Ситуация, когда работник отказывается подписывать должностную инструкцию (особенно её новую редакцию), встречается на практике достаточно часто. Чтобы защитить интересы работодателя и избежать претензий со стороны контролирующих органов, факт отказа необходимо документально зафиксировать — составить соответствующий акт. В этой статье мы подробно разберём, когда и как составляется такой документ, какие правила нужно соблюсти, и приведём готовый образец.
Когда составляется акт об отказе
Акт составляется в следующих ситуациях:
- работник отказывается подписывать должностную инструкцию при приёме на работу;
- сотрудник отказывается подписывать новую редакцию должностной инструкции после внесения в неё изменений;
- работник отказывается ознакомиться с инструкцией под подпись, несмотря на то, что документ был ему предъявлен или зачитан вслух.
Типичный пример: обязанности, которые работник выполнял ранее, переданы в другой отдел, и теперь на него хотят возложить обязанности строго в соответствии с его должностью (например, экономиста). Если сотрудник не согласен и отказывается ставить подпись — составляется акт.
Важные правовые моменты
Прежде чем составлять акт, работодателю следует учесть несколько ключевых положений:
- Отказ от подписания инструкции не является основанием для увольнения. Уволить работника по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ или привлечь его к дисциплинарной ответственности только за неподписание должностной инструкции нельзя.
- Отказ не освобождает работника от обязанностей. Если инструкция утверждена в установленном порядке и не противоречит трудовому договору, работник обязан выполнять указанные в ней функции независимо от наличия своей подписи.
- Если инструкция является приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью), изменение её условий возможно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ) либо в порядке ст. 74 ТК РФ — с уведомлением за два месяца и при наличии организационных или технологических причин.
- Если инструкция — локальный нормативный акт (не часть трудового договора), работодатель вправе утвердить новую редакцию самостоятельно, а отказ работника фиксируется актом.
Правила составления акта
Чтобы акт имел юридическую силу и был принят контролирующими органами или судом, соблюдайте следующие требования:
- Составляйте акт письменно в день отказа работника.
- Привлекайте свидетелей — акт должны подписать не менее трёх лиц (комиссия): например, руководитель структурного подразделения, специалист отдела кадров и представитель работников.
- Укажите причину отказа, если работник её озвучил. Если причину не назвал — зафиксируйте и это.
- Зафиксируйте факт ознакомления: укажите, что инструкция была предъявлена работнику или зачитана вслух.
- Предложите работнику подписать акт. Если он отказывается подписывать и сам акт, сделайте об этом отметку.
Общество с ограниченной ответственностью «»
Адрес: г. , ул. , д.
АКТ №
об отказе работника от подписания должностной инструкции
г. «» 20* г.
Мы, нижеподписавшиеся:
- начальник отдела кадров — Иванова . .;
- руководитель экономического отдела — Петрова . .;
- специалист по кадрам, Сидорова . **.,
составили настоящий акт о нижеследующем:
«» 20** г. в час. * мин. экономисту экономического отдела Кузнецову . . (табельный № ***) была предъявлена для ознакомления и подписания должностная инструкция экономиста в новой редакции, утверждённая приказом генерального директора от «» 20** г. № **.
Должностная инструкция была зачитана работнику вслух и передана для ознакомления. Работник от подписания должностной инструкции отказался.
Причина отказа: работник не согласен с перечнем должностных обязанностей, изложенных в разделе *** инструкции (либо: причину отказа работник не указал).
Работнику разъяснено, что отказ от подписания должностной инструкции не освобождает его от исполнения обязанностей, предусмотренных трудовым договором от «» 20** г. № **.
От подписания настоящего акта работник также отказался (либо: подпись работника: _________).
Подписи членов комиссии:
- Начальник отдела кадров, _________ / Иванова . .
- Руководитель экономического отдела — _________ / Петрова . .
- Специалист по кадрам — _________ / Сидорова . .
Что делать после составления акта
- Храните акт вместе с личным делом работника. Срок хранения таких документов, как правило, составляет не менее 5 лет (рекомендуется ориентироваться на номенклатуру дел организации и требования архивного законодательства).
- Если работник систематически не выполняет обязанности, предусмотренные утверждённой инструкцией, — фиксируйте каждый случай (докладные записки, акты) и привлекайте его к дисциплинарной ответственности уже за невыполнение обязанностей, а не за отказ от подписи.
- При споре о существенном изменении условий труда рассмотрите возможность применения ст. 74 ТК РФ с соблюдением процедуры уведомления за два месяца.
Типичные ошибки работодателей
- увольнение или дисциплинарное взыскание непосредственно за отказ подписать инструкцию — это незаконно;
- составление акта без свидетелей (подписей менее трёх лиц);
- отсутствие в акте даты, времени и реквизитов приказа, которым утверждена инструкция;
- отсутствие отметки о том, что работнику предлагалось подписать сам акт.
Акт об отказе подписывать должностную инструкцию, простой, но юридически значимый документ. Он подтверждает, что работодатель исполнил обязанность по ознакомлению работника с локальным актом, и защищает организацию при проверках трудовой инспекции и в судебных спорах. Составляйте акт в день отказа, привлекайте не менее трёх свидетелей, фиксируйте причины отказа — и документ станет надёжным доказательством вашей правоты.