Делегирование права подписи кадровых документов — стандартная практика для любого предприятия. Однако с вступлением в силу изменений законодательства (в частности, ФЗ от № 476-ФЗ) и обязательного перехода на машиночитаемые доверенности (МЧД) с , правила оформления существенно изменились. В этой статье мы разберем актуальные требования, структуру документа и дадим рекомендации по заполнению на 2026 год.

Правовые основания и кто имеет право подписать

Согласно ст. 185 ГК РФ, доверенность от имени юридического лица должна быть подписана его руководителем (генеральным директором) или иным лицом, уполномоченным на это в соответствии с законом и учредительными документами (Уставом).

• Важное условие: Передача полномочий по подписанию кадровых документов иному лицу (не директору) возможна только если это предусмотрено Уставом ООО/АО. Если в Уставе такое право закреплено исключительно за генеральным директором без права делегирования, доверенность будет недействительной.
• Перед оформлением доверенности необходимо изучить Устав организации на предмет наличия пункта о делегировании полномочий.

Обязательная форма: Машиночитаемая доверенность (МЧД)

С использование личных усиленных квалифицированных электронных подписей (ЭП) и машиночитаемых доверенностей (МЧД) на право подписи кадровых документов стало обязательным для всех участников электронного документооборота.

Что это значит на практике:

1. Бумажная доверенность (даже с печатью и живой подписью) для подписания электронных кадровых документов (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, отчеты в ПФР/ФНС и т.д.) не подходит.
2. Доверенность должна быть оформлена в формате XML по утвержденному Формату МЧД (Приказ ФНС от № ЕД-7-26/153@ и позднейшие редакции).
3. Подписание МЧД производится КЭП руководителя организации (или лица, уполномоченного Уставом).
4. Доверенность направляется в ФНС через оператора ЭДО или личный кабинет налогоплательщика.

Структура и обязательные реквизиты доверенности (для МЧД и бумажного варианта)

Независимо от формы, доверенность должна содержать реквизиты, установленные ст. 185 ГК РФ и форматом МЧД:

Детализация перечня полномочий (Пример формулировок)

Ошибка «подписывать все кадровые документы» часто приводит к отказам в приеме отчетности или спорам с инспекцией труда. В доверенности (в блоке «Полномочия» / «Scope» в МЧД) рекомендуется перечислить конкретные виды документов:

• Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, соглашения о материальной ответственности;
• Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий, увольнении;
• Трудовые книжки и вкладыши в них (заполнение, выдача, хранение);
• Сведения о трудовой деятельности (СТД) — формирование и подписание (форма утверждена Приказом Минтруда от № 696н);
• Персонифицированные отчеты в Социальный фонд России (СФР): СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ПЕРСОН, ЕДВ и др.;
• Расчетные ведомости (форма Т-51, Т-53), ведомости выдачи заработной платы;
• Акты, справки, характеристики, выписки из приказов, выдаваемые работникам и третьим лицам;
• Документы по охране труда: приказы о назначении ответственных, журналы инструктажей, карты учета СИЗ;
• Военноучетные документы (при наличии соответствующих полномочий);
• Представление интересов организации в отношениях с СФР, ФНС, ГИТ, профсоюзами по кадровым вопросам.

Совет: Для МЧД используйте справочник кодов полномочий (Код вида полномочий по приказу ФНС), например, Код 010», «Подписание кадровых документов» с детализацией в атрибутах.

Процедура оформления: Пошаговая инструкция

Этап 1. Подготовка локального акта (Приказа)

Доверенность — это внешний документ (для третьих лиц). Внутри организации основанием для подписания является Приказ (распоряжение) директора о делегировании полномочий.

• Приказ издается на основании Устава и ст. 185 ГК РФ.
• В приказе указывается: ФИО уполномоченного (*), должность, перечень документов, срок действия, основание (договор найма, должностная инструкция).
• Приказ ознакомляется под роспись с уполномоченным лицом и кадровиками/бухгалтерией.

Этап 2. Формирование МЧД (через оператора ЭДО или сервис ФНС)

1. Войти в личный кабинет налогоплательщика или систему ЭДО (Диадок, СБИС, Контур, Такском и др.).
2. Выбрать «Создать машиночитаемую доверенность».
3. Заполнить карточку доверителя (подтягивается из профиля) и доверенного лица (внести ФИО , СНИЛС , ИНН , должность).
4. Выбрать вид полномочий: «Подписание кадровых документов» (или кастомный набор).
5. Установить срок действия (например, до ..2026 или 3 года).
6. Подписать КЭП руководителя ().
7. Отправить в ФНС (статус «Зарегистрирована»).

Этап 3. Оформление бумажной копии (для архива и внутреннего использования)

Даже при наличии МЧД рекомендуется иметь бумажный дубликат в кадровом деле сотрудника.

Образец заполнения бумажной доверенности (для внутреннего учета):

ДОВЕРЕННОСТЬ
на право подписания кадровых документов
№ * от «___» _____________ 202_ г.

