Отгул — это дополнительный день отдыха, который работодатель предоставляет сотруднику за ранее отработанное время, сверхурочную работу, донорство или по семейным обстоятельствам. Чтобы учет таких дней был прозрачным и не вызывал вопросов при проверках, многие организации ведут специальную книгу (журнал) учета отгулов. В этой статье разберем, зачем она нужна, какие сведения вносить, и приведем образец оформления.
Зачем нужна книга учета отгулов
Законодательство не обязывает работодателя вести отдельную книгу учета отгулов — основным документом остается табель учета рабочего времени (унифицированные формы Т-12 и Т-13). Однако на практике журнал учета отгулов помогает:
- отслеживать остаток неиспользованных дней отдыха у каждого сотрудника;
- контролировать основания предоставления отгулов (переработка, донорство, работа в выходной);
- избегать споров при увольнении работника и расчете компенсаций;
- обеспечивать взаимосвязь между заявлениями, приказами и табелем;
- упрощать работу кадровой службы и бухгалтерии.
Какие документы связаны с учетом отгулов
Книга учета отгулов работает в связке с другими кадровыми документами:
- Заявление работника — на отгул за ранее отработанное время, за свой счет, в счет отпуска, по семейным обстоятельствам, за донорство.
- Приказ руководителя, о предоставлении отгула (особенно при отгуле за сверхурочную работу или работу в выходной день).
- Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) — где отгул отмечается соответствующим кодом (например, «НВ» — дополнительный выходной без сохранения зарплаты, «ОВ» — оплачиваемый дополнительный выходной).
- Служебные записки руководителей подразделений о привлечении к сверхурочной работе.
Структура книги учета отгулов: обязательные графы
Единой утвержденной формы книги не существует, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте. Рекомендуемый набор граф:
- порядковый номер записи;
- ФИО работника и структурное подразделение;
- табельный номер;
- основание отгула (переработка, донорство, работа в выходной и т.д.);
- дата, за которую предоставляется отгул (дата переработки);
- дата фактического использования отгула;
- реквизиты заявления (номер и дата);
- реквизиты приказа (номер и дата);
- остаток неиспользованных дней;
- подпись ответственного лица (кадровика).
Образец заполнения книги учета отгулов
Ниже приведен пример заполнения (данные вымышленные, частично скрыты):
| № | ФИО / подразделение | Основание | Дата переработки | Дата отгула | Заявление | Приказ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов А. П., отдел продаж | Работа в выходной день | № 12 от | № 34-к от | ||
| 2 | Петрова М. С., бухгалтерия | Донорство (справка № 402—) | № 18 от | № 41-к от | ||
| 3 | Сидоров В. К.*, IT-отдел | Сверхурочная работа (4 часа) | (0,5 дня) | № 15 от | № 38-к от |
Правила ведения книги
- Нумерация и прошивка. Страницы книги нумеруются, журнал прошивается и заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
- Ответственное лицо. Приказом назначается сотрудник, ответственный за ведение книги (обычно специалист отдела кадров). Например: «Назначить ответственным за ведение книги учета отгулов инспектора по кадрам Козлову Е. В.*».
- Своевременность записей. Запись вносится на основании заявления и приказа не позднее дня фактического использования отгула.
- Сверка с табелем. Данные книги должны совпадать с отметками в табеле учета рабочего времени (формы Т-12/Т-13).
- Срок хранения. Как правило, журналы кадрового учета хранятся не менее 5 лет (по отдельным категориям — до 50/75 лет, если содержат сведения о трудовой деятельности).
Электронный формат учета
Многие организации ведут учет отгулов в электронном виде, в Excel, 1С:ЗУП или HR-системах. Это допустимо, если:
- обеспечена защита персональных данных работников (ФЗ-152);
- доступ к файлу имеют только уполномоченные лица;
- при необходимости данные можно распечатать и заверить для проверяющих органов.
Типичные ошибки при учете отгулов
- Отгул предоставлен устно, без заявления и приказа — при споре работник может заявить о прогуле либо о невыплате компенсации.
- Отсутствует связь между датой переработки и днем отдыха.
- Не отслеживается остаток дней — при увольнении возникают конфликты по компенсации за неиспользованные отгулы за работу в выходные (ст. 153 ТК РФ).
- Неверные коды в табеле (например, отгул за донорство отмечен как отгул за свой счет).
Книга учета отгулов — простой, но эффективный инструмент кадрового делопроизводства. Хотя она не является обязательной, ее ведение дисциплинирует учет, защищает интересы и работника, и работодателя. Разработайте удобную форму, закрепите ее локальным актом, назначьте ответственного — и вопросы с учетом дополнительных дней отдыха перестанут быть проблемой.
Обратите внимание: статья носит информационный характер. За консультацией по конкретной ситуации обращайтесь к специалисту по кадровому учету или в трудовую инспекцию вашего региона (тел. горячей линии: 8-800-*—).