Акт проверки товара, это первичный учетный документ, который фиксирует результаты осмотра, приемки, ревизии или экспертизы материальных ценностей. Правильное оформление акта критически важно для подтверждения факта передачи рисков (ст. 458 ГК РФ), выявления брака, расхождений в количестве или качестве, а также для основания предъявления претензий поставщику или списания товаров. По состоянию на единой обязательной формы для всех видов проверок не существует (кроме строго регламентированных таможенными или бюджетными сферами), поэтому организации разрабатывают бланки самостоятельно или используют типовые формы (например, ТОРГ-2).

Основные виды актов проверки товара

В зависимости от цели проверки и этапа товародвижения, выделяют следующие основные типы актов:

• Акт приемки товара (качества и количества) — составляется при поступлении товара на склад или при передаче покупателю. Основной документ для подтверждения выполнения обязательств по договору поставки.
• Акт контрольной проверки правильности погрузки продукции (товара) — оформляется экспедитором или представителем покупателя перед отгрузкой. Фиксирует соответствие комплектации, маркировки и упаковки транспортным документам.
• Акт выявления брака / расхождений (форма ТОРГ-2) — стандартная форма для фиксирования несоответствий количеству или качеству при приемке от поставщика. Является основанием для претензии.
• Акт проверки документов и сведений после выпуска товаров — используется в таможенном деле (утв. Приказом ФТС России, например, Приложение № 1 к Порядку проведения проверки). Фиксирует результаты постконтроля.
• Акт ревизии / инвентаризации запасов, составляется комиссией для сверки фактического наличия с учетными данными. Может быть актом о списании товаров с истекшим сроком годности или полным износом.
• Акт осмотра товара / экспертизы, оформляется при спорных вопросах качества, часто с привлечением экспертов. Важно для судебных разбирательств.
• Акт о невозможности проведения экспертизы / проверки, фиксирует отказ контрагента от участия в осмотре или создание препятствий.
• Акт передачи товара на ответственное хранение / реализацию / переработку — подтверждает переход владения/хранения без перехода права собственности.

Правовая основа и нормативная база

При составлении актов необходимо руководствоваться следующими нормативными актами:

1. Гражданский кодекс РФ (ч. 1, 2) — ст. 458 (переход риска случайной гибели/порчи), ст. 475 (права покупателя при несоответствии качества), ст. 514 (приемка товара).
2. ФЗ от № 402 «О бухгалтерском учете» — ст. 9 (требования к первичным учетным документам: наименование, дата, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерение в натуральных и денежных выражениях, лица, совершившие операцию и ответственные за ее оформление).
3. Постановление Гостата РФ от № 132 — об утверждении Положения о бухгалтерском учете и отчетности (пункт 2.3. — право организации на разработку собственных форм).
4. Приказ Минфина РФ от № 257н (в ред. от и позд.) — об утверждении форм первичных учетных документов (для бюджетных учреждений обязательно, для коммерческих — рекомендательно).
5. ФЗ от № 44-ФЗ и 223-ФЗ — специфика акта приемки при государственных/муниципальных закупках (п. 3 ч. 3 ст. 99 44-ФЗ).
6. Таможенный кодекс ЕАЭС и приказы ФТС России (например, Приказ ФТС от № 104) — для актов таможенного постконтроля.

Обязательные реквизиты акта проверки товара

Согласно ст. 9 ФЗ-402, любой акт (как первичный документ) должен содержать:

• Наименование документа («Акт проверки товара», «Акт приемки-передачи товара», «Акт выявления расхождений» и т.д.).
• Дата составления (день, месяц, год).
• Наименование организации (юридического лица) или ФИО ИП — составителя документа.
• Содержание хозяйственной операции (что проверялось, по какому договору/накладной, результаты проверки).
• Измерение операции в натуральных выражениях (штуки, кг, метры, короба) и, при необходимости, в денежных.
• Должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление (члены комиссии, кладовщик, представитель поставщика/покупателя).
• Подписи указанных лиц с расшифровкой (Фамилия И.О.).
• Печать организации (если используется в документообороте, ст. 6 ФЗ-402 позволяет отказаться от печати, зафиксировав это во внутренних документах).

Структура и алгоритм заполнения (на примере Акта приемки/проверки качества)

Шапка документа

• Полное и сокращенное наименование организации: ООО «» / ИП * .
• Наименование документа: АКТ ПРИЕМКИ И ПРОВЕРКИ ТОВАРА № от «» 202 г.
• Место составления: г. , ул. , д. (адрес маскирован).

Основание проверки

Обязательно указывается документ-основание:

• Договор поставки № от «» 202 г.
• Товарная накладная (Торг-12) / УПД № * от «» 202 г.
• Заказ покупателя № .
• Приказ/Распоряжение о проведении проверки № (для внутренних ревизий).

