Акт приема-передачи выставочных образцов — это первичный учетный документ‚ который фиксирует факт передачи продукции с одной стороны (поставщика‚ изготовителя‚ организатора) другой стороне (выставщику‚ транспортной компании‚ представителю на стенде) для демонстрации на выставке‚ ярмарке или ином мероприятии. В отличие от обычного акта приема-передачи товара (Товарной накладной ТОРГ-12 или УПД)‚ данный документ имеет свою специфику: собственность на образцы‚ как правило‚ не переходит к получателю‚ а передача осуществляется во временное пользование или для демонстрации с последующим возвратом или реализацией.

Правовая основа и назначение документа

Регламентируется оформление акта следующими нормативными актами РФ:

• ГК РФ (ст. 454‚ 507‚ 574): правила передачи товара‚ места и сроков передачи‚ комплектации.
• НК РФ (ст. 252‚ 264‚ 268): учет расходов на выставки‚ НДС при перемещении товаров (п. 4 ст. 146 НК РФ — перемещение товаров не является реализацией‚ если собственность не переходит).
• ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» (ст. 9): обязательность первичного документа для записи хозяйственной операции.
• Постановление Госкома Стата от № 88: единые формы (ТОРГ-1‚ ТОРГ-12) — необязательны с 2013 г.‚ организации сами утверждают формы в учетной политике.

Основные цели акта:

1. Подтверждение факта передачи ценностей (для охраны‚ страховки‚ таможни).
2. Фиксация ответственности сторон за сохранность (кто несет риск случайной гибели/порчи).
3. Основание для списания/перемещения в бухгалтерии (счет 002‚ 004‚ 41‚ 44‚ 26‚ 97).
4. Документ для таможенного оформления (АТА-карне‚ временный ввоз) при международных выставках.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402)

Любая самописная форма должна содержать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи выставочных образцов».
• Дата составления: (актуально на момент составления).
• Место составления: Город ‚ ул. ‚ д; * (маскировано).
• Стороны (Передающая и Принимающая): Полные наименования ООО/ИП‚ ИНН/КПП‚ адреса (частично )‚ ФИО уполномоченных лиц (Фамилия И.О. — маскировано)‚ основание полномочий (Доверенность № от .. / Устав).
• Предмет передачи: Табличная часть с описанием образцов (см. ниже).
• Цена/Стоимость: Учетная‚ страховая или рыночная стоимость каждого образца (критично для страховки и таможни).
• Условия передачи: Бесплатное временное пользование / Комиссия / Демонстрация с правом последующей продажи.
• Сроки: Дата передачи‚ дата обязательного возврата (или реализации).
• Ответственность сторон: Кто платит за порчу‚ утерю‚ кражу на стенде‚ в пути.
• Подписи и печати: Расшифровка подписей (Должность‚ Фамилия И.О.).

Структура табличной части: что обязательно указать

Для выставочных образцов детализация играет ключевую роль. Рекомендуемые колонки:

Примечание: Серийные номера и уникальные идентификаторы частично замаскированы (*) для безопасности данных.

Типовые сценарии оформления (Сценарии передачи)

Сценарий А: Передача собственному сотруднику / стендисту (Внутри организации)

Самый частый вариант. Оформляется Акт приема-передачи материальных ценностей во временное пользование или Расходная накладная (форма М-11 / своя форма) со ссылкой на «Выставочные образцы».

• Счет Дт/Кт: Дт 260/970 / Кт 41/43/002 (перемещение на ответственное хранение).
• Ответственность: Материальная ответственность сотрудника (Договор о полной индивидуальной материальной ответственности № *).
• Возврат: Акт возврата образцов после выставки (ОС-1 / свой образец).

Сценарий Б: Передача транспортной компании (ТК) для доставки

Оформляется Товарная накладная (ТОРГ-12 / УПД) с признаком «Перемещение» (не реализация) + Акт приема-передачи груза перевозчику.

• В графе «Покупатель» указывается ТК или получатель на месте (столб «Грузополучатель»).
• Обязательно: «Передача без перехода права собственности. Ценность для страховки: * руб.».
• Приложение: Упаковочный лист с габаритами и весом каждого места.

Сценарий В: Международная выставка (Таможня‚ АТА-карне)

Требуется максимальная детализация на английском/языке страны назначения.

• Документы: АТА-карне (Carnet ATA)‚ Коммерческая инвойс (Proforma Invoice) с пометкой «Goods for exhibition only — no commercial value / Value for customs purposes only».
• Акт приема-передачи: Двуязычный (Русский / Английский). Обязательны: HS Code‚ Country of Origin‚ Gross/Net Weight.
• Таможенная стоимость: Определяется по ст. 20 Закона о таможенном регулировании (метод транзакционной стоимости идентичных/однородных товаров).

Сценарий Г: Передача на комиссию (Договор комиссии / агентства)

Если на выставке планируются продажи образцов.

