Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — это строго регламентированный процесс, закрепленный в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ). Независимо от того, берете ли вы отпуск по графику или внепланово, длительностью 14 календарных дней (2 недели) или больше, ключевым документом, инициирующим процедуру, является заявление сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить заявление на 2026 год, какие существуют виды отпусков, какие обязательные реквизиты должны быть в документе, и предоставим актуальные образцы.

Нормативная база и общие правила

Согласно ст. 123 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Продолжительность основного отпуска не может быть менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако работник имеет право разделить отпуск на части (ст. 125 ТК РФ), при этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Именно поэтому заявление на «2 недели» (14 дней) — это самая частая стандартная ситуация при делении отпуска.

• Срок подачи: Заявление желательно подать заранее (обычно за 2–3 недели до начала отпуска), чтобы у бухгалтерии было время на расчет и выплату отпускных (не позднее чем за 3 дня до начала отпуска — ст. 136 ТК РФ).
• Форма: Единой утвержденной государством формы (бланка) не существует. Организация может утвердить свой бланк локальным нормативным актом (ЛНА), но допускаеться написание на чистом листе А4 от руки или на компьютере.
• Подписание: Заявление подписывается работником с расшифровкой подписи и указанием даты составления.

Обязательные реквизиты заявления

Чтобы заявление имело юридическую силу и не было возвращено за доработкой, оно должно содержать следующие данные (согласно делопроизводству и судебной практике):

1. Шапка документа (адресат):
   • Должность и ФИО руководителя организации (директора, генерального директора) в дательном падеже (Кому?).
   • Наименование организации (полное или сокращенное).
2. Сведения о заявителе (автор):
   • Должность, структурное подразделение (отдел, цех).
   • ФИО полностью в родительном падеже (От кого?).
3. Название документа: «Заявление» (по центру строки).
4. Текст просьбы (суть):
   • Вид отпуска: «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» или «отпуск без сохранения заработной платы» (по ст. 128 ТК РФ).
   • Продолжительность: «на 14 календарных дней» (обязательно в календарных, а не рабочих днях).
   • Конкретные даты: «с [дата начала] по [дата окончания]». Важно: дата окончания включительно.
   • Основание/Причина (при необходимости): Для основного оплачиваемого отпуска по графику причина указывать не обязательно (достаточно сослаться на график). Для внепланового, дополнительного или отпуска за свой счет — причина обязательна (семейные обстоятельства, бракосочетание, учеба, уход за ребенком и т.д.).
5. Дата составления и подпись: Дата (число, месяц, год), собственоручная подпись, расшифровка (Фамилия И.О.).

Виды отпусков и нюансы формулировок

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (по графику / внепланово)

Это самый частый случай. Если отпуск берется по утвержденному графику, в тексте пишут: «в соответствии с графиком отпусков на 2026 год». Если внепланово (по согласованию с работодателем) — «по согласованию с работодателем».

Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Предоставляется по письменной заявке работника по причинам, указанным в ст. 128 ТК РФ (бракосочетание, рождение ребенка, смерть близких родственников, учеба и др.), а также по иным причинам по соглашению сторон. В тексте обязательно указывается конкретная причина.

Дополнительные отпуска

За вредные/опасные условия труда, нерегулированный рабочий день, особый характер работы и т.д. Оформляются отдельным заявлением со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или ЛНА.

Актуальные образцы заявлений на 2026 год

Ниже приведены типовые образцы. В квадратных скобках указаны данные, которые необходимо заменить на свои. Персональные данные (ФИО, адреса, телефоны) в примерах скрыты маской *.

Образец №1: Основной оплачиваемый отпуск (14 дней) по графику / по согласованию

Образец №2: Отпуск без сохранения заработной платы (14 дней) по семейным обстоятельствам

Образец №3: Часть основного отпуска (деление на части)

Если вы берете вторую часть отпуска (первая уже была использована ранее в году).

