Заявка на запрос (закупку, поставку) товара, один из самых востребованных документов в деловом обороте. Она используется как внутри компании (например, сотрудник запрашивает канцтовары у отдела снабжения), так и во внешних отношениях — при участии в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, при оформлении поставки по контракту. В этой статье разберём основные виды заявок, их структуру и приведём образцы.
Для чего нужна заявка на запрос товара
Заявка выполняет несколько функций:
- Фиксация потребности — документально подтверждает, какой товар, в каком количестве и когда требуется;
- Планирование бюджета — позволяет финансовому отделу заранее заложить расходы;
- Основание для закупки, на основании заявки отдел закупок формирует заказ поставщику;
- Контроль исполнения — по заявке сверяется фактическая поставка;
- Участие в тендерах — заявка на участие в закупке является обязательным документом по 44-ФЗ.
Основные виды заявок
Внутренняя заявка на закупку (например, канцтоваров)
Составляется сотрудником или подразделением компании в адрес отдела снабжения. Как правило, имеет простую табличную форму.
Заявка на поставку товара по контракту
Оформляется как приложение к действующему контракту поставки. Поставщик отгружает товар партиями по мере поступления заявок от покупателя.
Заявка на участие в закупке по 44-ФЗ
Строго регламентированный документ, подаваемый через ЕИС или электронную площадку. Состоит из двух частей и должна соответствовать требованиям извещения.
Письмо-заявка (коммерческий запрос)
Направляется потенциальному поставщику с просьбой предоставить информацию о наличии товара, ценах и условиях поставки.
Образец внутренней заявки на закупку товара
ООО «Пример»
Отдел: бухгалтерия
Ответственный: Иванова А. П., тел. внутр. 1-
ЗАЯВКА № 15 на закупку товара
от «___» ________ 20__ г.
| № п/п | Наименование товара | Ед. изм. | Кол-во | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Бумага офисная А4, 80 г/м² | пачка | 20 | — |
| 2 | Ручка шариковая синяя | шт. | 50 | — |
| 3 | Папка-регистратор | шт. | 15 | — |
Желаемый срок поставки: «___» ________ 20__ г.
Инициатор: __________ /Иванова А. П./
Согласовано: руководитель отдела __________ /Петров С. В./
Образец заявки на поставку товара по контракту
Приложение № 4 к Контракту от «___» ________ 20__ г. № ___
ФОРМА ЗАЯВКИ НА ПОСТАВКУ ТОВАРА
Заявка на поставку Товара № ___ к Контракту от «___» ________ 20__ г. № ___
г. Москва, «___» ________ 20__ г.
ООО «Покупатель» (ИНН 77, ОГРН 11577*), в лице генерального директора Сидорова И. И., просит поставить следующий товар:
| № п/п | Наименование товара | Артикул | Кол-во | Цена, руб. | Сумма, руб. |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ________________ | ______ | ____ | ______ | ______ |
Адрес доставки: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр.
Контактное лицо: Смирнова О. Н., тел.: +7 (4*) —**
Срок поставки: в течение ___ рабочих дней с даты получения заявки.
Покупатель: __________ /Сидоров И. И;/ М.П;
Заявка на участие в закупке по 44-ФЗ: структура
Заявка по 44-ФЗ состоит из двух частей:
- Первая часть — согласие на поставку товара, конкретные показатели товара (в соответствии с техническим заданием заказчика), товарный знак (при наличии), страна происхождения;
- Вторая часть — сведения об участнике (наименование, ИНН, КПП, адрес, реквизиты), декларации о соответствии требованиям ст. 31 44-ФЗ, документы, подтверждающие соответствие товара.
Важно: форма заявки определяется заказчиком в документации. Отклонение от установленной формы может стать основанием для отклонения заявки.
Образец письма-заявки поставщику
ООО «Торговый дом»
ИНН 50, г. Подольск, ул. Центральная, д. *
Тел.: +7 (4) —*, e-mail: zakup@**.ru
Исх. № 47 от «___» ________ 20__ г.
О запросе коммерческого предложения
Уважаемые коллеги!
Просим Вас предоставить информацию о возможности поставки следующего товара: оргтехника (принтеры лазерные, 10 шт.), с указанием цен, сроков поставки и условий оплаты. Ответ просим направить на указанный выше адрес электронной почты в срок до «___» ________ 20__ г.
Директор __________ /Кузнецов Д. А./
Рекомендации по составлению заявок
- Всегда указывайте точное наименование товара, характеристики, единицы измерения и количество;
- Для заявок по контракту используйте форму, утверждённую приложением к договору;
- При участии в закупках по 44-ФЗ строго следуйте требованиям извещения и техзадания;
- Удобно вести два файла: образец ТЗ/заявки в DOCX и таблицу характеристик в XLSX для заполнения по позициям;
- Подписывайте заявку уполномоченным лицом и при необходимости заверяйте печатью;
- Храните копии заявок — они могут понадобиться при сверках и претензионной работе.
Грамотно составленная заявка на запрос товара экономит время, снижает риск ошибок в поставках и служит надёжным документальным основанием для учёта. Используйте приведённые образцы как шаблоны, адаптируя их под специфику вашей организации и требования контрагентов.