Акт приема-передачи документов на хранение в архив — это основной правовой документ, фиксирующий факт передачи дел из текущего делопроизводства организации в архив (внутренний или государственный)․ Правильное оформление этого акта гарантирует сохранность документов, соблюдение сроков хранения и защиту прав организации в случае споров или проверок․ В данной статье мы подробно разберем структуру акта, требования к его заполнению, нормативную базу и предоставим комментируемый образец․

Нормативная правовая база

Оформление акта регулируется следующими основными документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 18, 22)․
• Приказ Росархива от № 189 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах» (применяется по аналогии в коммерческих организациях)․
• ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Термины и определения»;
• ГОСТ Р 7․0․97-2016 «Архивное дело․ Описание дел․ Общие требования»․
• Приказ Минкультуры России от № 558 (утв․ Типовые перечни сроков хранения документов)․

Когда составляется акт?

Акт готовится в следующих случаях:

1. Ежегодная сдача дел в архив организации (обычно после завершения дела, но не реже 1 раза в год)․
2. Ликвидация или реорганизация организации — сдача архива в государственный архив или к правопреемнику․
3. Передача документов на хранение в специализированные коммерческие архивы (аутсорсинг архивного дела)․
4. Смена ответственного за архив лица (инвентаризация и переоформление)․

Структура и обязательные реквизиты акта

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и архивной практике, акт должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование документа: «Акт приема-передачи документов на хранение»․
• Дата составления (число, месяц, год словами и цифрами)․
• Место составления (населенный пункт)․
• Основание: приказ (распоряжение) директора о сдаче дел в архив (номер, дата)․
• Состав комиссии: ФИО, должности членов комиссии (председатель, секретарь, члены) от передающей и принимающей сторон․ Персональные данные в примерах ниже замаскированы: *․
• Перечень сдаваемых дел: табличная часть с указанием номера дела, шифра, заглавия, дат начала/окончания, количества листов, срока хранения, категории ценности․
• Подписи: председателя, секретаря, членов комиссии, руководителя организации, главного архивариуса/ответственного за архив․
• Печать организации (при наличии)․

Пошаговая инструкция по заполнению

Шаг 1: Подготовка дел к сдаче

Перед составлением акта необходимо:

• Собрать завершенные дела (по номенклатуре дел)․
• Проверить оформление дел: прошивку, нумерацию листов, наличие обложек, описей внутри дел․
• Составить описание дел к архиву (формы по ГОСТ Р 7․0․97-2016), которое является приложением к акту․
• Назначить комиссию приказом руководителя (образец приказа см․ ниже)․

Шаг 2: Заполнение «шапки» акта

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ
г․  «» 202 г․

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии:  (ФИО полностью),  (должность);
Секретарь комиссии:  (ФИО полностью),  (должность);
Члены комиссии:
(ФИО),  (должность);
(ФИО),  (должность)․

действующие на основании Приказа №  от «» 202 г․ «О сдаче дел в архив ООО «» за 202 год», составили настоящий Акт о том, что․․․

Шаг 3: Табличная часть (Перечень дел)

Рекомендуется оформить в виде таблицы․ Ниже приведен фрагмент заполнения․

Шаг 4: Заключительная часть и подписи

Документы приняты на хранение в надлежащем состоянии, оформлены в соответствии с номенклатурой дел и типовыми перечнями сроков хранения․ Претензий по количеству и качеству оформления дел нет․

Всего сдано дел: 3 (Три), листов: 515 (Пятьсот пятнадцать)․

ПЕРЕДАВАЮЩАЯ СТОРОНА:
Руководитель организации _____________ /  / (Подпись) (Расшифровка ФИО)
Главный архивариус / Отв․ за архив _____________ /  / (Подпись) (Расшифровка ФИО)

М․П․ (Печать ООО «»)

ПРИНИМАЮЩАЯ СТОРОНА (АРХИВ):
Начальник архива / Отв․ за архив _____________ /  / (Подпись) (Расшифровка ФИО)
Дата приема: «» 202 г․

Особенности передачи в разные виды архивов

Внутренний архив организации

Акт составляется в 2 экземплярах: один остается у передающей стороны (в отделе/службе делопроизводства), второй — в архиве․ Срок хранения акта — 75 лет (как к архивной документации)․

Государственный архив (при ликвидации/реорганизации)