Важные нюансы расчета дат (календарные vs рабочие дни)

Частая ошибка — путаница между календарными и рабочими днями.

• Продолжительность отпуска всегда считается в календарных днях (ст. 120 ТК РФ). 2 недели = 14 календарных дней.
• Выходные и праздничные дни, попадающие в период отпуска, включаются в его продолжительность и оплачиваются как обычные дни отпуска (Постановление Пленума ВС РФ № 2).
• Если в период отпуска попадает государственный праздник (например, 4 ноября — День народного единства), отпуск не продлевается автоматически, а этот день просто оплачивается как день отпуска. Однако некоторые коллективные договоры или ЛНА могут предусматривать продление — уточните у HR.
• Пример: Отпуск с по — это 14 календарных дней. Если 12 июня (День России) выпадает на пятницу, он входит в эти 14 дней.

Порядок оформления после подачи заявления

1. Регистрация: Заявление регистрируется в журнале входящих документов или ЭДО.
2. Согласование/Визирование: Обычно визирует руководитель подразделения, затем HR-отдел (проверка остатка дней, графика).
3. Приказ (Распоряжение): На основании заявления издается приказ по форме Т-6 (утв. Госстатом) или в свободной форме с обязательными реквизитами. Приказ подписывается руководителем.
4. Ознакомление: Работник ознакомляется с приказом под роспись за 3 дня до начала отпуска.
5. Расчет и выплата: Бухгалтерия рассчитывает отпускные и выплачивает их не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
6. Табель учета рабочего времени: Дни отпуска отмечаются кодом «ОТ» (или 09).

Частые ошибки, которых стоит избегать

• Указание рабочих дней: Писать «на 10 рабочих дней» — неверно. Только «14 календарных дней».
• Отсутствие даты окончания: Фраза «с 10 августа на 2 недели» допускает двоякое толкование. Обязательно пишите «по 23 августа».
• Неуказание вида отпуска: Не писать просто «Прошу дать отпуск». Нужно: «ежегодный оплачиваемый» или «без сохранения ЗП».
• Исправления и помарки: Желательно печатать на компьютере. Если от руки — четко, без зачеркиваний.
• Подача в последний момент: Риск не получить отпускные вовремя. Оптимально — за 2 недели.

Электронный документооборот (ЭДО) и порталы

Во многих компаниях (и в госсеторе через ЕСИА/Госуслуги) заявления подаются через внутренние порталы (1С:ЗУП, SAP, Bitrix24, «Мой Офис» и др.). Алгоритм действий:

1. Заход в раздел «Самобслуживание» / «Кадры» / «Отпуска».
2. Выбор типа отпуска, дат начала и окончания (система часто сама считает календарные дни).
3. Отправка на согласование руководителю (пуш-уведомление).
4. После утверждения — автоматическое формирование приказа и табеля.

В этом случае бумажное заявление не требуется, электронная подпись (ЭЦП или простая в системе) заменяет собственноручную.

Скачать бланки (Word / PDF)

Для удобства вы можете использовать готовые шаблоны. Обратите внимание: актуальные бланки на 2026 год не отличаются от предыдущих лет, меняются только даты.

• Шаблон заявления на оплачиваемый отпуск (Word) — универсальный, с подсказками по заполнению.
• Шаблон заявления на отпуск за свой счет (Word) — с полем для указания основания (ст. 128 ТК РФ).
• Бланк приказа Т-6 (Excel/Word) — для кадровика/бухгалтера.

Ссылки на скачивание обычно размещаются на сайтах кадровых порталов (Skillbox Media, КонсультантПлюс, Гарант, Nopaper, Кадровый рецепт) или во внутренней документации вашей компании.

Резюме: чек-лист перед сдачей заявления

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ и судебной практики на 2026 год. Данная информация носит справочный характер. В сложных ситуациях (споры о датах, отказ в предоставлении) рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.