Архивный запрос — это официальное обращение гражданина или организации в государственный архив с целью получения сведений, документов или их копий. От того, насколько грамотно составлен запрос, напрямую зависит скорость и полнота ответа. В этой статье мы подробно разберём виды архивных запросов, правила их оформления и приведём образцы.

Виды архивных запросов

По своему содержанию архивные запросы принято делить на несколько категорий:

• Социально-правовые запросы — касаются подтверждения трудового стажа, заработной платы, образования, наград, факта рождения, брака, смерти. Такие сведения нужны для назначения пенсии, оформления льгот, представления в суд.
• Генеалогические запросы, направлены на поиск сведений о родственниках и предках, восстановление истории семьи.
• Тематические (исторические) запросы — касаются конкретной исторической проблемы, темы, истории населённых пунктов, организаций, зданий, исторических событий, распорядительных документов органов власти, изменений административно-территориального деления.
• Запросы о поиске конкретных документов — когда реквизиты документа (фонд, опись, дело) известны заранее.

Общие правила составления запроса

Независимо от вида запроса, существуют общие требования к его оформлению:

1. Укажите полное наименование архива, в который направляется обращение.
2. Напишите свои данные: фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, телефон и адрес электронной почты.
3. Чётко сформулируйте суть запроса: кого или что вы ищете, за какой период, в какой местности.
4. Приложите копии документов, подтверждающих родство (если запрашиваются сведения о третьих лицах).
5. Поставьте дату и подпись.

Важно: если запрашиваемая информация затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, архив вправе потребовать нотариально оформленные документы, подтверждающие степень родства или полномочия заявителя.

Образец генеалогического запроса

Ниже приведён пример запроса о поиске сведений о предках:

Директору Государственного архива
Иванову И.И.
от Петровой Анны Сергеевны,
проживающей по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв.
тел.: +7 (9) —
e-mail: petrova@mail.ru

Заявление-запрос

Прошу сообщить сведения о моём прадеде — Новожилове Константине Ивановиче, родившемся ориентировочно в 1903 году в городе Златоусте. Известно, что факт рождения мог быть зафиксирован в метрической книге местного прихода.

Прошу проверить метрические книги за 1902–1905 годы и, при наличии записи, выдать архивную справку о рождении либо заверенную копию записи.

Степень родства подтверждаю прилагаемыми документами: копией свидетельства о рождении деда — Новожилова В.К. (серия -МС № ) и копией свидетельства о рождении матери.

Образец социально-правового запроса

Пример запроса о подтверждении трудового стажа:

Директору Центрального государственного архива
от Сидорова Николая Павловича,
адрес: г. Владикавказ, ул. Мира, д. 2, кв.
тел.: +7 (9) *—

Заявление

Прошу выдать архивную справку о моей работе на заводе «Электроцинк» в должности слесаря в период с 1978 по 1985 год. Справка необходима для назначения пенсии.

Копию трудовой книжки прилагаю. Ответ прошу направить по указанному почтовому адресу.

Образец тематического (исторического) запроса

Прошу предоставить информацию об истории здания по адресу: г. Курск, ул. Советская, д. 1, в частности: дату постройки, сведения о первых владельцах и организациях, размещавшихся в здании в 1920–1950 годах. Запрос связан с подготовкой научной публикации об архитектуре города.

Как оформляется ответ архива

Результаты работы над запросом оформляются в виде:

• архивной справки — документа, содержащего сведения, извлечённые из архивных документов;
• архивной выписки — дословного воспроизведения части текста документа;
• информационного письма — ответа о результатах поиска (в т.ч. об отсутствии сведений).

Документы направляются по указанному в заявлении адресу обычным письмом либо по просьбе заявителя выдаются на руки. В исключительных случаях (например, для представления в суд) на информационное письмо проставляется гербовая печать архива.

Практические советы

• Если вам известны шифры Фонд — Опись, Дело, обязательно укажите их: такой запрос исполняется значительно быстрее.
• Не пишите «поэму о семье», излагайте только факты: даты, места, имена, события.
• Указывайте примерные диапазоны дат, если точные неизвестны (например, «1902–1905 годы»).
• Ознакомьтесь с Методическими рекомендациями Росархива по исполнению запросов социально-правового характера, там содержится около 75 образцов архивных справок по наиболее частым ситуациям.
• Многие региональные архивы размещают на своих сайтах готовые формы анкет-заявлений и образцы их заполнения — используйте их.

Грамотно составленный архивный запрос, это половина успеха в поиске нужных сведений. Чётко формулируйте цель, указывайте все известные реквизиты и прикладывайте подтверждающие документы. В этом случае архив сможет исполнить ваш запрос максимально быстро и полно, а вы получите официальный документ, имеющий юридическую силу.