г. *

Мы, Общество с ограниченной ответственностью «» (ООО «»), ИНН , КПП , ОГРН ,
действующее на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Доверитель», в лице Генерального директора
 (ФИО полностью ), действующего на основании Устава,
настоящей доверенностью уполномачиваем гражданина(ку)  (ФИО полностью ),
паспорт серия  № , выдан  * г., код подразделения *,
проживающего по адресу: , СНИЛС , ИНН *,
занимающего должность * (название должности, напр. Начальник отдела кадров),
именуемое в дальнейшем «Доверенное лицо», на право подписания от имени Доверителя
следующих кадровых документов:

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам.
Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводах, предоставлении отпусков, поощрениях,
 наложении дисциплинарных взысканий, увольнении.
Трудовые книжки, вкладыши в трудовые книжки (заполнение, выдача, исправление записей).
Сведения о трудовой деятельности работников (СТД) в установленной форме.
Отчетные формы в Социальный фонд России (СФР): СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ПЕРСОН, ЕДВ и иные.
Расчетные ведомости заработной платы (формы Т-51, Т-53), ведомости выдачи заработной платы.
Справки, выписки из приказов, характеристики, выдаваемые работникам и третьим лицам.
Документы по охране труда (приказы, журналы инструктажей, карты учета СИЗ).
Представление интересов Доверителя в СФР, ФНС, ГИТ, профсоюзных организациях по вопросам,
 связанным с подписанием и представлением указанных документов.

Срок действия доверенности: до «___» _____________ 202_ г. (не более 3 лет).
Право субделегирования полномочий, указанных в настоящей доверенности, Доверенное лицо не имеет.

Подпись Доверителя: _____________ / * /
М.П. (при наличии печати)

Подпись Доверенного лица: _____________ / * /
(для образца подписи)

Особенности подписания документов по доверенности в 2026 году

Как подписывает уполномоченное лицо?

При подписании бумажного документа уполномоченное лицо должно указать:

1. Свою подпись.
2. Расшифровку подписи (ФИО).
3. Ссылку на документ-основание: «По доверенности № * от ..202_ г.» или «По приказу № * от ..202_ г.».
4. Свою должность.

Пример:

/Иванов И.И./
Иванов И.И.
Начальник отдела кадров
По доверенности № 15 от г.

Электронные документы (МЧД)

При подписании электронного документа (XML) КЭП уполномоченного лица автоматически привязывается к зарегистрированной в ФНС МЧД. В теле электронного документа (например, СЗВ-ТД) заполняются теги <Signer> с данными доверенного лица и реквизитами МЧД (номер, дата, УИД). Ручное написание «по доверенности» в электронном виде не требуется — это обеспечивает технический слой.

Отзыв и прекращение действия доверенности

Доверенность прекращает действие (ст. 188 ГК РФ):

• По истечении срока.
• По отзыву доверителем (в любое время, односторонне).
• Отказом доверенного лица.
• При ликвидации доверителя или смерти/недееспособности доверенного лица.

Процедура отзыва МЧД (актуально 2026):

1. Издать Приказ об отзыве доверенности.
2. Сформировать МЧД на отзыв (отдельный вид полномочий/действие «Отзыв») и подписать КЭП руководителя.
3. Отправить в ФНС для регистрации отзыва.
4. Уведомить доверенное лицо под роспись.
5. Уведомить контрагентов (СФР, банки, др.), если доверенность использовалась во внешнем обороте.

Типичные ошибки кадровиков и юристов

1. Отсутствие в Уставе права делегирования. Доверенность нелегитимна, если Устав не позволяет директору передавать подпись кадровых документов.
2. Слишком общая формулировка полномочий. «Подписывать все документы», риск отказа СФР/ФНС в приеме отчетности.
3. Игнорирование МЧД после . Использование бумажной доверенности для СЗВ-ТД или СТД — грубое нарушение, влечет штрафы (ст. 15.5, 15.6 КоАП РФ) и непризнание отчетности сданной.
4. Просроченная доверенность. Подписание документов после истечения срока (3 года или указанный в документе) делает их недействительными.
5. Отсутствие приказа о делегировании. Доверенность есть, а внутреннего приказа нет — риск оспаривания подписи внутри компании.
6. Субделегирование без нотариуса (бумажный вариант) или без МЧД. Недопустимо.

Чек-лист для проверки перед отправкой МЧД в ФНС

• [ ] Устав организации разрешает делегирование подписи кадровых документов.
• [ ] Издан Приказ директора о делегировании полномочий конкретному сотруднику (*).
• [ ] Сотрудник ознакомлен с Приказом и инструкцией по подписанию под роспись.
• [ ] У сотрудника есть действующая КЭП (на флешке/токене) для работы с ЭДО/СФР.
• [ ] В МЧД верно заполнены ИНН, СНИЛС, ФИО доверенного лица (*).
• [ ] Перечень полномочий соответствует реальным задачам сотрудника (не избыточен, не урезан).
• [ ] Срок действия не превышает 3 лет и совпадает со сроком приказа/трудового договора.
• [ ] МЧД подписана КЭП руководителя (*) и зарегистрирована в ФНС (статус «Активна»).
• [ ] Бумажная копия (при необходимости) заархивирована в личном деле и журнале учета доверенностей.

В 2026 году «золотым стандартом» является машиночитаемая доверенность (МЧД), зарегистрированная в ФНС. Бумажный образец сохраняет актуальность только для внутреннего документооборота и архива. Главное, четко прописать перечень подписываемых документов, обеспечить соответствие Уставу и не забыть про сопроводительный Приказ. Грамотное оформление защитит организацию от штрафов, споров с инспекцией труда и проблем с принятием отчетности в СФР.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией. При оформлении документов рекомендуется обращаться к трудовому правоведу или кадровику с учетом специфики вашей организации. Актуальность нормативной базы на .