Лист согласования договора, это внутренний документ организации, который фиксирует результаты рассмотрения проекта договора ответственными лицами до момента его подписания руководителем. Он подтверждает, что все заинтересованные службы (юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба безопасности и др.) ознакомились с условиями соглашения и выразили своё согласие либо внесли замечания.
Назначение документа
Лист согласования выполняет несколько важных функций:
- фиксирует предложения и замечания к тексту договора;
- распределяет ответственность между должностными лицами, проверявшими документ;
- подтверждает прохождение внутренней процедуры согласования, предусмотренной положением о договорной работе;
- служит доказательством надлежащей проверки контрагента и условий сделки при возможных спорах.
Любые предложения или замечания по тексту договора должны быть зафиксированы именно в листе согласования. Осуществляет фиксацию уполномоченное лицо организации. Чаще всего на предприятии действует специально разработанное положение о договорной работе, составной частью которого и является форма листа согласования.
Форма документа
Унифицированной обязательной формы листа согласования законодательством не установлено, поэтому организация разрабатывает её самостоятельно. Для листа согласования договора принята табличная форма. Заполнение возможно как от руки, так и в электронном виде — например, в системах электронного документооборота (СЭД), где процесс согласования полностью автоматизирован.
При оформлении рекомендуется ориентироваться на требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению организационно-распорядительных документов.
Структура и реквизиты листа согласования
Типовой лист согласования договора включает следующие элементы:
- Наименование организации, полное или сокращённое название компании.
- Название документа — «Лист согласования договора»;
- Реквизиты договора — наименование, номер и дата проекта договора, наименование контрагента.
- Таблица согласования, содержащая графы:
- порядковый номер;
- должность согласующего лица;
- Ф.И.О. ответственного сотрудника;
- результат рассмотрения (согласовано / согласовано с замечаниями / не согласовано);
- содержание замечаний и предложений;
- подпись с расшифровкой;
- дата согласования.
Пример заполнения табличной части
Ниже приведён условный образец заполнения (персональные данные частично скрыты):
| № | Должность | Ф;И.О. | Результат | Замечания | Подпись | Дата |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Начальник юридического отдела | Иванов А. П. (Ив* А. ) | Согласовано | — | подпись | |
| 2 | Главный бухгалтер | Петрова М. С. (Пет М. ) | Согласовано с замечаниями | Уточнить порядок выставления счетов (п. 4.2) | подпись | |
| 3 | Финансовый директор | Сидоров К. Л. (Сид К. ) | Согласовано | — | подпись | |
| 4 | Начальник службы безопасности | Кузнецов В. Д. (Куз В. ) | Согласовано | Контрагент проверен, нареканий нет | подпись |
Контактные данные ответственных лиц при необходимости указываются в сокращённом виде: тел. +7 (9) -*-, e-mail: i**@company.ru.
Порядок согласования договора
- Инициатор (исполнитель) готовит проект договора и прикладывает к нему лист согласования.
- Документ последовательно передаётся ответственным лицам согласно маршруту, установленному положением о договорной работе.
- Каждое должностное лицо рассматривает проект, вносит замечания либо подтверждает согласие подписью с указанием даты.
- Замечания учитываются, текст договора корректируется, при необходимости проводится повторное согласование.
- После достижения согласия руководитель подписывает договор, документ регистрируется и передаётся контрагенту.
- За возврат подписанного контрагентом экземпляра договора отвечает исполнитель.
Электронное согласование
В современных организациях формирование и заполнение листа согласования всё чаще автоматизировано. В системах электронного документооборота лист согласования формируется автоматически как карточка документа, а визирование происходит с помощью электронной подписи. Это ускоряет процесс, позволяет отслеживать статус согласования и хранить историю изменений.
Рекомендации по составлению
- Закрепите форму листа согласования в локальном нормативном акте (положении о договорной работе).
- Определите круг согласующих лиц в зависимости от вида и суммы договора.
- Устанавливайте сроки рассмотрения проекта каждым должностным лицом.
- Храните листы согласования вместе с экземплярами договоров в течение всего срока их хранения.
- При использовании СЭД настройте автоматические маршруты согласования.
Лист согласования договора, простой, но важный инструмент внутреннего контроля. Грамотно составленный документ минимизирует риски заключения невыгодных или юридически некорректных сделок, дисциплинирует ответственных лиц и обеспечивает прозрачность договорной работы в организации. Готовые бланки и образцы листа согласования доступны в справочных правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и на специализированных порталах в форматах Word и Excel.