Вопрос о том, кому адресовать заявление на отпуск, возникает у многих работников, особенно у тех, кто недавно устроился на новое место работы. Разберёмся в этом вопросе подробно, опираясь на нормы Трудового кодекса РФ и сложившуюся практику кадрового делопроизводства.

Общее правило: кому адресуется заявление

Как правило, заявление на отпуск пишется на имя руководителя организации — генерального директора, директора или иного лица, уполномоченного принимать такие решения. Если вы работаете у индивидуального предпринимателя, заявление адресуется непосредственно ИП-работодателю.

В шапке заявления (в правом верхнем углу) указывается:

• должность руководителя (например, «Генеральному директору ООО «»);
• ФИО руководителя в дательном падеже (например, Иванову И. И.);
• от кого заявление — ваша должность и ФИО в родительном падеже (например, «от менеджера отдела продаж Петровой А. С.*»).

Кому писать заявление в разных ситуациях

Рядовой сотрудник

Если вы обычный работник, заявление адресуется руководителю организации. Однако на практике в крупных компаниях заявление сначала визируется вашим непосредственным начальником (руководителем отдела, начальником цеха), а затем передаётся в отдел кадров и на подпись директору. Уточните внутренний порядок в вашей компании — он может быть закреплён в локальных нормативных актах.

Руководитель структурного подразделения

Начальники отделов и департаментов также пишут заявление на имя генерального директора или иного уполномоченного лица (например, заместителя директора по персоналу, если ему делегированы такие полномочия).

Генеральный директор

Особый случай — отпуск самого руководителя. Здесь всё зависит от устава организации:

• если полномочия по предоставлению отпуска директору отнесены к компетенции общего собрания участников, заявление адресуется членам общего собрания или его председателю;
• если уставом предусмотрено, что директор решает этот вопрос самостоятельно, он издаёт приказ о своём отпуске и о возложении обязанностей на заместителя.

Работник государственного или муниципального учреждения

Заявление пишется на имя руководителя учреждения (директора, начальника, ректора и т. д.). Во многих госучреждениях действуют утверждённые образцы бланков, которые можно получить в отделе кадров.

Как оформить заявление: пошаговая инструкция

1. Шапка. В правом верхнем углу укажите адресата (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и свои данные (должность, ФИО).
2. Название документа. По центру — слово «Заявление».
3. Текст. Укажите вид отпуска и даты. Например: «Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с по продолжительностью 14 календарных дней».
4. Дата и подпись. Внизу поставьте дату составления и личную подпись с расшифровкой.

Виды отпусков и особенности заявлений

• Ежегодный оплачиваемый отпуск, предоставляется по графику отпусков. Если дата совпадает с графиком, заявление может не требоваться (зависит от практики компании), но чаще его всё же пишут.
• Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счёт) — обязательно укажите причину. Руководитель вправе отказать, если вы не относитесь к льготным категориям.
• Учебный отпуск — к заявлению прилагается справка-вызов из учебного заведения. Без неё работодатель не обязан предоставлять отпуск.
• Отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком — прилагаются больничный лист и другие подтверждающие документы.
• Отпуск с последующим увольнением — в заявлении указывается, что после отпуска вы планируете расторгнуть трудовой договор.

Как подать заявление

Существует несколько способов подачи:

• Лично через отдел кадров — попросите поставить отметку о принятии (входящий номер и дату) на вашем экземпляре;
• Через систему КЭДО (кадровый электронный документооборот), если она внедрена в компании;
• Заказным письмом с уведомлением о вручении — актуально, если вы находитесь в другом городе или на больничном;
• Скан по электронной почте — по договорённости с кадровой службой, с последующей передачей оригинала.

Может ли руководитель отказать?

Руководитель может отказать в отпуске в конкретные даты по производственной необходимости, но полностью лишить работника ежегодного отдыха он не имеет права. Кроме того, есть категории работников, которым отказать нельзя — например, родителю троих и более детей, если младшему ещё нет 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Незаконный отказ грозит работодателю штрафом до 50 000 рублей.

В большинстве случаев заявление на отпуск пишется на имя руководителя организации (генерального директора или ИП). Генеральный директор адресует заявление общему собранию участников. Если сомневаетесь — обратитесь в отдел кадров: там подскажут принятый в компании порядок и предоставят образец бланка.