• Основание: Договор комиссии № * от …
• Акт приема-передачи товаров на комиссию (п. 1 ст. 995 ГК РФ).
• Комиссионер не становится собственником‚ реализует от имени комитента.
• НДС: Комиссионер не облагает НДС получением‚ облагает реализацией (если плательщик НДС).

Бухгалтерский и налоговый учет (Нюансы 2026 года)

Учет НДС (ст. 146‚ 154 НК РФ)

• Перемещение своих товаров на выставку (Сценарий А‚ Б): НЕ является реализацией. НДС не начисляется. В книге покупок/продаж не отражается (если не УПД).
• Продажа образца на выставке (Сценарий Г или решение продать): Момент возникновения обязательства — отгрузка (подписание акта приема-передачи покупателю). НДС начисляется по ставке 20%/10%/0%;
• Подарок образца (Бесплатная передача): Если стоимость > 4000 руб. в год одному лицу — НДС начисляется из расчетной стоимости (п. 2 ст. 154 НК РФ). До 4000 руб. — НДС не начисляется‚ но расходы на НП не учитываются (п. 2 п. 1 ст. 270 НК РФ).

Учет НП (Прибыль)

• Расходы на выставку (аренда‚ перевозка‚ страховка‚ суточные): Признание в составе прочих расходов (п. 20 ст. 264 НК РФ) — обоснованные и документированные.
• Стоимость подаренных/утерянных образцов: Признание расходов по себестоимости (п. 1 ст. 254‚ п. 1 ст. 264 НК РФ).
• Амортизация/Износ: Если образцы — ОС (счет 01/03)‚ амортизация продолжает начисляться. Если МЦ (счет 10/41) — списываются на расходы при продаже/подарке.

Страхование

Настоятельно рекомендуется застраховать образцы на полную стоимость (* руб.) по полису «Все риски» (All Risks) на период: Со склада -> Транспорт -> Выставка -> Транспорт -> На склад. В акте приема-передачи ТК/Стендисту обязательно прописать: «Страхователь: ООО «»‚ Полис № ‚ Сумма страхования: * руб.».

Образец заполнения акта (Текстовый шаблон)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ВЫСТАВОЧНЫХ ОБРАЗЦОВ № * от «___» ________ 202_ г.

г. *

Мы‚ нижеподписавшиеся:
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА:
ООО «Название Организации-Передатчика»‚ ИНН ‚ КПП ‚
адрес: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ пом. ‚
в лице Генерального директора Иванова Ивана Ивановича (ФИО маскировано: И.И. )‚ действующего на основании Устава‚
именуемая в дальнейшем «Передающая сторона»‚ с одной стороны‚

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
Иванов Петр Сергеевич (ФИО маскировано: П.С. )‚ паспорт серия * № ‚ выдан ‚ код подразделения ‚
действующий на основании Доверенности №  от «___» ________ 202_ г. / Трудового договора № *‚
именуемый в дальнейшем «Принимающая сторона» (Ответственное лицо / Стендист / Представитель ТК)‚ с другой стороны‚

СОСТАВИЛИ НАСТОЯЩИЙ АКТ О НИЖЕСЛЕДУЮЩЕМ:

Передающая сторона передала‚ а Принимающая сторона приняла выставочные образцы (далее — Образцы) во временное пользование для демонстрации на выставке «Название Выставки» (г. ‚ ВЦ «»‚ даты проведения .. – ..) по перечню‚ указанному в Приложении № 1 к настоящему Акту (неотъемлемая часть).

Общая стоимость переданных Образцов (страховая / учетная): * (* ) рублей 00 копеек.

Передача Образцов осуществляется БЕЗ ПЕРЕХОДА ПРАВА СОБСТВЕННОСТИ. Принимающая сторона получает Образцы во временное владение и пользование исключительно для целей демонстрации на указанной выставке.

СРОКИ И УСЛОВИЯ ВОЗВРАТА:
 4.1. Принимающая сторона обязуется вернуть Образцы Передающей стороне не позднее «___» ________ 202_ г. (в течение ___ рабочих дней после закрытия выставки) по адресу: г. ‚ ул. ‚ д. ‚ склад № .
 4.2. Возврат оформляется Актом возврата выставочных образцов (двусторонним).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН:
 5.1. Ответственность за сохранность Образцов с момента подписания настоящего Акта и до момента их фактического возврата Передающей стороне несет Принимающая сторона (в т.ч. на этапе транспортировки‚ если перевозку осуществляет Принимающая сторона/ТК по ее заказу).
 5.2. В случае порчи‚ утери‚ хищения Образцов Принимающая сторона возмещает Передающей стороне фактический ущерб в размере стоимости‚ указанной в п. 2 настоящего Акта (или по акту экспертизы ущерба)‚ в течение 5 (пяти) рабочих дней.
 5.3. Образцы застрахованы по полису № * в СК «*» на сумму * руб. (Приложение № 2). При страховом случае стороны действуют согласно правилам страхования.

