть в каждой организации, где работают сотрудники по трудовым договорам․ Он определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков и обязателен как для работодателя, так и для работников (ст․ 123 ТК РФ)․ В этой статье разберём, как выглядит простой образец графика отпусков, как его заполнить и каких ошибок избежать․

Зачем нужен график отпусков

График отпусков решает сразу несколько задач:

• позволяет заранее спланировать работу подразделений с учётом отсутствия сотрудников;
• гарантирует работникам своевременное использование права на отдых;
• помогает бухгалтерии планировать выплаты отпускных;
• защищает работодателя при проверках Государственной инспекции труда․

Важно: за отсутствие графика отпусков предусмотрен штраф — до 50 000 рублей для организаций (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)․

Сроки утверждения

График отпусков на следующий календарный год утверждается работодателем не позднее чем за две недели до окончания текущего календарного года, то есть не позднее 17 декабря․ Например, график на 2026 год должен быть утверждён не позднее 17 декабря 2025 года․

Форма графика: унифицированная или своя

Традиционно используется унифицированная форма Т-7 (ОКУД 0301020), утверждённая Постановлением Госкомстата РФ от № 1․ Однако с 2013 года применение унифицированных форм не обязательно — организация вправе разработать собственный бланк, закрепив его в учётной политике․

Простой график отпусков обычно содержит следующие графы:

1. Наименование структурного подразделения․
2. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию․
3. Фамилия, имя, отчество работника․
4. Табельный номер․
5. Количество календарных дней отпуска․
6. Дата запланированного отпуска․
7. Дата фактического отпуска․
8. Основание переноса отпуска (документ, дата)․
9. Дата предполагаемого отпуска при переносе․
10. Примечание․

Ниже приведён упрощённый пример заполнения графика (данные вымышленные, персональные сведения частично скрыты):

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «»
Иванов И․И․
«15» декабря 2025 г․

ГРАФИК ОТПУСКОВ на 2026 год

С графиком ознакомлены: Петрова А․С․ * (подпись, дата), Сидоров П․В․ * (подпись, дата) и др․

Правила заполнения графика

Учитывайте мнение работников

Перед составлением графика рекомендуется собрать пожелания сотрудников о датах отпуска․ Окончательное решение принимает работодатель с учётом производственных интересов, но отдельные категории работников имеют право на отпуск в удобное для них время (несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны и др․)․

Деление отпуска на части

Отпуск можно разделить на части по соглашению сторон, но хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст․ 125 ТК РФ)․

Уведомление работников

О начале отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели․ В графике можно предусмотреть дополнительные графы: в одной работник расписывается, что дата начала отпуска ему известна, в другой указывается дата уведомления․ Такой подход подтверждён письмом Роструда от № 1693-6-1․

Внесение изменений

Если отпуск переносится (по болезни, производственной необходимости, по заявлению работника), изменения отражаются в графе 8 (основание переноса) и графе 9 (предполагаемая дата отпуска) формы Т-7․ Новые сотрудники, принятые в течение года, в график не вносятся — их отпуска оформляются отдельными приказами․

Хранение графика

Срок хранения графика отпусков составляет 3 года (п․ 453 Перечня, утв․ Приказом Росархива от № 236)․

Простой график отпусков можно составить как по унифицированной форме Т-7, так и по собственному бланку — в Excel, Word или Google Таблицах․ Главное — утвердить документ до 17 декабря, ознакомить работников под подпись, своевременно уведомлять их о начале отпуска и корректно отражать все переносы․ Это убережёт организацию от штрафов и трудовых споров․