Инвентаризация — это обязательная процедура проверки фактического наличия имущества и обязательств организации путем их пересчета, измерения и взвешивания. Ключевым итоговым документом этого процесса является акт инвентаризации. На 2026 год актуальны как унифицированные формы (ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-6 и др.), так и формы по ОКУД (0504835, 0510463) для бюджетных учреждений. В статье подробно разберем, как правильно подготовить и заполнить эти документы, избежав типичных ошибок.

Нормативная база и виды инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации регулируется:

• Приказом Минфина РФ от № 49 (утвердило унифицированные формы ИНВ для коммерческих организаций);
• Приказом Минфина РФ от № 61н (утвердило формы федеральных стандартов бухгалтерского учета для госсектора, включая форму 0504835 и 0510463);
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (требования к реквизитам первичных учетных документов).

В зависимости от объекта проверки используются разные формы актов:

Подготовительный этап: от приказа до комиссии

Ни один акт инвентаризации не имеет юридической силы без предварительного административного оформления.

Шаг 1: Приказ (Распоряжение) о проведении инвентаризации

Оформляется по форме ИНВ-22 (для коммерческих) или приказом руководителя в свободной форме со ссылкой на Приказ Минфина № 61н (для бюджетников).

Обязательные реквизиты приказа:

1. Наименование организации.
2. Дата и номер документа.
3. Основание (плановый график, смена МОЛ, проверка, подготовка к отчетности).
4. Сроки проведения (даты начала и окончания).
5. Перечень объектов инвентаризации (ОС, ТМЦ, касса, расчеты и т.д.).
6. Состав комиссии (Председатель, Зам. председателя, Члены, не менее 3 человек).
7. Ответственные за техническое обеспечение (замеры, взвешивание).

Важно: В комиссию не могут входить материально ответственные лица (МОЛ), по которым проводится инвентаризация, а также лица, подчиненные им. Часто привлекают аудиторов или специалистов по измерениям.

Шаг 2: Работа с материально ответственными лицами (МОЛ)

Перед началом пересчета МОЛ должны:

• Сдать в бухгалтерию все первичные документы (приходные/расходные накладные, лимитки, ордера).
• Написать расписку о том, что все документы сданы, поступившее имущество взято на приход, выбывшее — списано.
• Обеспечить доступ к складам, помещениям, предоставить ключи.

Шаг 3: Получение документов комиссией

Комиссия в бухгалтерии получает:

• Инвентаризационные акты (пустые бланки или распечатки).
• Последние приходные и расходные документы, подписанные председателем комиссии.
• Карточки учета ОС (ф; ОС-6), ведомости остатков ТМЦ.

Порядок заполнения акта инвентаризации (на примере ИНВ-1 и 0504835)

Заполнение допускается как вручную (чернила черного/синего цвета), так и с использованием технических средств (1С, Excel, специализированные модули). Последний вариант предпочтительнее — бланки встроены в большинство бухгалтерских программ.

Структура акта (общая для всех форм)

Акт состоит из трех блоков:

А. Шапка документа (Реквизиты по ФСБУ 27/2021)

• Наименование документа: «Акт инвентаризации основных средств» / «Акт о результатах инвентаризации».
• Дата составления (день окончания пересчета).
• Номер документа (сквозная нумерация за год).
• Наименование организации: ООО «» / МБУ «».
• Структурное подразделение (склад, цех, филиал): Склад № * по адресу: г; , ул. , д. .

Б. Сведения о комиссии и периоде

• Основание: «Приказ № от ..2026 г.».
• Состав комиссии: ФИО, должности, подписи (расшифровка). Председатель: Иванов И.И. (), Члены: Петров П.П. (), Сидоров С.С. ().
• Период инвентаризации: с ..2026 по ..2026.
• ФИО МОЛ: Смирнов А;А. (**).

В. Табличная часть (Опись)

Здесь фиксируются результаты пересчета. Колонки могут незначительно отличаться в зависимости от формы, но суть одна:

1. Номер п/п.
2. Код/Инвентарный номер (для ОС — из карточки ОС-6).
3. Наименование объекта (полное, по каталогу/паспорту).
4. Единица измерения (шт., м, кг, м²).
5. Количество по учету (бухгалтерские данные).
6. Фактическое количество (результат пересчета/измерения).
7. Отклонения: Излишние (кол-во, сумма) / Недостача (кол-во, сумма).
8. Примечания (состояние: новый, удовл., требует ремонта; место хранения).

Пример строки заполнения (ИНВ-1 / 0504835):

| 1 | 004521 | Стол офисный письменный «Премиер» дуб | шт. | 5 | 4 | Недостача: 1 шт. (12 500 руб.) | Списан в 2025 г., акт не оформлен |
| 2 | 004522 | Стул офисный «Эрго» черный | шт. | 10 | 12 | Излишние: 2 шт. (3 400 руб.) | Обнаружены на балконе 3-го этажа |

Особенности формы 0504835 (Акт о результатах инвентаризации — бюджетный сектор)

Данная форма (ОКУД 0504835) является сводной. Она заполняется по итогам всех описей (ИНВ-1, ИНВ-3 и т.д.) и подписывается всеми членами комиссии и руководителем учреждения.

• Содержит сводную таблицу по группам активов: ОС, НМА, Запасы, Денежные средства, Расчеты.
• Имеет раздел «Информация о выявленных отклонениях» (Приложение № 7 к Приказу № 61н).
• Обязательно указывается код документа по ОКУД: 0504835.

