Письмо о предоставлении договора аренды — это официальное деловое обращение, с помощью которого одна сторона (арендатор, арендодатель или третье лицо) запрашивает копию или оригинал договора аренды. Такое письмо может понадобиться в самых разных ситуациях: для предоставления в банк при получении кредита, для налоговой инспекции, для регистрации юридического адреса, для судебных разбирательств или для внутренней отчётности компании.

Когда может понадобиться такое письмо

• при открытии расчётного счёта или получении кредита банк запрашивает подтверждение адреса организации;
• при постановке на учёт в налоговом органе по месту нахождения;
• при оформлении лицензий и разрешительных документов;
• при проверках со стороны контролирующих органов;
• при утере собственного экземпляра договора;
• при судебных спорах между арендатором и арендодателем.

Структура и правила составления письма

Письмо составляется в произвольной форме, но должно соответствовать нормам деловой переписки. Рекомендуется оформлять его на фирменном бланке организации.

Обязательные элементы письма:

1. Шапка документа — наименование и реквизиты отправителя, дата и исходящий номер письма.
2. Адресат — наименование организации или ФИО лица, которому направляется запрос.
3. Заголовок — «Письмо о предоставлении договора аренды» или «Запрос о предоставлении копии договора аренды».
4. Основная часть — суть обращения: просьба предоставить договор (копию договора) с указанием реквизитов документа и цели запроса.
5. Подпись, должность, подпись и расшифровка уполномоченного лица.

Образец письма

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»
ИНН 7745, КПП 771001
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
Тел.: +7 (495) —
E-mail: info@vektor-.ru

Исх. № 45/24 от

Генеральному директору
ООО «Городские Площади»
Иванову И.И.
Адрес: 119*, г. Москва, ул. Деловая, д. 2

О предоставлении копии договора аренды

Уважаемый Иван Иванович!

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ИНН 7745) является арендатором нежилого помещения общей площадью 120 кв. м, расположенного по адресу: г. Москва, ул. Деловая, д. 2, офис 3, на основании договора аренды нежилого помещения № 1/2023 от .

В связи с необходимостью предоставления документов в ИФНС России № * по г. Москве просим Вас предоставить заверенную копию указанного договора аренды со всеми приложениями и дополнительными соглашениями.

Копию договора просим направить по адресу: 115*, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2, либо передать представителю нашей организации по доверенности.

По всем вопросам можно обращаться к специалисту юридического отдела Петровой А.С. по телефону: +7 (495) —, доб. 1*.

С уважением,
Генеральный директор ООО «Вектор» _____________ /Сидоров С.С./

Рекомендации по составлению

• Указывайте реквизиты договора, номер и дату, чтобы адресат мог быстро найти документ.
• Обосновывайте запрос, кратко укажите, для чего нужен договор (для банка, налоговой и т.д.).
• Уточняйте форму предоставления — оригинал, простая копия или заверенная копия.
• Сохраняйте деловой тон — письмо должно быть вежливым и лаконичным.
• Регистрируйте письмо — присвойте исходящий номер и сохраните копию у себя.
• Отправляйте с подтверждением — заказным письмом с уведомлением или через курьера под подпись.

Грамотно составленное письмо о предоставлении договора аренды позволяет оперативно получить необходимый документ и избежать недоразумений между сторонами. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под конкретную ситуацию, и не забывайте фиксировать факт отправки и получения корреспонденции.