Несмотря на то, что с 2016 года юридические лица (коммерческие организации) не обязаны иметь печать по Федеральному закону № 82-ФЗ, в деловом обороте печатки и штампы продолжают широко использоваться․ Их передача — ответственный момент, требующий строгого документального оформления․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно составить акт приема-передачи печатей и штампов, какие реквизиты обязательны, и предоставим актуальные рекомендации на 2026 год․

Когда нужен акт приема-передачи печати

Документ составляется в следующих основных случаях:

• Смена генерального директора (руководителя): при передаче дел новому единоличному исполнительному органу․
• Смена ответственного лица (делопроизводителя, секретаря, бухгалтера): которому доверяется хранение и использование печати․
• Передача печати в архив или на уничтожение: при ликвидации организации, ребрендинге (смене наименования) или износе матрицы․
• Передача третьим лицам: например, управляющей организации (УО) на основании договора об управлении (п․ 4 ст․ 53 ГК РФ, ст․ 65․2 ФЗ «Об АО»)․
• Временная передача: для выполнения конкретных действий (подписание партии документов в отсутствии руководителя)․

Нормативная база и форма документа

Единой обязательной формы акта приема-передачи печати для коммерческих организаций не существует (отменен приказ Госкомархива № 174, утвержденный им бланк не является строгой отчетностью)․

Однако организации могут:

1. Разработать свой бланк и закрепить его в Учете учетной политики или Инструкции по делопроизводству․
2. Использовать рекомендательные формы (например, Приложение № 53 к Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах РФ — для судов, но часто используемая как эталон качества оформления)․
3. Воспользоваться типовыми шаблонами из справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант) или проверенных ресурсов (например, Бланк-образец․ру, Моё дело)․

Важно: Если печать содержит изображение Государственного герба РФ (у госорганов, нотариусов, адвокатов) или Герба Республики Беларусь (для организаций Союзного государства), порядок передачи и уничтожения регламентируется специальными законами и требует обязательного составления акта с участием комиссии․

Обязательные реквизиты акта (по ст․ 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Чтобы акт имел юридическую силу, он должен содержать:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи печати (штампа, факсимиле)»․
• Дата составления (день, месяц, год) и место составления (город, населенный пункт)․
• Наименование организации (полное и/или сокращенное)․
• Основание для передачи: ссылка на приказ (распоряжение) директора, протокол совещания учредителей, договор управления, заявление об увольнении и т․д․ (указать номер и дату)․
• Состав комиссии (лиц, передающих и принимающих): должности, ФИО (частично скрыты: Иванов И․И․ → Ив* И․И․), основание действия (доверенность, приказ)․
• Перечень передаваемых предметов: подробное описание каждой печати/штампа․
• Оттиски печатей и штампов: обязательный элемент для идентификации․
• Подписи сторон: передавшего, принявшего, членов комиссии (с расшифровкой)․
• Подпись руководителя организации (утверждающего акт)․

Подробное описание печатей в акте (Колонка «Перечень»)

Недостаточно написать просто «печать 1 шт․»․ Необходимо указать для каждой единицы:

Пример структуры акта (Текстовый шаблон)

АКТ № ___
приема-передачи печатей и штампов
г․  «___» _________ 202_ г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Передающее лицо: _________________________________________________ (Должность, ФИО , основание: Приказ № ___ от ___)
Принимающее лицо: _________________________________________________ (Должность, ФИО , основание: Приказ № ___ от ___)
Члены комиссии (при наличии): ______________________________________ (Должность, ФИО )

Составили настоящий Акт о том, что передающее лицо передало, а принимающее лицо приняло следующие печати и штампы, принадлежащие _________________________________ (Наименование организации):

--------------------------------------------------------------------------------
| № | Наименование | Описание (форма, текст, инв․№) | Состояние | Оттиск |
|---|--------------|--------------------------------|-----------|--------|
| 1 | Фирменная печать | Круглая, текст: ООО «», г․, ИНН * | Исправная | [Оттиск] |
| 2 | Штамп угловой | Прямоугольный, реквизиты ООО «*» | Исправная | [Оттиск] |
| 3 | Факсимиле № 1 | Подпись ГД Иванов И․И․ | Исправная | [Оттиск] |
--------------------------------------------------------------------------------

Все вышеперечисленные печати и штампы переданы в надлежащем состоянии, претензий по комплектности и качеству оттисков нет;
Печати передаются на хранение и использование в целях __________________________ (указать: текущей работы / временного исполнения обязанностей / хранения в сейфе)․

Передал: _____________ // _____________
Принял: _____________ // _____________
Члены комиссии: _____________ /*/ _____________

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «»
_____________ // _____________
«___» _________ 202_ г․
М․П․ (Оттиск печатью, если передается не единственная печать)

Особенности оформления в 2026 году: электронный документооборот

С развитием ЭДО (Электронный документооборот) и внедрением квалифицированной электронной подписи (КЭП), роль физических печатей снижается․ Однако:

• Акт приема-передачи физической печати по-прежнему оформляется на бумаге (в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего)․
• Скан-копия подписанного акта рекомендуется загрузить в систему ЭДО/1С/СБИС/Диадок для сохранения истории․
• Если организация полностью отказалась от печати (зафиксировано в Уставе/Решении учредителей), акт составляется только на уничтожение старой матрицы (если она была) или на передачу ключей ЭП/КЭП (токенов Rutoken, eToken) — это отдельный акт приема-передачи носителей КЭП․

Хранение и сроки

• Срок хранения акта: не менее 3 лет (согласно типовым перечням сроков хранения документов, утвержденным Росархивом, и рекомендациям КонсультантПлюс)․
• Место хранения: в деле «Делопроизводство․ Учет печатей и штампов» или в личном деле ответственного лица / деле смены руководителя․
• При проверке налоговой или банком (по 115-ФЗ) акт является подтверждением легитимности использования печати конкретным лицом в конкретный период․

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие оттисков․ Без оттиска невозможно доказать, что передавалась именно эта матрица, а не подделка․
2. Неуказание основания․ Без ссылки на приказ/договор акт может быть признан недействительным в суде․
3. Передача без акта «на слово»․ В случае мошенничества с печатью (подписание фиктивных договоров) организация не сможет опровергнуть подпись, так как не зафиксировала момент передачи․
4. Использование старой печати после смены наименования/реквизитов․ Акт должен фиксировать передачу старой печати на уничтожение и получение новой․
5. Факсимиле без реестра․ Передача факсимиле требует отдельного акта и обязательного ведения Реестра лиц, имеющих право пользоваться факсимиле․

Скачать актуальные бланки (2026)

Вы можете скачать готовые шаблоны в формате ․docx (Word) для адаптации под свою организацию:

• Пустой бланк акта приема-передачи печати — для ручного заполнения или почтовой слияния․
• Образец заполнения акта — с примерами текста, описания печатей и комиссии․
• Форма акта приема-передачи документации, печати и штампов (приложение к договору управления), специфическая форма для передачи полномочий УО (по версии КонсультантПлюс, 2024-2025 гг․, актуальна на 2026)․

Ссылки на скачивание доступны на профильных юридических порталах (Бланк-образец․ру, Моё дело, КонсультантПлюс) в разделе «Делопроизводство / Печати и штампы»․

Резюме

Грамотно оформленный акт приема-передачи печатей и штампов — это главная защита организации от рисков несанкционированного использования печати․ Даже если закон не требует иметь печать, но вы её используете, учет и передача обязательны․ Используйте утвержденный внутренним документом бланк, обязательно ставьте оттиски, фиксируйте состав комиссии и храните акты установленные сроки․

Дата актуальности информации: ․ Статья носит информационный характер․ Для решения конкретных юридических вопросов рекомендуется обратиться к корпоративному юристу или аудитору․