Особенности формы 0510463

Используется для отражения результатов инвентаризации в отчетности казенных учреждений и учреждений с правом оперативного ведения бюджетных средств. Структура аналогична 0504835, но с акцентом на аналитику по КОСГУ/КЭКР.

Оформление выявленных расхождений

Если фактическое наличие не совпадает с учетными данными, в акте фиксируются:

• Излишние: Оформляется акт о приходе (форма М-4 или Приходный ордер), выявленная стоимость зачисляется на доходы (счет 91.01 / 101.10).
• Недостача: Оформляется акт о списании (форма М-8 или Расходный ордер). Виновное лицо определяется по результатам расследования. Сумма списывается на виновное лицо (счет 73/76) или на убытки организации (счет 91.02 / 101.10).

Все исправления в акте (зачеркивания, вставки) должны быть заверены подписями всех членов комиссии с указанием даты исправления. Использование корректора запрещено.

Подписание и утверждение акта

1. Акт подписывают все члены комиссии (председатель, члены) и МОЛ.
2. Если МОЛ отказывается подписывать — составляется отдельное акт об отказе (в свободной форме), который прикладывается к инвентаризационному акту.
3. Акт утверждается руководителем организации (директором, главным врачом, директором школы) путем постановки визы «Утверждаю» с подписью и датой.
4. Для бюджетных учреждений: Акт о результатах инвентаризации (0504835) утверждается руководителем и передается в вышестоящий орган/орган власти в установленные сроки.

Сравнительная ведомость (Форма ИНВ-26 / Приложение к 0504835)

На основании заполненных описей (ИНВ-1, ИНВ-3…) составляется Сравнительная ведомость результатов инвентаризации (ИНВ-26). Она сводит данные по всем комиссиям и объектам в единую таблицу для принятия решения руководителем.

Колонки ИНВ-26:

• Наименование объекта инвентаризации.
• Бухгалтерский учет (кол-во, сумма).
• Фактическое наличие (кол-во, сумма).
• Расхождения (излишние/недостача в натурном и стоимостном выражении).
• Причина расхождения.
• Решение руководителя (принять к учету, списать на виновное лицо, списать на издержки производства).

Типичные ошибки при составлении акта (Чек-лист для проверки)

• Отсутствие приказа или несоответствие сроков в приказе и акте.
• Неверный состав комиссии (входит МОЛ или его подчиненные).
• Отсутствие расписки МОЛ о сдаче документов до инвентаризации.
• Заполнение акта «под итоги» без фактического пересчета (переписывание данных из 1С).
• Неполное наименование (например, «Стол» вместо «Стол офисный письменный модель ХХХ, цвет дуб, инв. № 123»).
• Отсутствие единиц измерения или несоответствие ЕИ в учете и факте.
• Нет подписей всех членов комиссии (подписал только председатель).
• Исправления без заверения подписями.
• Путаница в формах: использование ИНВ-1 для ТМЦ или ИНВ-3 для ОС.

Электронный документооборот и ЭДО

С 2026 года все активнее внедряется электронный документооборот (СБИС, Диадок, 1С-ЭДО, Контур.Экстерн).

• Акт инвентаризации может быть сформирован в информационной системе и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) председателя, членов комиссии и МОЛ.
• В этом случае бумажный оригинал не требуется, если учетная политика организации допускает ведение учета исключительно в электронном виде (п. 4 ФСБУ 27/2021).
• Хранение: не менее 5 лет (срок хранения первичных документов по инвентаризации часто устанавливают до 10 лет во внутренних документах).

Пример алгоритма действий «От А до Я»

1. — Издание Приказа № 125-ОД «О проведении инвентаризации ОС и ТМЦ на ». Утвержден состав комиссии (Председатель — Зам. директора , Члены — Бухгалтер , Начальник ОТК ).
2. — МОЛ склада сдает все накладные, пишет расписку.
3. , Комиссия получает в бухгалтерии бланки ИНВ-1, ИНВ-3, ведомости остатков.
4. — Проведение пересчета на складе . Замеры, взвешивание. Заполнение описей ИНВ-1 (ОС) и ИНВ-3 (ТМЦ) в 2-х экземплярах.
5. — Заполнение Сравнительной ведомости ИНВ-26. Выявлена недостача 2-х мониторов (инв. № , * ) на сумму 18 000 руб.
6. — Подписание актов комиссией и МОЛ. Передача в бухгалтерию.
7. — Утверждение актов Директором *. Оформление приходных/расходных ордеров по итогам.
8. — Архивирование (сканирование в 1С/ЭДО, сшивка бумажных копий).

Где скачать актуальные бланки на 2026 год

Официальные бланки форм ИНВ (Приказ № 49) и форм по Приказу № 61н (0504835, 0510463) можно бесплатно скачать на официальных ресурсах:

• Сайт Минфина РФ (раздел «Нормативная база» -> «Бухгалтерский учет» -> «Унифицированные формы»).
• Сайт Федерального казначейства (для бюджетных форм).
• Встроенные шаблоны в программах 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0), 1С:ЗУП, 1С:КА (меню «Склад» -> «Инвентаризация» -> «Акт инвентаризации» / «Сравнительная ведомость»).

Статья подготовлена на основании действующего законодательства на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или аудитору.