Муниципальное казенное учреждение городского округа Тольятти «Тольяттинский архив» (МКУ «Тольяттинский архив») — это ключевое звено в системе сохранения исторической памяти и документирования жизни города. Учреждение выполняет функции по формированию, хранению и предоставлению архивных документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации на территории городского округа.

Правовая основа и история создания

Деятельность учреждения строится на строгой нормативной базе. Ключевые документы, регламентирующие работу архива:

• Распоряжение Мэра г. Тольятти от № 2295-1/р, изначальное решение о создании учреждения.
• Постановление Мэрии городского округа Тольятти от г. № 2079-п/1, документ, зафиксировавший изменение типа учреждения на «муниципальное казенное».
• Устав МКУ «Тольяттинский архив» — основной локальный нормативный акт, определяющий структуру, полномочия и порядок работы.
• Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» (ст. 16, ч. 1, п. 22).
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Предметом деятельности учреждения является обеспечение формирования и содержания муниципального архива в части сохранности и учёта документов, их использования в целях социально-правовой защиты граждан и обеспечения реализации полномочий органов местного самоуправления.

Основная цель и миссия

Главная цель деятельности МКУ «Тольяттинский архив» — формирование и содержание муниципального архива.

Это означает, что архив не просто «хранит бумаги», а обеспечивает:

• Непрерывность власти и управления через сохранение решений администрации и Совета депутатов.
• Социально-правовую защиту граждан (подтверждение стажа, зарплаты, прав на жилье, наград и т.д.).
• Научную и культурную жизнь города, предоставляя доступ к историческим источникам для исследователей, студентов и местных историков.

Основные виды деятельности (Государственное задание)

В соответствии с Уставом и законодательством, архив осуществляет следующие ключевые функции:

1. Хранение и комплектование архивных фондов. Прием документов на постоянное хранение от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, ликвидированных организаций. Формирование фондов на различных видах носителей (бумага, фото, аудио, видео, электронные носители).
2. Учет и опись документов. Ведение государственных учетных документов (фондовые описи, перечни, справочники), обеспечивающих поиск нужного дела.
3. Обеспечение сохранности. Создание необходимого микроклимата в хранилищах (температура, влажность), противопожарная защита, антисептическая обработка, ремонт и реставрация поврежденных документов.
4. Научно-справочная работа и создание поисковых средств. Составление описей, путеводителей, тематических указателей, ввод данных в автоматизированные информационные системы (АИС).
5. Экспертиза ценности документов. Определение сроков хранения (временное / постоянное) и отбор документов к уничтожению с истекшими сроками (с составлением актов).
6. Информационное обеспечение органов управления. Предоставление сведений в Управление по делам архивов администрации ГО Тольятти и Управление государственной архивной службы Самарской области для ведения гос. учета документов Архивного фонда РФ.
7. Методическое руководство. Консультации работников организаций-образователей фондов по вопросам делопроизводства, подготовки дел к сдаче в архив, составления номенклатур дел.

Платные услуги и дополнительные виды деятельности

Помимо исполнения госзадания, МКУ «Тольяттинский архив» имеет право оказывать платные услуги гражданам и юридическим лицам (согласно ст. 125-ФЗ и Уставу). Перечень основных услуг:

• Выдача архивных справок и копий документов по запросам граждан (подтверждение стажа, зарплаты, присвоения квалификаций, наград, места жительства и т.д.).
• Подготовка документов к хранению для организаций: упорядочивание, нумерация, переплет, составление описей.
• Прием на хранение документов физических и юридических лиц (договорное хранение фондов частных лиц, некоммерческих организаций, предприятий до истечения ведомственных сроков).
• Обследование архивов ликвидируемых и реорганизуемых организаций с целью выявления ценных документов и предотвращения их гибели.
• Проведение экспертизы ценности документов с составлением описей и актов о выделении к уничтожению.
• Тематический отбор документов и составление тематических перечней (например, по истории предприятия, строительству города, биографиям ветеранов).
• Разработка методических документов по делопроизводству: номенклатуры дел, графики сроков хранения, схемы систематизации.
• Методическая и практическая помощь организациям, не являющимся источниками комплектования, в подготовке документов к сдаче в архив.
• Оцифровка документов (сканирование) для обеспечения доступа и сохранения оригиналов.

Примечание: Тарифы на платные услуги утверждаются директором учреждения в соответствии с законодательством о ценообразовании. Рекомендуется уточнять стоимость и сроки исполнения по контактным телефонам.

Структура фондов и ценнейшие комплекты документов

Фонды МКУ «Тольяттинский архив» отражают историю города с момента его основания (старое название — Ставropol-на-Волге) и стремительного роста в советский и современный периоды. Ключевые комплекты:

• Фонды органов местного самоуправления: Исполнительный комитет Совета депутатов трудящихся (исполком), Администрация города, Дума/Совет депутатов. Решения, распоряжения, протоколы заседаний, отчеты о социально-экономическом развитии.
• Фонды промышленных гигантов: Документы АВТОВАЗ (ВАЗ), «Тольяттиазот», «Тольяттикаучук», строительных трастов, ЖЭКов — основа экономической истории города.
• Фонды социальной сферы: Архивы больниц, поликлиник, школ, вузов (ТГТУ, ТГУ), учреждений культуры, ЗАГСов (акты гражданского состояния до 1920 г. и позднее).
• Персональные фонды: Документы выдающихся горожан, строителей города, ветеранов труда и войны, писателей, художников.
• Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: Уникальный визуальный ряд: строительство гидроэлектростанции, закладка АВТОВАЗа, первый «Жигуль», городские праздники, быт горожан.
• Документы ликвидированных партийных и комсомольских организаций.

Режим работы и контакты (Маскированные данные)

Для получения справок, копий документов или проведения научных исследований необходимо обратиться в читальню или отдел использования.

