Найм иностранных граждан в России строго регламентирован законодательством. Одним из ключевых обязательных требований для работодателей является своевременное уведомление территориальных органов МВД России о заключении и расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранными работниками. Нарушение сроков или порядка подачи влечет за собой серьезные штрафные санкции.

В данной статье подробно разбирается актуальный на 09 марта 2026 года порядок подачи уведомлений, сроки, формы документов и предстоящие изменения, вступающие в силу с 1 сентября 2026 года.

Общие основания и нормативная база

Обязанность уведомлять МВД закреплена в ст. 18 Федерального закона от N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Уведомление подлежит подаче в двух случаях:

• Приеме на работу: заключение трудового договора (в т.ч. на определенный срок) или ГПХ-договора (договора подряда, возмездного оказания услуг).
• Увольнении (расторжении договора): прекращение трудовых отношений или ГПХ-договора по любой причине.

Важно: Уведомление подается на каждого работника отдельно. Коллективные списки не допускаются.

Сроки подачи уведомления (Актуально на март 2026 г.)

Согласно текущему законодательству, работодатель (индивидуальный предприниматель, физическое лицо) обязан направить уведомление не позднее 3 рабочих дней со дня заключения трудового (гражданско-правового) договора.

Ключевой момент: Счет сроков начинается с даты подписания договора обеими сторонами, а не с даты приказа о приеме на работу или фактического выхода сотрудника на должность.

Тот же срок (3 рабочих дня) установлен для уведомления о расторжении договора (увольнении).

Способы подачи уведомления

На 2026 год доступны следующие каналы доставки:

1. Портал «Госуслуги» (ЕПГУ) — рекомендуемый способ. С 2024 года функционал позволяет подать уведомление в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица. Это самый быстрый и надежный способ, исключающий потерю почты и ошибки ручного заполнения.
2. Почта России — заказное письмо с описью вложения. Датой подачи считается дата отправки почтового отправления. Необходимо сохранять квитанцию об оплате и опись вложения как доказательство соблюдения срока.
3. Лично в окно приемной комиссии (или МФЦ) территориального органа МВД. На втором экземпляре уведомления ставится отметка о принятии (дата, подпись, печать).

Актуальные формы уведомлений (До )

В настоящее время используются формы, утвержденные Приказом МВД России от N 655.

Уведомление о заключении/расторжении трудового или ГПХ-договора (Приложение N 7 к Приказу N 655)

Это основная форма для работодателей, нанимающих иностранцев на основании разрешения на работу, патента (если работодатель подает за патентника) или иных оснований, дающих право на труд без патента (ВНЖ, РВП, беженцы и т.д.).

Структура уведомления включает сведения о:

• Работодателе (наименование/ФИО, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес регистрации , телефон ).
• Иностранном работнике (ФИО , дата рождения, гражданство, номер документа, удостоверяющего личность , адрес пребывания , серия и номер патента/разрешения на работу/ВНЖ ).
• Договоре (вид, номер, дата заключения/расторжения, срок действия);
• Должности (функции), профессии по ЕТКС/Квалификационному справочнику.

Уведомление об осуществлении трудовой деятельности иностранным гражданином, получившим патент (Приложение N 1 к Приказу N 655)

Данная форма подается самим иностранным гражданином (патентополучателем) в двух случаях:

• При трудоустройстве (в течение 2 месяцев с даты получения патента).
• При смене работодателя.

Последствия неподачи: Если иностранец не представил уведомление и копию договора в течение 2 месяцев, выданный патент аннулируется.

Сведения об принятом уведомлении должностное лицо МВД вносит в течение 3 рабочих дней с даты поступления.

Порядок заполнения и необходимые вложения

Этап 1. Подготовка документов

Перед заполнением бланка подготовьте сканы/копии:

• Трудового договора или ГПХ-договора (всех страниц, подписанных обеими сторонами).
• Документа, удостоверяющего личность иностранца (паспорт, свидетельство о рассмотрении заявления о признании беженцем и т.д.).
• Документа, подтверждающего право на работу (патент, разрешение на работу, ВНЖ, РВП, справка о подаче заявления на ВНЖ).
• Миграционной карты (если требуется);
• Свидетельства о регистрации по месту пребывания.

Этап 2. Заполнение бланка

Заполнение производится русскими буквами (печатными или электронным способом). Поля, не подлежащие заполнению, ставятся чертои. Исправления и зачеркивания недопустимы — при ошибке заполняйте новый бланк.

Этап 3. Направление в МВД

• Через Госуслуги: Авторизуйтесь под профилем организации/ИП (ЭСИА орг/ИП). Выберите сервис «Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином». Заполните форму, прикрепите файлы (договор, копии документов работника), подпишите УКЭП и отправьте. Сохраните уведомление о доставке (PDF) и номер заявления.
• По почте/Лично: Распечатайте уведомление в 2 экземплярах. Подпишите руководителем (печать при наличии). Приложите копии документов (нотариальное заверение копий не требуется, но копии должны быть читаемыми). Отправьте заказным письмом с описью или сдайте лично.