СОСТОЯНИЕ ОБРАЗЦОВ: Принимающая сторона подтверждает‚ что Образцы приняты в состоянии‚ соответствующем описи (Приложение № 1)‚ без видимых повреждений‚ в заводской/перевозочной упаковке‚ комплектность проверена. Замечаний по внешнему осмотру нет. / Замечания: *.

РЕКВИЗИТЫ СТОРОН:
ПЕРЕДАЮЩАЯ СТОРОНА:
ООО «Название»‚ ИНН ‚ КПП ‚ р/с  к/с  в Банк ‚ БИК 
Ген. директор _____________ /И.И. / М.П.

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА:
И.О. Фамилия _____________ /П.С. / (подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1: ОПИСЬ ВЫСТАВОЧНЫХ ОБРАЗЦОВ
(Таблица: № | Наименование | Характеристики | Зав. № | Кол-во | Цена | Сумма | Состояние | Комплектность)
Товар 1 | Характеристики | SN: * | 1 шт. | * руб. | * руб. | Новый | Полная
...ИТОГО: * шт. на сумму * руб.
Ответственное лицо (кладовик/логист): _____________ /Ф.И. */

Частые ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие срока возврата: Образцы могут «застрять» у сотрудника или на складе ТК годами. Всегда ставьте жесткую дату.
• Незаполненная колонка «Серийный номер»: Невозможно доказать‚ что вернули именно тот экземпляр‚ который отдали (подмена на сломанный/старый).
• Фраза «Бесплатно» без уточнения «Во временное пользование»: Налоговая может расценить как безвозмездную передачу (дарение) -> начисление НДС и дохода получателя.
• Игнорирование дефектов при приемке: Если на стенде обнаружат царапину‚ которой «не было в акте»‚ виноват приемщик. Пишите: «Царапина на задней крышке 2 см‚ согласовано фото № *».
• Нет договора материальной ответственности с сотрудником: Взыскать ущерб со сотрудника без договора о полной МО (ст. 243 ТК РФ) крайне сложно (только в пределах среднемесячного заработка).
• Несогласованность с таможней (международка): Описание в акте должно в точности совпадать с АТА-карне и Инвойсом. Расхождения = задержка на границе.

Электронный документооборот (ЭДО) и 1С

В 2026 году стандарт де-факто, ЭДО (Диадок‚ СБИС‚ Контур‚ 1С-ЭДО).

• Используйте формат УПД (Универсальный передаточный документ) с параметром «Функция: СЧФДОП / ДОП» и признаком «Перемещение» / «Возмездная передача прав / Безвозмездная».
• В 1С: Закажите документ «Перемещение товаров» (Между подразделениями / На сторону) или «Реализация товаров» с видом операции «Передача на выставку».
• Подпись: КЭП руководителя и главбуха (или уполномоченных). Печать не обязательна для ЭДО‚ но обязательна для бумажного оригинала‚ едущего с грузом.

Приложения к акту (Чек-лист комплектности)

1. Приложение № 1: Опись выставочных образцов (детальная таблица с серийниками).
2. Приложение № 2: Копия страхового полиса / Справка от страховщика.
3. Приложение № 3: Фотофиксация состояния образцов и упаковки на момент передачи (QR-код на Яндекс.Диск/Гугл.Диск или распечатки).
4. Приложение № 4: Доверенность на получателя (если физлицо/водитель ТК) — оригинал или нотариальная копия.
5. Приложение № 5: Договор комиссии / Агентства / Временного пользования (если сторонняя организация).
6. Приложение № 6: Упаковочный лист (Packing List) — для ТК и таможни.

Резюме

Грамотно составленный Акт приема-передачи выставочных образцов — это не просто формальность для бухгалтерии‚ а главный инструмент защиты имущественных интересов компании. Он фиксирует: ЧТО передали (серийники‚ состояние)‚ КОМУ (ФИО‚ доверенность)‚ НА КАКИХ УСЛОВИЯХ (временное пользование‚ комиссия‚ дарение)‚ КОГДА ВОЗВРАЩАТЬ и КТО ОТВЕЧАЕТ за утерю/порчу.

Ключевые рекомендации на 2026 год:

• Утвердите единую форму акта в Учетной политике (приложение к Приказу о бухгалтерском учете).
• Внедрите обязательную фотофиксацию при приемке/сдаче (метаданные фото = доказательство в суде).
• Используйте ЭДО для скорости‚ но всегда готовьте бумажный экземпляр для водителя/таможни/охраны выставки.
• Проверяйте актуальность договоров МО со стендистами и логистами перед каждой выставкой.

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных сделок рекомендуется консультироваться с юристом и главным бухгалтером организации с учетом специфики деятельности и действующего законодательства на дату операции.