Примерный режим работы (подтверждайте заранее!):

• Прием граждан (справки, запросы): Понедельник — Четверг: :, *:, Пятница: :* — : (перерыв: :, :). Суббота, Воскресенье — выходные.
• Работа читальни (научные запросы): По предварительной записи / в установленные дни недели.

Важно: При личном обращении обязательно имейте с собой паспорт РФ. Для запросов от имени третьих лиц, нотариальную доверенность. Юридическим лицам, официальное письмо на бланке организации с печатью и подписью руководителя.

Порядок обращения за архивной справкой (Пошагово)

1. Подготовка данных: Соберите максимум информации: ФИО (полностью), дата рождения, название организации (завода, учебного заведения, военной части), годы работы/обучения, название документа (трудовая книжка, личная карточка, приказ, диплом).
2. Выбор способа обращения:
   • Лично в читальню/окно приема (быстрее для консультаций).
   • Почта России (заказное письмо с вложенным конвертом для ответа).
   • Электронно через портал Госуслуг (раздел «Архивные справки») или на официальный e-mail архива.
   • Через МФЦ (Мои Документы) — услуга «Получение архивной справки» (доступна не во всех регионах, уточняйте в Тольятти).
3. Подача заявления: Заполните форму запроса (образец выдается в архиве или на сайте). Укажите цель получения справки (пенсия, суд, личные нужды).
4. Оплата (если услуга платная): Оплата производится через квитанцию (Сбербанк, Почта Банк, онлайн-банкинг) по реквизитам учреждения. Льготные категории граждан (ветераны, инвалиды ВОВ и др;) могут быть освобождены от оплаты по предъявлении удостоверения.
5. Сроки исполнения: Согласно ст. 45 Закона № 125-ФЗ, до 30 календарных дней со дня регистрации запроса. Сложные запросы могут продлеваться до 30 дней с уведомлением заявителя.
6. Получение результата: Готовую справку/копии можно получить лично, по почте или в электронном виде (если оформлено).

Электронные сервисы и удаленный доступ

МКУ «Тольяттинский архив» активно внедряет цифровые технологии:

• Единый портал архивных документов (archives.gov.ru): Поиск по описям и фондам (доступны опорные сигнатуры).
• Портал Госуслуг (gosuslugi.ru): Подача заявления на получение архивной справки в электронном виде с отслеживанием статуса.
• Сайт администрации Тольятти (tgl.ru): Раздел «Архив» — новости, нормативные акты, контакты, иногда — доступ к электронным копиям популярных фондов (фотохроника, планы города).
• Цифровой архив (если развернут): Возможность заказа сканов документов за плату без визита в читальню.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

В: Хранятся ли в архиве трудовые книжки?

О: Сами трудовые книжки в архив не сдаются (они у работодателя или у владельца). Хранятся личные карточки учетной записи работы (ф. Т-2), книги учета трудовых книжек, приказы о приеме/увольнении, ведомости выплаты зарплаты. На их основе выдается справка о стаже/зарплате.

В: Можно ли найти справку о рождении/браке/смерти за 1950 год?

О: Акты гражданского состояния (ЗАГС) до 1920 года, в архиве. После 1920 года, в органах ЗАГС. Архив может хранить копии или дубликаты, переданные по истечении сроков (обычно 100 лет для рождений, 75 для браков/смертей). Для недавних событий — обращайтесь в МФЦ/ЗАГС.

В: Сколько стоит справка о стаже?

О: Тарифы устанавливаются архивом ежегодно. Ориентировочно: от * до * рублей за одну справку стандартного образца. Срочность (1-3 дня) удваивает стоимость. Точную цену уточняйте по телефону * или на сайте.

В: Я живу в другом городе. Как получить справку?

О: Оформите запрос через Госуслуги (личный кабинет) или направьте почтовым отправлением с нотариально заверенной подписью и оплатой почтового перевода на реквизиты архива. Ответ придет по почте или в ЛК Госуслуг.

В: Можно ли сфотографировать документы в читальне?

О: Обычно разрешена некоммерческая съемка без штатива и вспышки (для личных нужд). Коммерческая съемка и сканирование, по договору за отдельную плату. Уточняйте правила у дежурного архивариуса.

Значение архива для города и жителей

МКУ «Тольяттинский архив» — это не просто склад бумаг. Это:

• Гарант прав граждан. Ежегодно архив выдает тысячи справок, необходимых для назначения пенсий, получения льгот, оформления наследства, вступления в наследство, решения судебных споров.
• Центр исторической памяти. Документы архива лежат в основе книг по истории Тольятти, выставок в местном краеведческом музее, документальных фильмов, школьных исследовательских работ.
• Ресурс для бизнеса и управления. Документы о земельных участках, строительных разрешениях, коммуникациях (схемы подземных линий) критически важны для стройки, проектирования и кадастровой работы.
• Образовательная площадка. Архив проводит экскурсии для школьников и студентов, стажировки для архивистов, участвует в акциях «Ночь в архиве», «День архивиста».

МКУ «Тольяттинский архив» остается надежным хранилищем документальной памяти города. Переход на электронное делопроизводство, оцифровка фондов и внедрение сервисов «Госуслуг» делают доступ к информации более открытым и удобным для каждого жителя Тольятти.

При планировании визита или отправке запроса обязательно актуализируйте контактные данные и режим работы по телефонам +7 () — или на официальном портале tgl.ru. Заранее подготовленные точные данные (ФИО, даты, названия организаций) значительно ускорят поиск и получение нужного документа.

Статья подготовлена на основе открытых данных официального сайта администрации городского округа Тольятти (tgl.ru) и Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Актуальность контактных данных и тарифов на дату публикации требует верификации у источника.