Списание материальных ценностей (ТМЦ) — обязательная процедура для любой организации, эксплуатирующей имущество. Со временем предметы изнашиваются, ломаются, теряют потребительские свойства или становятся неэкономичными для ремонта. Для правового закрепления факта выбытия активов из баланса компании составляется акт о списании материальных запасов. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить этот документ от руки, какие бланки использовать и на что обратить внимание в 2026 году.

Нормативная база и актуальные формы на 2026 год

С 2013 года организации имеют право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, включая акты списания, закрепляя их в учетной политике (ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Тем не менее, большинство предприятий продолжают использовать устоявшиеся типовые формы, утвержденные Приказом Минфина России от № 52н (с изменениями от ).

Основные формы бланков:

• Форма М-11 (ОКУД 0504143) — «Акт о списании материальных ценностей»; Применяется для списания сырья, материалов, топлива, запасных частей и т.д. при передаче в производство или иное потребление.
• Форма ОС-4 (ОКУД 0504230) — «Акт о списании основных средств». Используется для выбытия ОС (оборудования, транспорта, зданий).
• Форма ТОРГ-16 — «Акт о расхождении, порче (испорченности) товаров». Применяется при выявлении недостач, порчи или кражи товарно-материальных ценностей на складе.
• Форма № 0504143 / 0504230 — унифицированные бланки для списания ТМЦ и ОС соответственно, часто используемые в бюджетных учреждениях и госсектора.

Важно: Согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы» и ФСБУ 6/2020 «Основные средства», в акте обязательно должна отражаться стоимость списываемых объектов (начальная, остаточная) и причина выбытия.

Обязательные реквизиты акта (для ручного заполнения)

При заполнении акта от руки (шариковой ручкой, пастой синего или черного цвета) необходимо соблюдать строгую последовательность. Пропуски и помарки недопустимы — документ признается недействительным. Корректировки допускаются только по правилам: зачеркивание одной тонкой линией неправильной записи, написание правильной сверху, подпись ответственного лица, дата исправления и печать (если есть).

Список обязательных полей (шапка и табличная часть):

1. Наименование документа: «Акт о списании материальных запасов» (или «Акт о списании основных средств»).
2. Дата составления: День, месяц, год (прописью или цифрами: «09» мая 2026 г.).
3. Номер документа: Сквозная нумерация за год (например, № 15).
4. Наименование организации: Полное или сокращенное наименование юрлица / ФИО ИП. (Например: ООО «»).
5. Основание для составления: Номер и дата приказа (распоряжения) руководителя о создании комиссии и о списании. (Например: Приказ № от ).
6. Состав комиссии: Должности, фамилии, инициалы членов комиссии и председателя. (Например: Председатель, директор ООО «» И.И. ; Члены: глав. бух. П.П. , зав. складом С.С. *).
7. Табличная часть (перечень позиций):
   • Порядковый номер (п/п).
   • Полное наименование материала / ОС (по номенклатуре).
   • Единица измерения (шт., кг, м, компл.).
   • Количество.
   • Инвентарный номер (для ОС и НМА).
   • Стоимость единицы (учетная / остаточная).
   • Общая стоимость (сумма).
   • Причина списания: износ, поломка, моральное устаревание, порча, кража, приведение в негодность, истечение сроков годности и т.д.
8. Подписи: Подписи всех членов комиссии с расшифровкой (ФИО). Подпись председателя комиссии последней.
9. Утверждение руководителем: Виза директора/предпринимателя с датой: «Утверждаю», подпись, ФИО, МП (при наличии печати).

Пошаговая инструкция: как заполнить акт от руки

Этап 1. Подготовка и приказ

До заполнения акта руководитель издает приказ о создании комиссии по списанию. В приказ входят ФИО и должности сотрудников (минимум 3 человека: председатель, секретарь/бухгалтер, материально ответственное лицо). Без приказа акт не имеет юридической силы.

Этап 2. Инвентаризация и осмотр

Комиссия физически осматривает имущество. Составляется опись (или заполняется таблица акта) с указанием реального состояния каждой единицы. Фотофиксация дефектов (трещины, коррозия, битые экраны) приветствуется и прикрепляется к делу.