Состав комиссии

Комиссия создается приказом организации. В акте указываются:

Описание объекта проверки (Табличная часть)

Это ключевая секция. Рекомендуемые колонки:

1. № п/п.
2. Наименование товара (полное, по каталогу/спецификации).
3. Артикул / SKU / Код номенклатуры.
4. Единица измерения (шт, кг, м, уп).
5. Количество по накладной / УПД.
6. Фактическое количество (пересчитанное/перевешенное).
7. Расхождение (излишки/недостача), шт/кг.
8. Качество: Соответствует / Не соответствует (с описанием дефектов: царапины, повреждение упаковки, несоответствие ГОСТ/ТУ, истекший срок годности).
9. Маркировка / Партия / Серия / Дата выпуска / Срок годности.
10. Цена за ед. (для расчета суммы претензии).
11. Сумма расхождения / брака.
12. Примечания (фото/видео фиксация: «Есть фото на флешке №», «Видео в облаке ссылка »).

Текстовая часть с выводами:

• По количеству: «Недостача 5 шт. товара «Виджет А» (арт. 12345) выявлена. Сумма недостачи: * руб. * коп. с НДС * руб.».
• По качеству: «Товар «Гаджет Б» (арт. 67890) партия № * имеет дефекты корпуса (трещины) — 10 шт. Не соответствует ТУ * и договору. Признается браком».
• По комплектации/упаковке: «Отсутствуют инструкции на русском языке в 20 коробах. Упаковка 3 коробок повреждена (вмятины), товарная видность утрачена».

Приложения (неотъемлемая часть)

• Фотографии дефектов / упаковки / маркировки (нумерованные).
• Копии транспортных документов (ПД, ТТН, ЖД накладная).
• Результаты лабораторных испытаний / экспертизы (если проводились).
• Письмо-представителя поставщика с согласием/возражениями.

Подписи и печать

Подписывают все члены комиссии. Если представитель поставщика отказывается подписывать, составляется отдельный акт об отказе от подписания или делается пометка в самом акте: «Представитель поставщика г-н * * * от подписания акта отказался(ась), отказ зафиксирован».

Особенности оформления по конкретным ситуациям

Акт в форме ТОРГ-2 (Приемка товара от поставщика)

Классическая форма для розницы и оптовой торговли. Заполняется в 3-х экземплярах (поставщик, покупатель, транспортник/склад).

• Раздел А, сведения о поставщике и покупателе.
• Раздел Б — сведения о товаре (таблица).
• Раздел В — результаты проверки (расхождения, брак).
• Раздел Г, подписи комиссии покупателя и представителя поставщика.

Нюанс 2026 г.: При использовании УПД (Универсальный передаточный документ) акт ТОРГ-2 часто заменяется корректировочным УПД/ИСФ, но для внутреннего учета и претензий бумажный/электронный акт проверки удобнее.

Акт контрольной проверки погрузки (Экспедитор/Покупатель)

Составляется до отгрузки. Фиксирует:

• Номер транспортного средства / контейнера: * / .
• Номера пломб: * (пломбирование после проверки).
• Соответствие мест груза накладной.
• Целостность упаковки, отсутствие следов вскрытия.
• Правильность размещения (стеклование, перегруз, фиксация).

Акт таможенного постконтроля (Проверка документов после выпуска)

Регламентируется Приказом ФТС России (Приложение № 1 к Порядку проведения проверки документов и сведений). Строгая форма. Заполняет таможенник. Содержит:

• Реквизиты таможенного органа и инспектора.
• Сведения о участнике ВТД (ИНН, наименование).
• Период проверки.
• Перечень проверяемых ДТ и сведений.
• Выявленные нарушения (ст. 29 Закона о контрактной системе, ошибки в кодах ТН ВЭД, стоимости, стране происхождения).
• Меры ответственности (пени, штрафы, доначисление пошлин).

Акт списания / ревизии (Внутренний)

Основание: Приказ о проведении инвентаризации № *.

• Сравнение учетных данных (по карточке МЦ-4 / 1С) с фактическим наличием.
• Выявление излишков (приход) и недостач (расход/списание).
• Причины: естественная убыль (сушка, утечка), порча, кража, срок годности (истек ..).
• Решение: списать на издержки производства / виновных лиц (Должность: , ФИО: * *).

Распространенные ошибки и риски

1. Отсутствие основания (договора/накладной/приказа). Акт без ссылки на базовый документ может быть признан судом недоказательной базой.
2. Неполный состав комиссии. Проверка качества сложного товара без специалиста (технолога, инженера) оспариваема.
3. Общие формулировки дефектов. «Товар плохого качества» — недопустимо. Нужно: «На лицевой стороне панели царапина длиной 5 см, глубиной 1 мм».
4. Игнорирование фото/видео фиксации. В 2026 г. суды ожидают цифровых доказательств. Ссылайтесь на файлы в акте (хэш-суммы, ссылки на облако, номера флешек).
5. Путаница с ТОРГ-2 и УПД. Нельзя просто так «списать» товар по акту проверки без корректировки УПД/счета-фактуры для НДС.
6. Подпись не уполномоченных лиц. Проверьте доверенности представителей поставщика/покупателя (номер, дата, срок действия, печать).

