Объяснительная записка о невыходе на работу, это официальный документ, в котором сотрудник излагает причины и обстоятельства своего отсутствия на рабочем месте. На основании этой записки работодатель определяет степень вины работника и принимает решение о применении (или неприменении) дисциплинарного взыскания. В данной статье мы подробно разберём, когда требуется объяснительная, как её правильно составить, и приведём готовый образец.
Когда требуется объяснительная записка
Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Объяснительная запрашивается в следующих ситуациях:
- невыход на работу без предупреждения (прогул);
- отсутствие на рабочем месте более 4 часов подряд;
- опоздание на работу;
- преждевременный уход с рабочего места;
- появление на работе в состоянии опьянения;
- иные нарушения трудовой дисциплины.
Работнику даётся два рабочих дня на предоставление объяснений. Если по истечении этого срока объяснение не предоставлено, составляется соответствующий акт. Отказ от дачи объяснений не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Какие причины отсутствия считаются уважительными
От того, насколько уважительной будет признана причина невыхода, зависит дальнейшая судьба работника. К уважительным причинам обычно относят:
- Внезапную болезнь работника или его ребёнка (подтверждается больничным листом или справкой);
- Чрезвычайные ситуации: авария коммунальных систем, пожар, затопление квартиры;
- Дорожно-транспортное происшествие по пути на работу;
- Стихийные бедствия, перебои в работе транспорта;
- Смерть или тяжёлая болезнь близкого родственника;
- Вызов в суд, к следователю, в военкомат;
- Задержка заработной платы более чем на 15 дней (с письменным уведомлением работодателя).
Важно: любую причину желательно подтвердить документально — справкой, больничным листом, квитанцией, повесткой и т. п.
Структура объяснительной записки
Унифицированной формы объяснительной законодательством не установлено, однако документ должен содержать следующие обязательные элементы:
- Адресат — руководитель организации (должность, ФИО);
- Автор — ФИО, должность и структурное подразделение работника;
- Название документа — «Объяснительная записка»;
- Текст — изложение фактов: дата и время отсутствия, причины невыхода;
- Приложения — перечень подтверждающих документов (при наличии);
- Дата и подпись работника.
Образец объяснительной записки о невыходе на работу
Ниже приведён пример заполнения объяснительной (персональные данные частично скрыты):
Генеральному директору
ООО «Вектор»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова А.С.
Объяснительная записка
Я, Петров Алексей Сергеевич, отсутствовал на рабочем месте с 09:00 до 18:00 в связи с внезапным ухудшением состояния здоровья. Утром я почувствовал сильное недомогание и был вынужден вызвать врача на дом. О случившемся я не смог своевременно уведомить руководителя, так как телефон был разряжен.
Приложение: справка от врача от № 1**.
Петров А.С. _____________
Как проходит процедура со стороны работодателя
Алгоритм действий работодателя при невыходе сотрудника на работу выглядит следующим образом:
- Фиксация факта отсутствия. Непосредственный руководитель составляет докладную (служебную) записку, в которой указывает точное время отсутствия работника (в часах и минутах), перечисляет меры, принятые для поиска сотрудника (звонки по телефону +7 (9) *—, обращения к коллегам), и фамилии свидетелей.
- Составление акта об отсутствии работника на рабочем месте с подписями не менее двух свидетелей.
- Затребование объяснительной — работнику вручается требование о предоставлении письменного объяснения под подпись.
- Оценка объяснений. Руководство оценивает уважительность причин и принимает решение о взыскании: замечание, выговор или увольнение (при прогуле).
- Издание приказа о дисциплинарном взыскании (при необходимости) в течение месяца со дня обнаружения проступка.
Практические рекомендации работнику
- Пишите объяснительную своими словами, кратко и по существу, без лишних эмоций;
- Не отказывайтесь от дачи объяснений, отказ может быть расценён не в вашу пользу;
- Обязательно указывайте точные даты и время отсутствия;
- Прикладывайте все имеющиеся подтверждающие документы;
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии (входящим номером);
- Если причина уважительная, но документов нет — честно опишите обстоятельства и укажите возможных свидетелей.
Объяснительная записка о невыходе на работу — важный инструмент защиты прав работника. Грамотно составленный документ с указанием уважительных причин и подтверждающими документами позволяет избежать дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения за прогул. Работодателю же следует строго соблюдать процедуру, предусмотренную статьёй 193 ТК РФ: зафиксировать отсутствие, затребовать объяснение и только после этого принимать решение о взыскании.