Что такое «нулевая» справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ (с 2021 года — «Справка о доходах и суммах налога физического лица», Приложение № 1 к годовой форме 6-НДФЛ) отражает доходы сотрудника и удержанный с них налог. Однако у работницы, находящейся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком, облагаемых НДФЛ доходов может не быть вовсе: пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком до 1,5 лет налогом не облагаются (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Нулевая справка, это документ, в котором отсутствуют данные о доходах и налоге, либо указаны только необлагаемые выплаты. Она подтверждает, что у сотрудницы в конкретном периоде не было дохода, облагаемого НДФЛ.
Когда может понадобиться такая справка
- для оформления пособий и социальных выплат (единое пособие, выплаты малоимущим);
- для получения субсидий на оплату ЖКХ;
- для подтверждения отсутствия дохода в банке, соцзащите, суде;
- при оформлении ипотеки или кредита с учётом семейного положения;
- для центра занятости или иных государственных органов.
Важный нюанс: выдаёт ли работодатель «нулевую» справку
Формально работодатель (налоговый агент) обязан выдать справку о доходах по заявлению работника (п. 3 ст. 230 НК РФ). Однако если облагаемых доходов не было, справка будет содержать только:
- данные налогового агента (организации);
- данные сотрудницы;
- при наличии — необлагаемые выплаты (например, пособие по уходу за ребёнком с кодом, если работодатель его отражал).
На практике многие госорганы вместо справки 2-НДФЛ принимают справку о том, что сотрудница находится в отпуске по уходу за ребёнком и доход не получает, составленную в свободной форме. Уточните требования в органе, куда подаётся документ.
Образец справки (свободная форма)
Ниже приведён пример справки, которую работодатель может выдать сотруднице в декрете:
—————————————————————
ООО «Ромашка»
ИНН 77**, КПП 77*, ОГРН 11577*
Адрес: 123, г. Москва, ул. Примерная, д. , оф.
Тел.: +7 (495) -*-
СПРАВКА
Настоящая справка выдана Ивановой Марии Сергеевне (паспорт: серия 45* № *, ИНН 77, СНИЛС — ), работающей в ООО «Ромашка» в должности менеджера по продажам (приказ о приёме на работу от 12.03.20 № -к), в том, что она с 15.01.20 года находится в отпуске по уходу за ребёнком до достижения им возраста 3 лет (приказ от 10.01.20* № -к).
В период с 01.01.20 по 31.12.20* доходы, облагаемые налогом на доходы физических лиц, Ивановой М. С. не начислялись и не выплачивались. Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ за указанный период составляет 0 (ноль) рублей 00 копеек.
Справка выдана для предъявления по месту требования.
Генеральный директор _______________ / Петров А. В. /
Главный бухгалтер _______________ / Сидорова Е. Н. /
М.П.
«05» сентября 20** г.
—————————————————————
Как заполнить справку по форме 2-НДФЛ (при необходимости)
- Раздел 1 — данные налогового агента: ИНН, КПП, наименование организации, ОКТМО.
- Раздел 2, данные сотрудницы: ФИО, ИНН, дата рождения, гражданство, код документа.
- Раздел 3 и приложение, не заполняются, если облагаемых доходов не было (либо указываются необлагаемые выплаты с соответствующими кодами).
- Справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом.
Порядок получения справки
- Подайте работодателю заявление в свободной форме с просьбой выдать справку о доходах (или справку об отсутствии дохода).
- Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
- Справка выдаётся бесплатно, лично, через представителя по доверенности или направляется почтой/в электронном виде.
- Также справку о доходах можно получить самостоятельно через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через Госуслуги — но там отобразятся только сведения, переданные налоговым агентом.
Частые вопросы
Может ли работодатель отказать в выдаче? Нет, отказ неправомерен, выдача справки по заявлению работника является обязанностью налогового агента.
Что делать, если организация ликвидирована? Обратитесь в налоговую инспекцию по месту учёта работодателя с заявлением о выдаче сведений о доходах.
Отражаются ли пособия в справке? Пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком не облагаются НДФЛ и, как правило, в справке не отражаются либо указываются как необлагаемые выплаты.
Нулевая справка 2-НДФЛ для сотрудницы в декрете — это документ, подтверждающий отсутствие облагаемого налогом дохода. Её можно оформить как по официальной форме, так и в свободной форме на фирменном бланке организации. Главное — указать реквизиты работодателя, данные сотрудницы, период отпуска и нулевую сумму дохода и НДФЛ, а также заверить документ подписью руководителя и печатью.