Вопрос о том, как правильно оформить заявление на отпуск — набрать его на компьютере или написать от руки, — волнует многих работников. Разберёмся в этом подробно с точки зрения законодательства и кадровой практики.
Что говорит закон
Трудовой кодекс РФ не устанавливает строгой формы заявления на отпуск. Главное требование — документ должен быть составлен в письменной форме и содержать личную подпись работника. Это означает, что:
- заявление можно напечатать на компьютере, распечатать и подписать;
- заявление можно написать от руки — это тоже полностью законно;
- можно заполнить готовый бланк, принятый в организации.
Оба варианта имеют одинаковую юридическую силу при условии наличия собственноручной подписи сотрудника.
Когда заявление вообще не нужно
Важно помнить: если отпуск предоставляется строго по утверждённому графику отпусков, писать заявление не требуется. Работодатель обязан лишь уведомить работника о начале отпуска не позднее чем за две недели. Заявление понадобится в следующих случаях:
- отпуск запрашивается вне графика или на другие даты;
- работник устроился на работу в текущем году и не попал в график;
- оформляется отпуск без сохранения зарплаты (за свой счёт);
- запрашивается учебный отпуск;
- часть отпуска переносится или разбивается на части.
Плюсы и минусы каждого способа
Заявление, набранное на компьютере
- аккуратный и читаемый текст;
- легко исправить ошибки до печати;
- можно использовать шаблон организации;
- удобно хранить электронную копию.
Заявление от руки
- не требует техники и принтера;
- исключает сомнения в авторстве документа;
- быстро написать в любой ситуации.
Недостаток рукописного варианта — возможные помарки и неразборчивый почерк, из-за чего кадровая служба может попросить переписать документ.
Как правильно оформить заявление
Независимо от способа написания, заявление должно содержать:
- Шапку, в правом верхнем углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя (например: «Генеральному директору ООО «*» Иванову И.И.»), а также от кого заявление (должность и Ф.И.О. работника).
- Название документа — «Заявление».
- Суть просьбы — вид отпуска, даты начала и окончания, количество календарных дней.
- Дату составления.
- Личную подпись с расшифровкой.
Пример текста
«Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней».
Электронный документооборот
Во многих современных компаниях заявления подаются через системы электронного документооборота (СЭД) или корпоративные порталы. В этом случае документ подписывается электронной подписью или подтверждается через личный кабинет. Такой способ также законен, если он закреплён во внутренних локальных актах организации.
Полезные советы
- Подавайте заявление заранее — минимум за 2 недели, чтобы успели рассчитать отпускные (по закону они выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска).
- Сохраните копию заявления с отметкой о принятии (входящим номером и датой).
- Уточните в отделе кадров, есть ли в организации утверждённый шаблон.
- При подаче заявления вне графика будьте готовы к тому, что работодатель вправе отказать (кроме льготных категорий работников).
Заявление на отпуск можно с одинаковым успехом написать от руки или набрать на компьютере, закон не делает различий между этими способами. Главное, соблюсти структуру документа, указать точные даты отпуска и поставить собственноручную подпись. А если отпуск идёт по графику, заявление и вовсе не потребуется.