Когда требуется письмо о заключении трудового договора
- Уведомление МВД (миграционной службы) о заключении трудового договора с иностранным гражданином — в течение 3 рабочих дней с даты заключения;
- Ответ на запрос трудовой инспекции, прокуратуры или налогового органа;
- Письмо-предложение кандидату о заключении трудового договора (job offer);
- Уведомление работника об изменении условий или о переводе с оформлением нового договора;
- Внутренняя переписка между филиалами и головным офисом.
Общие требования к оформлению письма
Письмо составляется на фирменном бланке организации и должно содержать:
- Наименование организации, ИНН/ОГРН, юридический адрес;
- Исходящий номер и дату;
- Адресата (наименование органа или ФИО работника);
- Заголовок: «Уведомление о заключении трудового договора»;
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, гражданство, паспортные данные (для иностранцев — реквизиты патента/ВНЖ/РВП);
- Реквизиты трудового договора: номер и дата заключения, должность, срок действия;
- Подпись руководителя и печать организации.
Образец письма-уведомления о заключении трудового договора с иностранным гражданином
Общество с ограниченной ответственностью «Пример»
ИНН 7745678, ОГРН 1199001
Адрес: 123, г. Москва, ул. Ленина, д. 1, оф. 2
Тел.: +7 (495) —*
Исх. № 45/26 от
В Территориальный орган МВД России
по вопросам миграции по г. Москве
УВЕДОМЛЕНИЕ
о заключении трудового договора с иностранным гражданином
Настоящим уведомляем, что ООО «Пример» заключило трудовой договор № 12-ТД от с гражданином Республики Узбекистан:
- ФИО: Каримов Алишер Бахтиёрович (Каримов А. Б.);
- Дата рождения: *..1990;
- Паспорт: серия FA № 123, выдан ..20;
- Патент: серия 77 № 456, действителен до .*.2026;
- Должность: монтажник;
- Дата начала работы: ;
- Срок договора: бессрочный.
Директор ООО «Пример» ____________ /Иванов И. И./
М.П.
Образец письма-предложения кандидату о заключении трудового договора
Уважаемый(ая) Петров(а) Пётр Петрович!
По результатам собеседования, состоявшегося , ООО «Пример» предлагает Вам заключить трудовой договор на должность ведущего специалиста отдела продаж.
Основные условия:
- Дата выхода на работу: ;
- Должностной оклад: *** 000 руб. в месяц;
- Испытательный срок: 3 месяца (ст. 70 ТК РФ);
- Режим работы: 5/2, с 9:00 до 18:00.
Просим подтвердить согласие до по телефону +7 (495) — или по электронной почте hr@primer**.ru.
С уважением,
Директор по персоналу ____________ /Сидорова А. В./
Рекомендации по составлению
- Соблюдайте сроки: уведомление о найме иностранца направляется не позднее 3 рабочих дней с даты заключения договора, иначе возможен штраф до 1 000 000 руб. (ст. 18.15 КоАП РФ);
- Проверяйте корректность реквизитов документов работника;
- Сохраняйте копию письма и подтверждение отправки (квитанцию, опись вложения);
- Персональные данные указывайте только с согласия работника и в объёме, необходимом для цели письма (152-ФЗ).
Грамотно составленное письмо о заключении трудового договора защищает работодателя от претензий контролирующих органов и фиксирует юридически значимые факты. Используйте приведённые образцы как шаблон, адаптируя их под конкретную ситуацию и требования законодательства РФ.