В дошкольном образовательном учреждении (ДОУ) ежегодно накапливается значительный объём документации: личные дела воспитанников, журналы учёта, медицинские карты, финансовые и кадровые документы. После истечения установленных сроков хранения такие бумаги подлежат уничтожению. Однако просто выбросить их нельзя — процедура должна быть оформлена документально. Ключевым документом здесь выступает акт об уничтожении документов.

Законодательная база

Порядок уничтожения документов в ДОУ регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от № 236 (перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения);
• Приказ Минкультуры России от № 1182 (перечень документов, образующихся в деятельности образовательных организаций);
• Основные правила работы архивов организаций;
• локальные акты ДОУ: положение об архиве, инструкция по делопроизводству, номенклатура дел.

Когда составляется акт

Акт об уничтожении документов оформляется в следующих случаях:

1. истёк срок хранения документов, установленный перечнем и номенклатурой дел;
2. документы не представляют исторической, научной или иной ценности;
3. проведена экспертиза ценности документов и составлен акт о выделении к уничтожению;
4. решение согласовано с архивным учреждением (для документов, подлежащих согласованию).

Важно: документы по личному составу, а также документы, содержащие персональные данные, уничтожаются с особой тщательностью и с соблюдением требований закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Кто участвует в процедуре

Уничтожение документов проводится комиссионно. В состав комиссии ДОУ обычно включаются:

• председатель комиссии — заведующий ДОУ или его заместитель;
• члены комиссии — старший воспитатель, бухгалтер, секретарь (делопроизводитель), представитель профсоюза;
• при необходимости — представитель учредителя или архивного органа.

Состав комиссии утверждается приказом заведующего ДОУ.

Структура акта об уничтожении документов

Единой обязательной формы акта о фактическом уничтожении документов законодательством не установлено, поэтому ДОУ может разработать собственный бланк и закрепить его в локальных актах. Тем не менее документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. наименование учреждения (полное и сокращённое);
2. наименование документа — «Акт об уничтожении документов»;
3. дата и место составления;
4. основание уничтожения (реквизиты приказа о создании комиссии, акта о выделении к уничтожению);
5. состав комиссии (Ф.И.О. и должности);
6. перечень уничтоженных документов (наименование дел, номера по номенклатуре, годы, количество дел);
7. общий вес уничтоженной документации в килограммах;
8. способ уничтожения (измельчение в шредере, сжигание, сдача в макулатуру с измельчением);
9. подписи членов комиссии с расшифровкой;
10. отметка об утверждении заведующим ДОУ.

Ниже приведён примерный шаблон, который можно адаптировать под нужды конкретного учреждения:

УТВЕРЖДАЮ
Заведующий МБДОУ «Детский сад № »
_______________ /Иванова А.П./
«___» ____________ 20___ г.

АКТ №
об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

г. Москва, ул. Школьная, д.     «___» ____________ 20___ г.

Комиссия, назначенная приказом МБДОУ «Детский сад № » от «___» ________ 20___ г. № , в составе:

• председатель комиссии — заместитель заведующего Петрова М.И.;
• члены комиссии: старший воспитатель Сидорова Е.В., бухгалтер Кузнецова О.А., секретарь Смирнова Т.Н. —

составила настоящий акт о том, что «___» ____________ 20___ г. по адресу: г. Москва, ул. Школьная, д. , в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов от «___» ________ 20___ г. № , уничтожены документы с истекшим сроком хранения, не подлежащие дальнейшему хранению:

1. Журналы учёта приёма пищи за 20–20 гг. — 12 дел;
2. Журналы регистрации инструктажей за 20* г. — 4 дела;
3. Заявления родителей о приёме (по отчисленным воспитанникам) за 20* г., 3 дела;
4. Квитанции и платёжные документы за 20** г. — 8 дел.

Способ уничтожения: измельчение с использованием шредера с последующей сдачей в утиль.

Документы уничтожены полностью, восстановлению не подлежат.

Председатель комиссии: _____________ /Петрова М.И./
Члены комиссии: _____________ /Сидорова Е.В./
_____________ /Кузнецова О.А./
_____________ /Смирнова Т.Н./

Рекомендации по оформлению

• Акт составляется не менее чем в двух экземплярах: один хранится в ДОУ (в деле по номенклатуре), второй может передаваться в архив или учредителю.
• Перечень уничтожаемых документов должен точно совпадать с актом о выделении к уничтожению.
• Количество дел указывается цифрами и прописью — это исключает возможность подделки.
• Акт подписывается всеми членами комиссии; отсутствие хотя бы одной подписи делает документ юридически уязвимым.
• Срок хранения самого акта об уничтожении, как правило, 5 лет, а для актов по документам по личному составу, до 75 лет (уточняется по перечню).

Типичные ошибки

1. Уничтожение документов до истечения срока хранения — грубое нарушение архивного законодательства.
2. Отсутствие предварительного акта о выделении документов к уничтожению.
3. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, без обеспечения конфиденциальности (например, простой вывоз на свалку).
4. Неуказание способа уничтожения и веса документации.
5. Отсутствие утверждения акта руководителем учреждения.

Правильно составленный акт об уничтожении документов защищает ДОУ от претензий со стороны проверяющих органов и подтверждает законность изъятия документации из оборота. Рекомендуется разработать и утвердить в учреждении единую форму акта, закрепив её в инструкции по делопроизводству, а также ежегодно проводить экспертизу ценности документов силами постоянно действующей комиссии.