Хранение и сроки

• Срок хранения: Не менее 5 лет (п. 235 Росархива, типовый перечень), для налоговых целей — до истечения срока давности (обычно 4 года после периода, к которому относится документ).
• Формат: Бумажный оригинал или электронный архив (ЭДО/СЭД) с соблюдением требований ФЗ-402 и ФЗ-63 (об ЭЦП).
• Доступ: Обеспечить доступ налоговым органам, аудиторам, участникам ВТД (при запросе).

Примерный текст вводной части акта (Шаблон)

АКТ ПРОВЕРКИ ТОВАРА № 123-ИНВ от «09» апреля 2026 г.

г. Москва

Мы, нижеподписавшиеся:
* * * — Директор ООО «», действующий на основании Устава,
* * — Начальник отдела контроля качества ООО «», действующий на основании Приказа № 45 от ,
* * — Кладовщик склада № 1 ООО «»,
* * — Представитель ООО «Поставщик », действующий на основании Доверенности № 789 от ,

составили настоящий Акт о результатах проверки товара, поступившего на склад ООО «» г. Москва, ул. *, д. *, склад № 1, «09» апреля 2026 г. на основании Договора поставки № 555 от г. и Товарной накладной № 999 от г.

ПРОВЕРИЛИ:
- Количественный состав товара путем пересчета/перевешивания.
- Качественный состав путем внешнего осмотра, проверки комплектации, срока годности, соответствия документации.
- Состояние упаковки и маркировки.

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОВЕРКИ ИЗЛОЖЕНЫ В ТАБЛИЧНОЙ ЧАСТИ НАОБОРОТЕ (ПРИЛОЖЕНИЕ № 1).

Выявлена недостача товара «Наименование 1» в количестве 3 (три) шт. на сумму * руб. с НДС * руб.
Выявлен брак товара «Наименование 2» (партия № 20260401), деформация корпуса, 5 (пять) шт. Товар не соответствует требованиям ГОСТ * и условиям Договора. Подлежит возврату поставщику.
Упаковка 2 (двух) коробок товара «Наименование 3» повреждена (прорывы), товарная видность частично утрачена. Требуется пересортица.

ПРИЛОЖЕНИЯ:
Таблица результатов проверки (2 л.), в 2 экз.
Фотографии дефектов и упаковки (15 файлов, ссылка на облако: ).
Копия Товарной накладной № 999.
Доверенность представителя поставщика № 789 (копия).

Акт составлен в 4 (четырех) экземплярах: по одному для покупателя, поставщика, склада, бухгалтерии.

ПОДПИСИ:
Председатель: ____________ /  *  /
Член: ____________ /  *  /
Член: ____________ /  *  /
Член (поставщик): ____________ /  * * / (согласен / не согласен, см. приложение)

М.П. (Печать ООО «*»)

Цифровизация: ЭДО и мобильные приложения

На 2026 год стандарт де-факто для B2B — обмен актами через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО, Яндекс.Документы).

• Преимущества: Мгновенная доставка, юридическая сила УКЭП, автоматическое попадание в 1С/ERP, невозможность подделки/потери.
• Мобильные приложения для кладовщиков: Сбор данных по штрих-кодам/QR-кодам (DataMatrix «Честный ЗНАК»), фотофиксация брака прямо в приложении, автоматическая генерация XML/PDF акта для отправки в ЭДО.
• Маркировка «Честный ЗНАК»: При приемке маркированных товаров (обувь, одежда, лекарства, шины, молочка и др.) обязательно проверка кодов маркировки через сканер/приложение «Честный ЗНАК Бизнес». Результаты проверки (статус кодов: в обороте, выведен, не найден) должны отражаться в акте или отдельном журнале приемки.

Грамотно оформленный акт проверки товара — это не просто формальность для бухгалтерии, а главное средство защиты имущественных интересов компании. Он фиксирует момент перехода рисков, служит основанием для финансовых расчетов (возврат денег, зачет аванса, списание убытков) и является ключевым доказательством в суде. Используйте разработанные юристами бланки, внедряйте ЭДО, обязательно фото/видеофиксируйте дефекты и следите за полнотой реквизитов. В случае сложных спорных ситуаций (технически сложные товары, крупные партии) привлекайте независимых экспертов до составления акта.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении конкретных документов рекомендуется обратиться к юристу или бухгалтеру вашей организации с учетом отраслевой специфики и актуальных изменений в законодательстве на момент составления.