Этап 3. Заполнение бланка (пример для Формы М-11)

Этап 4. Бухгалтерская проводка

На основании утвержденного акта бухгалтер делает проводки. Примеры для списания материалов в производство (Дт 20 / Кт 10) или на управленческие нужды (Дт 26 / Кт 10), списание ОС (Дт 01 / Кт 02 — амортизация, Дт 91.2 / Кт 01, остаточная стоимость, Дт 91.9 / Кт 91.2 — финансовый результат).

Особенности списания разных категорий имущества

Списание расходных материалов (сырье, топливо, канцтовары)

Чаще всего оформляется по форме М-11. Причина: естественная убыль (в пределах норм), порча, истечение сроков годности, передача в производство. Стоимость берется учетная (закупная + накладные расходы).

Списание основных средств (ОС) и НМА

Оформляется по форме ОС-4 или собственной форме. Обязательно наличие инвентарного номера. Предусмотрена полная амортизация на дату списания. Если ОС не полностью амортизирован — остаточная стоимость списывается на убытки (Дт 91.2).

Списание товаров (торговые организации)

Используется форма ТОРГ-16 (акт о расхождении/порче). Причины: кража, порча, естественная убыль (сушка, утечка). Важно: естественная убыль в пределах норм списывается на издержки производства (Дт 44/20/26 Кт 41), сверх норм — на виновных лиц (Дт 73/76 Кт 94) или на убытки (Дт 91.2 Кт 41).

Списание ИТ-оборудования и лицензий

Требует акта о списании ОС/НМА + акта о уничтожении носителей информации (если есть конфиденциальные данные) + акта о снятии с учета в реестре лицензий.

Типичные ошибки при ручном заполнении

• Отсутствие приказа о создании комиссии — акт недействителен для налоговой инспекции.
• Расхождения в данных: наименование в акте не совпадает с номенклатурой/инвентаризационной описью.
• Неуказана причина списания или написана общими фразами («старое», «сломано») без ссылки на дефект или норматив (ГОСТ, ТУ, паспорт).
• Несовпадение сумм: остаточная стоимость в акте не совпадает с данными бухгалтерии (карточка ОС, партия 10-го счета).
• Отсутствие подписи МОЛ (материально ответственного лица) — комиссия не может подтвердить факт наличия/отсутствия имущества без лица, за которым оно закреплено.
• Использование карандаша, гелевой ручки красного/зеленого цвета, исправителя.

Сроки хранения документов

Согласно Росархиву (Приказ от № 236), акты о списании ТМЦ и ОС относятся к документам бухгалтерского и налогового учета.

• Акты списания ТМЦ (М-11, ТОРГ-16): Хранение 5 лет после окончания отчетного года.
• Акты списания ОС (ОС-4): Хранение 5 лет после списания (ранее было 75 лет для инвентаризационных материалов, сейчас унифицировано на 5 лет для первички, но инвентаризационные описи — 5 лет после следующей инвентаризации). Рекомендуется хранить акты на ОС дольше (до 10 лет) для подтверждения истории актива при проверках.

Электронный документооборот vs Ручной заполнение

В 2026 году большинство организаций переходят на ЭДО (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО, «Бланк КИТ» и др.). Преимущества:

• Автозаполнение реквизитов из справочников (нет ошибок в наименованиях, ценах).
• Электронная подпись (КЭП) заменяет ручные подписи и печать.
• Мгновенная передача в бухгалтерию и архив.
• Возможность распечатать «бумажный оригинал» для МОЛ при необходимости.

Однако, если ваша организация пока работает на бумаге, знание правил ручного заполнения акта списания остается критически важным навыком бухгалтера и кладовщика.

Резюме: чек-лист перед подписанием

1. [ ] Есть приказ о комиссии с датой не позже даты акта.
2. [ ] Состав комиссии в акте совпадает с приказом.
3. [ ] Все позиции имеют полные наименования, единицы измерения, количество.
4. [ ] Для ОС/НМА указаны инвентарные номера.
5. [ ] Указана конкретная причина списания для каждой позиции.
6. [ ] Стоимость совпадает с бухгалтерскими данными на дату акта.
7. [ ] Подписали все члены комиссии + председатель.
8. [ ] Акт утвержден руководителем (виза «Утверждаю», подпись, дата, МП).
9. [ ] Акт передан в бухгалтерию для проведения проводок в том же периоде.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных бухгалтерских и налоговых вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту с учетом актуального законодательства на дату составления документа.