Канцелярия Администрации Оренбургской области — это ключевой структурный подразделение, обеспечивающее организационно-техническое, документарное и информационное сопровождение деятельности Губернатора, Правительства области и Администрации в целом․ В статье подробно разбираются задачи, внутренняя структура, порядок документооборота и способы взаимодействия с гражданами и организациями․
Основные задачи и полномочия
Деятельность Канцелярии регламентируеться Положением о Канцелярии, утверждаемым Главой Администрации․ Ключевые направления работы включают:
- Организация документооборота: регистрация, учет, движение, исполнение и контроль за исполнением входящих, исходящих и внутренних документов․
- Обеспечение заседаний: организационная подготовка заседаний Правительства области, совещаний при Губернаторе, Президиумов и иных коллегиальных органов․
- Работа с обращениями граждан: прием, регистрация, разбор и контроль за сроками рассмотрения заявлений, жалоб и предложений (взаимодействие с порталом ГОСУСЛУГИ и региональной системой ЭПГУ)․
- Архивное дело и секретность: формирование архива Администрации, защита гостайны, служебной тайны и персональных данных․
- Издательская деятельность: подготовка к публикации нормативных правовых актов области в официальных изданиях («Оренбургская область», «Вестник Администрации»)․
- Кладочно-справочная работа: ведение систем классификаторов, номенклатур дел и справочников․
Внутренняя структура подразделения
На структура Канцелярии типово для регионального исполнительного органа и включает следующие основные сектора (отделы):
- Сектор входящего и исходящего документооборота (СВИД): первичная регистрация всей корреспонденции, рассылка исходящих документов, работа с курьерской связью и ЭДО (электронный документооборот)․
- Сектор исполнительского документооборота и контроля (СИДК): распределение поручений по структурным подразделениям, контроль сроков исполнения поручений Губернатора, Председателя Правительства и руководителя Администрации․
- Сектор работы с обращениями граждан и организаций (СОГО): прием личных обращений, работа с почтой, электронными обращениями через ЕПГУ/РПГУ, формирование аналитики по тематике обращений․
- Сектор заседаний и протокольной работы: подготовка повесток дня, ведение протоколов, оформление постановлений и распоряжений заседаний Правительства․
- Архив и сектор секретного делопроизводства: хранение дел постоянного и длительного хранения, работа с документами, содержащими сведения, составляющие гостайну (уровни «Совершенно секретно», «Секретно») и служебную тайну․
- Редакционно-издательский сектор (или группа): правка, верстка и отправка актов в официальные публикации․
Примечание: Наименования секторов могут незначительно варьироваться в зависимости от действующего Положения, утверждаемого ежегодно или при смене руководства․
Руководство и ключевые должностные лица
Руководитель Канцелярии — Начальник Канцелярии Администрации Оренбургской области․ На текущую дату эту должность занимает * * (ФИО скрыто в соответствии с политикой конфиденциальности)․
Начальник Канцелярии подчиняется непосредственно Руководителю Администрации Оренбургской области ( * *) и координирует свою работу с Заместителями Руководителя Администрации, курирующими вопросы внутренней политики, правового обеспечения и взаимодействия с общественностью․
Заместители начальника канцелярии отвечают за отдельные блоки:
- Зам․ по документообороту и контролю — * * ;
- Зам․ по работе с обращениями и архивом — * *․
Порядок обращения граждан и организаций
Личный прием (Приемная Губернатора / Приемная Администрации)
Канцелярия организует прием граждан руководителями Администрации․ График приема:
- Губернатор области: по предварительной записи через портал «Госуслуги» или по телефону единого справочно-информационного центра․
- Руководитель Администрации / Заместители: в установленные дни недели (обычно вторник, четверг) в приемной Администрации․
- Начальник Канцелярии: по вопросам документооборота и организации приема — по предварительной записи․
Адрес приемной: г․ Оренбург, ул․ , д․ (Здание Администрации Оренбургской области, корпус/вход)․
Письменные и электронные обращения
Обращения можно направить следующими способами:
- Почтой РФ: 460*, г․ Оренбург, ул․ , д․ — Администрация Оренбургской области, Канцелярия (Сектор работы с обращениями)․
- Портал «Госуслуги» (ЕПГУ): раздел «Обращения к государственным органам» → Выбор адресата: «Администрация Оренбургской области»․
- Региональный портал ГУС (РПГУ):
portal․orb;ru(раздел «Обращения»)․ - Электронная почта Канцелярии (для служебной корреспонденции): kanc*@orb․ru (адрес частично маскирован)․
- Ящик на сайте Администрации: форма обратной связи на
orb․ru․
Телефоны справочно-информационной службы и Канцелярии
Для уточнения статуса обращения, правил оформления документов или записи на прием:
- Единый справочно-информационный центр (Колл-центр): 8 (3532) ー (многоканальный)․
- Телефон доверия / Горячая линия Губернатора: 8 (3532) ー ․
- Прямая линия Канцелярии (регистратура входящих): 8 (3532) ⸺ ․
- Факс Канцелярии: 8 (3532) ⸺ ․
Особенности электронного документооборота (ЭДО)
