Административный отпуск (часто называемый «отпуском за свой счет» или «неоплачиваемым отпуском») предоставляется работнику по его письменному заявлению на основании ст. 128 ТК РФ или иных нормативных актов. В отличие от ежегодного оплачиваемого отпуска, для его оформления не требуется утвержденный график, однако строгая процедура подачи заявления и получения распоряжения руководителя обязательна.

Важно: С 09 апреля 2026 года актуальны изменения в трудовом законодательстве, касающиеся сроков рассмотрения заявлений и категорий работников, имеющих безусловное право на такой отпуск. Ниже приведены актуальные образцы и правила оформления.

Общие правила оформления заявления

Заявление пишется от имени работника адресованному руководителю организации. По закону единой формы не существует, поэтому используется свободная письменная форма, но с соблюдением делового стиля.

Обязательные реквизиты документа:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя, должность, название организации), От кого (ФИО работника, должность, табельный номер/подразделение).
• Название документа: «Заявление» (по центру строки).
• Текст просьбы: Четкое указание цели («прошу предоставить мне административный отпуск»), срока (даты начала и окончания, количество календарных дней), основания (по желанию, по семейным обстоятельствам, учеба и т.д.).
• Ссылка на нормативную базу: Например, «на основании ч. 1 ст. 128 ТК РФ» или конкретного пункта ч. 2-4 ст. 128 ТК РФ (для льготных категорий).
• Дата составления и личная подпись работника с расшифровкой.

Совет: Заявление лучше подать заранее (обычно за 2–3 недели до предполагаемого начала отпуска), чтобы у работодателя было время на оформление приказа и перерасчет зарплаты, хотя закон жесткого срока подачи не устанавливает (кроме случаев, когда отпуск предоставляется «обязательно»).

Категории работников и основания для предоставления

Согласно ст. 128 ТК РФ, основания делятся на два типа:

1. Обязательное предоставление (работодатель не имеет права отказать):
   • Участники ВОВ, трудового фронта, лица, получившие радиационные дозы (до 14 дней в год).
   • Пенсионеры по возрасту (до 14 дней в год).
   • Родители (супруги) военнослужащих, погибших/умерших от ранения/болезни (до 14 дней).
   • Рабочие инвалиды (до 60 дней в год).
   • Лица, вступившие в брак, родившие ребенок, похоронившие близкого родственника (обычно до 5 дней, если иное не установлено КТ/ЛНА).
2. По соглашению сторон (по желанию работника): Любые иные причины (поездка, ремонт, отдых, уход за больным родственником, не входящим в льготные категории). Работодатель вправе отказать без объяснения причин.

Образцы заявлений (с маскировкой персональных данных)

Ниже приведены типовые образцы. В квадратных скобках [] указаны места для вставки ваших данных. Реальные фамилии, адреса, телефоны и номера документов в примерах скрыты маской .

Образец №1: Стандартное заявление «по желанию» (по соглашению сторон)

Используется, когда у вас нет безусловного права на отпуск, и вы просите руководство пойти навстречу.

Образец №2: Заявление по безусловному основанию (ст. 128 ТК РФ)

Пример для пенсионера по возрасту или участника ВОВ. Отказ в этом случае незаконен.

Образец №3: Заявление в связи с регистрацией брака / рождением ребенка / похоронами (до 5 дней)

Основание: ч. 3 ст. 128 ТК РФ (или коллективный договор, если он устанавливает больший срок).

Образец №4: Заявление на административный отпуск для обучения (ученики очной формы)

Основание: ст. 173 ТК РФ (для сдачи экзаменов, защиты дипломов и т.д.). Это отдельный вид неоплачиваемого отпуска, но оформляется аналогично.

Процедура оформления: от заявления до приказа

После написания заявления алгоритм действий следующий:

1. Подача заявления: В двух экземплярах (один остается в кадрах/у руководителя, второй с отметкой о принятии остается у вас). Можно подать через ЭДО (электронный документооборот), если он внедрен в компании.
2. Рассмотрение: Руководитель ставит резолюцию («Рассмотреть», «Предоставить», «Отказать» с указанием причины). Для льготных категорий резолюция только «Предоставить».
3. Издание приказа (распоряжения): Оформляется по единой форме Т-6 (приказ о предоставлении отпуска) или свободной форме распоряжения. В приказе указывается: основание (номер и дата заявления), вид отпуска (административный/неоплачиваемый), сроки, основание закона (ст. 128 ТК РФ).
4. Ознакомление под роспись: Работник ознакомляется с приказом под личную подпись в течение 3 рабочих дней с момента издания.
5. Внесение записей: В табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) ставится код «ОД» (код 37) — неоплачиваемый отпуск. В трудовую книжку запись НЕ вносится (только в личную карточку работника — форму Т-2).

Важные нюансы и риски

• Продолжительность: Закон не устанавливает максимальный срок для отпуска «по желанию» (только для льготных категорий). Срок договаривается со сторонами. Однако, если отпуск превышает 14 дней в году, период свыше 14 дней не засчитывается в стаж для расчета ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 4 ст. 121 ТК РФ).
• Отзыв из отпуска: Работодатель не имеет права отозвать вас из административного отпуска досрочно без вашего согласия (в отличие от оплачиваемого). Вы можете вернуться раньше только по собственному заявлению.
• Больничный в отпуске: Если вы заболели во время административного отпуска, он не продлевается и не переносится. Больничный лист оплачивается по общим правилам, но дни отпуска не возвращаются.
• Увольнение: В период административного отпуска работодатель не имеет права уволить вас по инициативе организации (ликвидация, штатное сокращение и т.д.), за исключением полной ликвидации юрлица.
• Оплата: Заработная плата за дни административного отпуска не начисляется. Страховые взносы работодатель также не платит.

Электронный документооборот (ЭДО) и удаленная работа

В 2026 году большинство крупных и средних компаний перешли на ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО). Процедура подачи заявления через ЭДО:

1. Авторизация в личном кабинете сотрудника / портале самообслуживания (ESS).
2. Выбор типа документа: «Заявление на неоплачиваемый отпуск».
3. Заполнение полей (даты, основание, приложение сканов документов-оснований).
4. Подписание усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или простой ЭП (внутрикорпоративной), если это допущено локальным нормативным актом.
5. Отправка на согласование руководителю и в HR-отдел.

Внимание: Если вы работаете удаленно (ст. 312.1–312.5 ТК РФ), порядок предоставления административного отпуска не меняется. Заявление подается в электронном виде, приказ направляется вам для ознакомления под ЭЦП.

Чек-лист перед подачей заявления

Грамотно написанное заявление — залог быстрого и законного оформления административного отпуска. Всегда указывайте конкретную статью ТК РФ, дающую вам право на отпуск (если оно безусловное), и сохраняйте копию заявления с входящим номером/подписью принявшего. В случае отказа в предоставлении обязательного отпуска (для пенсионеров, инвалидов и др.) действия работодателя можно обжаловать в ГИТ (Государственная инспекция труда) или в суде.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. В сложных ситуациях рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу.