Уничтожение документов воинского учета — это строго регламентированная процедура, несоответствие которой нормам закона влечет за собой административную ответственность для должностных лиц организации. В связи с изменениями в законодательстве (в частности, введением электронного воинского учета и поправками в Федеральный закон № 61-ФЗ «Об обороне» и Федеральный закон № 53-ФЗ «Воинская обязанность и военная служба»), актуальность правильного оформления акта уничтожения в 2026 году остается крайне высокой.
Данная статья подробно разбирает правовую базу, пошаговый алгоритм действий, структуру акта и типичные ошибки, которых следует избегать.
Правовое регулирование уничтожения документов воинского учета
Основой для проведения процедуры служит комплекс нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19, 22) — определяет порядок экспертизы документов и формирования экспертной комиссии.
- Приказ Минобороны РФ от № 495 «Об утверждении Инструкции по воинскому учету» (п. 46, 47, Приложение № 18) — регламентирует сроки хранения и перечень подлежащих уничтожению документов.
- Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых перечней документов, подлежащих уничтожению… — базовый документ для формирования номенклатуры дел.
- Постановление Правительства РФ от № 2347 (в ред. от 2024-2025 гг.), особенности воинского учета в период мобилизации и перехода на электронный формат.
Важно: С в силу вступили изменения, обязывающие организации дублировать воинский учет в информационной системе «Объект воинского учета» (ИС «ОВУ»). Уничтожение бумажных носителей допускается только после подтверждения корректного переноса данных в электронный реестр и сверки с военкоматом (военным комиссариатом по месту нахождения организации — г. , ул. , д. *).
Какие документы подлежат уничтожению и через какие сроки
Не все документы можно уничтожить по истечении стандартных сроков. Существует категория документов, которые хранятся навсегда (личные карточки воинского учета сотрудников, ведомости учета) или длительный срок (до 75 лет).
Основные сроки хранения (согласно Приказу № 495 и типовым перечням):
- 1 год: Выписки из приказов о зачислении/снятии с воинского учета (после сверки с военкоматом), уведомления о явке (после отражения в журнале).
- 3 года: Журналы учета явок/неявок, справки о составе военнообязанных (если не закреплены за делами постоянного хранения).
- 5 лет: Отчеты о ходе воинского учета, акты проверок воинского учета военкоматом;
- Навсегда (или 75 лет): Личные карточки воинского учета (ф. № 10), ведомости воинского учета, описи дел воинского учета.
Критический момент 2026 года: При переходе на электронный учет бумажные личные карточки (ф. № 10), заведенные до 2023 года, не подлежат уничтожению до получения официального подтверждения от органа воинского учета о полной миграции данных в Единый реестр воинского учета (ЕРВУ).
Подготовительный этап: создание комиссии и экспертиза
Уничтожение документов воинского учета одним лицом запрещено. Процедура требует:
Шаг 1: Приказ о создании экспертной комиссии
Издается приказом руководителя организации (Директора/Генерального директора ). В состав комиссии обязательно входят:
- Председатель — заместитель руководителя по кадрам/безопасности (ФИО ).
- Секретарь — архивист или ответственный за воинский учет (ФИО *).
- Члены: юрист, представитель ИТ-отдела (для проверки ЭДО), ответственный за секретность (если есть гриф «Для служебного пользования»).
Шаг 2: Проведение актуальной экспертизы
Каждое дело/документ проверяется на:
- Истечение срока хранения.
- Отсутствие требований к prolongation (продлению) сроков (судебные споры, проверки СК/Прокуратуры, мобилизационные задания).
- Наличии электронной копии в ИС «ОВУ» / ЕРВУ (сверив реестр по форме № ).
- Согласовании с военкоматом (получение письма-согласия от г. , военкомата *).
Шаг 3: Составление акта экспертизы (Форма по Приказу Росархива № 236)
В акте экспертизы указывается решение: «Уничтожить», «Продлить срок хранения на ___ лет», «Передать в архив». Только документы с решением «Уничтожить» попадают в Акт уничтожения.
Структура и образец Акта на уничтожение документов по воинскому учету
Единой утвержденной формы (как ф. № 10) для акта уничтожения не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно (утверждает в учетной политике или локальном нормативном акте), но обязательные реквизиты установлены ст. 9 ФЗ-125 и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Обязательные реквизиты акта:
- Наименование документа: «АКТ об уничтожении документов воинского учета».
- Дата составления (число, месяц прописью, год, напр., «09 апреля 2026 г.»).
- Место составления (г. ).
- Основание: Приказ организации № от ..2026 г., Акт экспертизы № * от ..2026 г., Письмо военкомата г. № от ..2026 г.
- Состав комиссии (ФИО *, должности, подписи, расшифровка подписей).
- Табличная часть с перечнем документов.
- Способ уничтожения (шредер, сжигание, макулатура).
- Дата и время начала/окончания уничтожения.
- Подписи всех членов комиссии и лица, непосредственно выполнившего уничтожение (ФИО *).
- МП организации (при наличии).
| № п/п | Индекс дела / Код по номенклатуре | Наименование документа /дела | Года (период) | Кол-во листов / шт. | Срок хранения (г.) / Основание (п. номенклатуры) | Примечание (сверка с ЕРВУ/ВК) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01-03 / 1.2.3 | Журнал учета явок военнообязанных на сборы | 2022 | 50 л. | 3 г. / п. 234 перечня № 236 | Сверено с ИС «ОВУ» от |
| 2 | 01-05 / 1.4.1 | Выписки из приказов о зачислении на воинский учет (копии в ВК) | 2023 | 12 шт. | 1 г. / п. 231 перечня № 236 | Согласовано с ВК г.* № 45/д от |
| 3 | 02-10 / 2.1.5 | Справки о составе военнообязанных (квартальные) | 2020-2021 | 200 л. | 3 г. / п. 235 перечня № 236 | Данные перенесены в ЕРВУ, протокол сверки № 12 |
Примечание: Фамилии военнообязанных в наименовании дел (если дела персональные) в акте уничтожения не указываются — указывается только индекс дела и период. Перечень ФИО хранится в самом деле до момента уничтожения.
Порядок непосредственного уничтожения
После подписания акта комиссией:
- Способ: Для документов воинского учета (часто содержащих ПДн и сведения о составе) допускается только механическое уничтожение (шредер) до состояния, исключающего восстановление (класс секретности P-3 / DIN 66399, частицы не более 320 мм²) или сжигание в специальных печах. Сдача в макулатуру без предварительной дезинтеграции/шредерации запрещена (ст. 19 ФЗ-125, требования ФСТЭК/ФСБ при наличии грифа).
- Наличие: Уничтожение проводится в присутствии не менее двух членов комиссии (председателя/секретаря и одного члена).
- Фиксация: В акте фиксируется время начала (например, 10:00) и окончания (10:45) процесса. Лицо, загружающее документы в шредер (ФИО *), ставит подпись в графе «Исполнитель».
- Видеофиксация (рекомендация 2026 г.): При уничтожении крупных партий (более 1000 л.) рекомендуется вести видеозапись процесса с зачитыванием номера акта и даты на камеру. Запись хранится 3 года.
Особенности уничтожения в контексте электронного воинского учета (ИС «ОВУ» / ЕРВУ)
Это самый сложный аспект текущего периода. Согласно Постановлению № 2347 и письмам Глвавку МО РФ (последнее актуальное — от *..2025 № *):
- Параллельный учет: В 2024-2026 гг. ведется параллельный учет (бумажный + электронный). Уничтожение бумажных оригиналов личных карточек (ф. № 10) и ведомостей не производится до полного перехода организации на «цифровой профиль» и подтверждения Минобороны.
- Сверка реестров: Перед уничтожением любого документа (даже журнала явок за 2022 г.) необходимо выгрузить реестр из ИС «ОВУ», распечатать, подписать ответственным (ФИО ) и приложить к акту экспертизы как подтверждение идентичности данных.
- Согласование с ВК: Военкомат (г. , военкомат *) имеет право потребовать предъявления оригиналов для сверки при выездной проверке. Уничтожение до проверки ВК по плану на текущий год — грубое нарушение.
Типичные ошибки и штрафы (КоАП РФ)
| Ошибка | Последствие (ст. КоАП РФ) |
|---|---|
| Уничтожение до истечения срока хранения | ст. 13.19 КоАП РФ (ч. 1) — штраф на должностное лицо 10 000 – 20 000 руб., на юрлицо 50 000 – 100 000 руб. |
| Уничтожение документов, подлежащих постоянному хранению (ЛК ВУ, ведомости) | ст. 13.19 КоАП РФ (ч. 2) — штраф на должностное лицо 20 000 – 30 000 руб. или дисквалификация на срок до 3 лет; на юрлицо 100 000 – 200 000 руб. |
| Отсутствие акта экспертизы / акта уничтожения | ст. 13.19 КоАП РФ (ч. 1), ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового/воинского законодательства) — штрафы, предписание об устранении нарушений. |
| Уничтожение без согласования с военкоматом (в период мобилизации/проверки) | Квалифицируется как умышленное уничтожение документов (возможно УК РФ ст. 292, 314 при умысле) + ст. 13.19 КоАП РФ. |
| Нарушение режима секретности при уничтожении (сдача в макулатуру без шредерации) | ст. 13.14 КоАП РФ (нарушение режима секретности) — штраф до 50 000 руб. для должностного лица. |
Хранение самого Акта уничтожения
Акт на уничтожение документов воинского учета, это документ постоянного хранения (срок «Навсегда» / 75 лет).
- Он оформляется в 2-х экземплярах: 1 — в архив организации (дело номенклатуры «Акты уничтожения»), 2, направляется в военкомат (г. ) в течение 3 рабочих дней заказным почтовым отправлением с описью вложения или через ЭДО (СЭД ВК).
- В описи дела ставится отметка «Уничтожено. Акт № от ..2026 г.».
Чек-лист для ответственного по воинскому учету (ФИО *) перед подписанием
- [ ] Проверены сроки хранения по номенклатуре (Приказ Росархива № 236).
- [ ] Проведена актуальная экспертиза, составлен Акт экспертизы.
- [ ] Получено официальное согласие военкомата (письмо ВК г. * № *).
- [ ] Проведена полная сверка с ИС «ОВУ» / ЕРВУ (протокол сверки приложен).
- [ ] Исключены дела по военнообязанным, находящимся на воинской службе, в розыске, с неснятыми обременениями.
- [ ] Приказ о комиссии подписан руководителем .
- [ ] Подготовлен исправный шредер класса P-3 и выше (или договор с лицензированной организацией по уничтожению — ООО «», лицензия ФСТЭК № *).
- [ ] Акт уничтожения заполнен полностью, без пробелов и исправлений.
- [ ] Подписи всех членов комиссии и исполнителя получены.
- [ ] 2-й экземпляр акта направлен в ВК / загружен в СЭД.
Оформление акта на уничтожение документов по воинскому учету в 2026 году требует двойного контроля: соблюдения архивных сроков (ФЗ-125, Приказ № 236) и требований военного законодательства (Приказ № 495, Постановление № 2347) в части миграции в ЕРВУ. Главное правило: «Лучше хранить лишний год, чем уничтожить за день до проверки военкомата или до загрузки в Единый реестр».
Используйте приведенный выше образец структуры акта и чек-лист для минимизации рисков штрафов и претензий со стороны контролирующих органов (Военная прокуратура г. , Главное управление НГ по , Военкомат г. ).
Данная статья носит информационно-справочный характер и не является юридической консультацией. Для решения конкретных вопросов обратитесь к юристу организации или в военкомат по месту нахождения (г. , тел. *).