Ответственность за нарушение правил уведомления

Неподача, несвоевременная подача или подача уведомления с недостоверными сведениями влечет административную ответственность по ст. 18.15 КоАП РФ:

* При повторном нарушении в течение года штрафы для ИП и юрлиц увеличиваются, возможно приостановление деятельности до 90 дней.

Важные изменения с 1 сентября 2026 года (Приказ МВД N 290 от )

Внимание! Опубликован Приказ МВД России от N 290, который вступает в силу 1 сентября 2026 года. Он утверждает новые формы уведомлений и новый порядок их подачи. Действие текущих форм (Приказ N 655) ограничено 31 августа 2026 года.

Что ожидается измениться (на основе проекта приказа N 290):

• Новые бланки: Формы уведомлений (Приложения N 7, N 1 и др.) будут заменены на обновленные версии с расширенным набором реквизитов (в т.ч. биометрические данные, подробности о членах семьи, сведения о медицинском осмотре).
• Обязательная электронная форма: Для организаций и ИП, имеющих штат более определенного порога (ожидается от 10-50 человек), подача станет возможной только в электронном виде через ЕПГУ/СМЭВ. Бумажный канал сохраняется только для малых работодателей и физлиц.
• Интеграция с реестрами: Автоматическая проверка достоверности данных патента/разрешения на работу/ВНЖ в режиме реального времени при заполнении на Госуслугах.
• Уведомление о начале фактической работы: Возможно введение требования уведомлять не только о заключении договора, но и о фактическом выходе на работу (отдельным уведомлением или меткой в системе).

Рекомендация: Уже сейчас настройте работу с порталом «Госуслуги» для организации/ИП, получите УКЭП для уполномоченного кадровика и отработайте процедуру электронной подачи, чтобы к перейти на новые формы без сбоев.

Частые ошибки и чек-лист для кадровика

Топ-5 ошибок, приводящих к штрафам:

1. Просрочка 3 рабочих дней (считают календарные, забывают про праздники/выходные).
2. Подача уведомления без копии договора (договор — обязательное вложение).
3. Ошибки в реквизитах патента/разрешения на работу (серия, номер, срок действия).
4. Отсутствие уведомления о расторжении договора (увольнили, забыли уведомить МВД).
5. Использование старых форм бланков (после старые бланки недействительны).

Чек-лист перед отправкой:

• [ ] Договор подписан обеими сторонами, дата подписания не позднее сегодня.
• [ ] Уведомление заполнено по актуальной форме (до — Приказ N 655, после — Приказ N 290).
• [ ] Приложены копии: договора, паспорта и миграционной карты иностраца, патента/ВНЖ/Разрешения, регистрации.
• [ ] Выбран способ подачи (Госуслуги — приоритет).
• [ ] Получено подтверждение: номер заявления на Госуслугах / квитанция почты с описью / врученный экземпляр с печатью МВД.
• [ ] Копия уведомления с отметкой о принятии заархивирована в личном деле работника (хранится не менее 5 лет).

Особенности для патентных работников

Если иностранный гражданин работает на патенте, существуют две параллельные линии уведомлений:

1. Работодатель подает уведомление по Приложению N 7 (о заключении договора) в течение 3 рабочих дней.
2. Иностранец подает уведомление по Приложению N 1 (об осуществлении трудовой деятельности) в течение 2 месяцев с даты получения патента (или смены работодателя).

Несвоевременная подача работодателем уведомления N 7 не ведет к аннулированию патента (в отличие от уведомления N 1), но влечет штрафы по ст. 18.15 КоАП РФ. Контроль за подачей уведомления N 1 лежит на иностранице, однако грамотные работодатели напоминают об этом сотрудникам и помогают с заполнением.

Порядок уведомления МВД о приеме иностранных работников в 2026 году переживает этап активной цифровизации и ужесточения требований. Ключевыми факторами успеха являются:

• Строгое соблюдение 3-дневного срока (рабочих дней).
• Переход на электронную подачу через Госуслуги (уже сейчас это стандарт, с — обязательность для большинства).
• Подготовка к вступлению в силу Приказа МВД N 290 от (новые формы с ).
• Грамотное ведение внутреннего учета: журнал уведомлений, хранение подтверждений подачи, контроль сроков патента/разрешений работников.

Своевременное и правильное выполнение данной процедуры защищает компанию от многократных штрафов (до 500 000 руб. за одно нарушение для юрлица), приостановки деятельности и проблем с продлением разрешений на работу для ценных кадров.

Данная статья подготовлена на основе информации, актуальной на г. (Приказ МВД N 655 от , Приказ МВД N 290 от , ст. 18.15 КоАП РФ, 115-ФЗ). Перед применением рекомендуется сверить актуальность форм на официальном портале правовой информации (pravo.gov.ru) или в системе «КонсультантПлюс» / «Гарант».