С 2020-х годов Администрация Оренбургской области полностью перешла на электронный документооборот внутри ведомства и во взаимодействии с муниципальными районами, министерствами и ведомствами области․
Основные используемые системы:
- СЭД «ДелО» / «1С:Документооборот» (корпоративная версия): основная система внутреннего делопроизводства․
- СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия): для обмена данными с федеральными органами (Минэкономразвития, Минфин, Росстат и др․)․
- РЭП (Региональная электронная платформа): для взаимодействия с муниципалитетами области․
- ЭПГУ/РПГУ: для приема обращений граждан и юридических лиц․
Юридические лица, направляющие официальные письма в Администрацию, рекомендуется использовать каналы ЭДО (через операторов ЭДО, подключенных к СМЭВ/РЭП) или направлять сканы подписанных оригиналов на официальный электронный адрес канцелярии с последующей отправкой бумажного оригинала по почте․
Контроль за исполнением поручений и контрольных цифр
Канцелярия ведет Единый реестр поручений․ Ключевые показатели эффективности работы подразделения:
- Процент исполнения поручений Губернатора и Правительства в установленные сроки (целевой показатель — не ниже %)․
- Сроки регистрации входящей корреспонденции (не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления)․
- Сроки выдачи исходящих документов адресатам (не позднее 3 рабочих дней после подписания)․
- Процент удовлетворенных обращений граждан по существу․
Еженедельно Руководитель Администрации проводит совещание по контролю за исполнением поручений, на котором Начальник Канцелярии докладывает о проблемах и просрочках․
Архивное обеспечение и доступ к информации
Архив Канцелярии формирует фонд Администрации․ Доступ к документам архива предоставляется в соответствии с ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» и региональным законодательством․
- Сроки хранения: дела постоянного хранения (историческая ценность) — бессрочно; дела длительного хранения — до 10, 30, 50, 75 лет в зависимости от вида дела․
- Выдача справок и копий: гражданам — по запросам о предоставлении архивных сведений (законные интересы); ведомствам, по служебным запискам․
- Контакты архива (справочно): тел․ 8 (3532) ー , адрес: г․ Оренбург, ул․ , д․ (отдельное помещение/здание архива)․
Регламент рассмотрения обращений (сводная таблица)
| Вид обращения | Срок регистрации | Срок рассмотрения по существу | Нормативная база |
|---|---|---|---|
| Письменное обращение (почта) | 1 рабочий день со дня поступления | 30 календарных дней (при необходимости до 45 дней с уведомлением) | ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» |
| Электронное обращение (ЕПГУ/РПГУ/Сайт) | Автоматически при поступлении / 1 рабочий день | 30 календарных дней (при необходимости до 45 дней) | ФЗ-59, Постановление Правительства РФ № 1016 |
| Личное обращение (на приеме) | В день приема (протокол/заявление) | 15 календарных дней (если вопрос не решается сразу) | ФЗ-59, Административный регламент Администрации |
| Служебная записка / Межведомственный запрос | 1 рабочий день | 10–30 рабочих дней (зависит от категории сложности) | ГОСТ Р 7․0․97-2016, Внутренние регламенты |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как проверить статус своего обращения?
По номеру регистрации (формат: /-/) на портале Госуслуг (личный кабинет), на сайте orb․ru в разделе «Обращения граждан» или по телефону канцелярии 8 (3532) ー ․
Можно ли подать обращение анонимно?
Анонимные обращения не рассматриваются по существу (ст․ 7 ФЗ-59)․ Однако сообщения о коррупционных правонарушениях могут быть направлены через специальные защищенные каналы (сайт Антикоррупционного департамента, горячая линия), где конфиденциальность гарантируется законом․
Как оформить служебную записку в Администрацию от юрлица?
На бланке организации с указанием исходящего номера/даты, адресата (Губернатору / Руководителю Администрации / Начальнику Канцелярии), подписи руководителя и печати (при наличии)․ Направлять через ЭДО или почтой РФ․
Где найти тексты Постановлений Правительства области?
В официальном интернет-портале правовой информации pravo․gov․ru (раздел «Региональные акты»), на сайте Администрации orb․ru (раздел «Документы» → «Постановления Правительства»), в газете «Оренбургская область»․
Канцелярия Администрации Оренбургской области выполняет функцию «нервного центра» регионального управления․ Эффективность работы всего аппарата, от скорости реагирования на сигналы граждан до качества подготовки нормативных актов, во многом зависит от слаженной работы канцелярийских служб: регистратуры, контрольных групп, архива и сектора заседаний․
Для получения актуальной информации о графике приемов, изменении реквизитов или вводе новых электронных сервисов рекомендуется обращаться к официальному сайту orb․ru или звонить в единый колл-центр по телефону 8 (3532) ー ․
Данные актуальны на ․ Персональные данные должностных лиц, контактные телефоны внутренних линий и точные номера кабинетов частично скрыты (*) в соответствии с требованиями безопасности и политикой конфиденциальности․ Для уточнения деталей обращайтесь в справочно-информационный центр Администрации․