Карточка учета работы грузового автомобиля, это первичный учетный документ, который применяется транспортными предприятиями и организациями, имеющими собственный автопарк, для фиксации показателей работы грузового транспорта. В статье расскажем, что представляет собой этот документ, какие сведения в нем отражаются, как его правильно заполнить и где можно скачать бланк бесплатно.

Что такое карточка учета работы грузового автомобиля

Карточка учета работы грузового автомобиля относится к группе учетных документов и используется для систематизации данных о работе конкретного транспортного средства за определенный период (обычно — месяц). На основании сведений из путевых листов в карточку заносятся показатели, необходимые для:

• начисления заработной платы водителям;
• расчета стоимости транспортных услуг;
• контроля расхода топлива и смазочных материалов;
• анализа эффективности использования автопарка;
• формирования статистической и бухгалтерской отчетности.

Документ ведется, как правило, диспетчером или работником бухгалтерии транспортного предприятия на каждый автомобиль отдельно.

Какие сведения отражаются в карточке

Типовая карточка учета работы грузового автомобиля содержит следующие разделы и реквизиты:

Общие сведения

• наименование организации и структурного подразделения;
• марка и государственный регистрационный номер автомобиля;
• тип автомобиля (бортовой, самосвал, тягач и т.д.);
• табельный номер и Ф.И.О. водителя;
• период, за который ведется учет.

Показатели работы (заполняются по дням)

• дата выполнения работы;
• номер путевого листа;
• время выезда и возвращения;
• показания спидометра (пробег);
• количество перевезенного груза (тонны);
• грузооборот (тонно-километры);
• расход топлива (по норме и фактический);
• время работы в наряде, в т.ч. в движении;
• наименование заказчика (грузоотправителя/грузополучателя).

В конце отчетного периода подводятся итоги: общий пробег, суммарный объем перевозок, общий расход ГСМ, количество отработанных дней и часов. Карточку подписывают ответственное лицо и руководитель подразделения.

Связь с путевыми листами

Основным источником данных для карточки служат путевые листы грузового автомобиля. Напомним, что применяются две основные формы:

• Форма № 4-С — применяется при сдельной оплате труда водителя (оплата зависит от объема перевезенного груза и расстояния);
• Форма № 4-П — применяется при повременной оплате труда (оплата за отработанное время).

Обратите внимание: с 2021 года унифицированные формы путевых листов не являются обязательными — организация вправе разработать собственный бланк, но он должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Приказом Минтранса России. То же относится и к карточке учета: можно использовать типовой образец или адаптировать его под специфику своего предприятия.

Где скачать бланк бесплатно

Бланк карточки учета работы грузового автомобиля доступен для бесплатного скачивания на специализированных правовых и бухгалтерских порталах. Документ обычно предлагается в удобных форматах:

• DOC / DOCX — для редактирования в Microsoft Word;
• XLS / XLSX — для ведения учета в Excel с автоматическими расчетами;
• PDF, для печати готового бланка;
• RTF — универсальный текстовый формат.

Актуальные формы также можно найти в справочно-правовых системах (например, в системе «КонсультантПлюс» доступна форма карточки учета работы грузового автомобиля; новым пользователям предоставляется бесплатный пробный доступ на 2 дня). На многих сайтах скачивание доступно после просмотра короткой рекламы или без регистрации.

При необходимости получения консультации по вопросам оформления транспортных документов можно обратиться на горячую линию юридической поддержки: 8-800-350— (звонок по России бесплатный).

Рекомендации по заполнению

1. Заводите отдельную карточку на каждый автомобиль и на каждый отчетный период.
2. Заполняйте карточку ежедневно на основании сданных путевых листов — это исключит ошибки и расхождения.
3. Сверяйте фактический расход топлива с нормативным; при значительных отклонениях проводите проверку.
4. Храните заполненные карточки вместе с путевыми листами в течение установленного срока (не менее 5 лет).
5. При ведении учета в электронном виде обеспечьте возможность распечатки документа для проверяющих органов.

Карточка учета работы грузового автомобиля, удобный инструмент контроля и анализа работы грузового транспорта. Скачать бланк бесплатно можно на профильных сайтах в форматах DOC, XLS или PDF, а при необходимости форму легко адаптировать под потребности конкретной организации. Главное — вести документ регулярно и аккуратно, опираясь на данные путевых листов.