• Требуется предварительное согласование с госархивом (письмо-запрос)․
• Акт составляется по форме, установленной госархивом (часто Форма № 11 или собственная форма госархива)․
• Обязательно наличие представителя госархива в комиссии․
• Сдаются дела с истекшим сроком хранения (по перечням) или постоянного хранения․

Коммерческий архив (аутсорсинг)

• Обязательно наличие договора на хранение․
• Акт является приложением к договору․
• В акте указываются адреса хранения (склад *), условия температуры/влажности, порядок доступа․
• Проверяется лицензия архива (если требуется по типу документов) и аккредитация․

Типичные ошибки и как их избежать

1. Отсутствие приказа о создании комиссии․ Акт без основания (приказа) не имеет юридической силы․ Решение: Всегда приложите копию приказа к акту․
2. Расхождения с описью дел․ Данные в акте и в описи (приложении) должны совпадать до листа․ Решение: Проводите сверку «в три перста» перед подписанием․
3. Неверные сроки хранения․ Использование устаревших перечней․ Решение: Используйте только актуальные типовые перечни (Приказ Минкультуры № 558 или отраслевые, утвержденные после 2010 г․)․
4. Пропуск реквизитов членов комиссии․ Отсутствие должностей или нечитаемые подписи․ Решение: Обязательно ставьте расшифровку подписи (ФИО) рядом с грифом․
5. Сдача незавершенных дел․ Дела сдаются только после завершения (последний документ по хронологии поставлен на учет)․ Исключение: дела, которые ведутся годами (например, «Приказы по основной деятельности»), сдаются по итогам календарного года․

Образец приказа о создании комиссии (Приложение)

ПРИКАЗ
№ * г․  «» 202* г․
О СОЗДАНИИ КОМИССИИ ПО ПРИЕМУ-ПЕРЕДАЧЕ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

В целях своевременной и качественной сдачи дел в архив ООО «» за 202 год ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать комиссию в следующем составе:
 Председатель:  (ФИО),  (должность) — от организации;
 Секретарь:  (ФИО),  (должность) — архивариус/делопроизводитель;
 Члены:
  (ФИО),  (должность) — представитель передающей стороны;
  (ФИО),  (должность) — представитель архива (принимающей стороны)․
Комиссии произвести приемку дел по описи № 1 за 202* г․ в срок до «» 202 г․

По итогам приемки составить Акт приема-передачи документов на хранение в 2-х экземплярах․

Контроль за исполнением поручаю  (ФИО, должность)․

Директор _____________ /  /
ООО «*»
М․П․

Электронный документооборот и акты

При ведении делопроизводства в ЭДО (СЭД/ЭДО) акт приема-передачи также оформляется в электронном виде:

• Подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) всех членов комиссии․
• Хранится в системе как отдельный документ или как этап жизненного цикла дела․
• При сдаче бумажных оригиналов в архив (гибридный режим) составляется бумажный акт с отметкой «Оригиналы переданы в архив, электронные копии хранятся в СЭД»․

Чек-лист перед подписанием акта

• [ ] Приказ о комиссии пронумерован, датирован, подписан руководителем․
• [ ] Состав комиссии в акте совпадает с приказом․
• [ ] Все дела из номенклатуры за год учтены (нет «висячих» номеров)․
• [ ] Заголовки дел в акте и на обложках дел идентичны․
• [ ] Количество листов в каждом деле пересчитано и совпадает с обложкой․
• [ ] Сроки хранения проставлены по актуальному перечню․
• [ ] Категория ценности (постоянная/долгосрочная/временная) указана верно․
• [ ] Подписи всех членов комиссии + расшифровки + даты․
• [ ] Печать организации поставлена (если предусмотрено уставом/правилами)․
• [ ] Акт пронумерован в журнале регистрации актов приема-передачи․

Акт приема-передачи документов на хранение, это не просто формальность, а ключевой документ, обеспечивающий непрерывность делопроизводства и правовую защиту информации․ Грамотное заполнение акта по установленному образцу с соблюдением всех реквизитов (с маскировкой персональных данных * при публикации образцов) исключает риски потери документов, претензий со стороны контролирующих органов и проблем при восстановлении прав граждан и организации․ Регулярная инвентаризация и сдача дел в архив — залог порядка в документации любого предприятия․

Данная статья носит информационный характер․ Для решения конкретных вопросов по архивному делу в вашей организации рекомендуется консультироваться с сертифицированным архивариусом или юристом, специализирующимся на архивном законодательстве․ Контакты для связи: тел․ , e-mail: ․