Система СБИС (Система Быстрых Информационных Сообщений), одна из самых популярных платформ электронного документооборота (ЭДО) в России. Одна из частых задач пользователей — отправка документов в ответ на запрос контрагента, налоговой инспекции или другого органа. В этой статье подробно разберём, как это сделать.
Что такое запрос документов в СБИС
Запрос документов, это официальное требование предоставить определённые бумаги. Запросы могут поступать:
- от налоговой инспекции (ФНС) — например, в рамках камеральной или выездной проверки;
- от контрагентов — для подтверждения сделки, сверки взаиморасчётов;
- от внебюджетных фондов и других государственных органов.
Все входящие запросы отображаются в разделе «Документы» → «Входящие» либо в специальном разделе «Отчетность», если запрос пришёл из госоргана.
Пошаговая инструкция: ответ на запрос контрагента
Шаг 1. Найдите входящий запрос
- Авторизуйтесь в СБИС (через браузер или приложение СБИС Плагин).
- Перейдите в раздел «Документы».
- Откройте папку «Входящие» и найдите письмо с запросом. Обычно оно помечено соответствующим статусом.
Шаг 2. Сформируйте ответ
- Откройте запрос и нажмите кнопку «Ответить» или «Создать документ».
- Прикрепите нужные файлы: нажмите «Вложить файл» и выберите документы с компьютера (PDF, JPEG, XML и другие форматы).
- При необходимости добавьте сопроводительный текст — пояснение, что именно вы направляете.
Шаг 3. Подпишите и отправьте
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Подтвердите действие с помощью электронной подписи (введите пароль от сертификата или код из SMS, в зависимости от типа подписи).
- Дождитесь смены статуса на «Доставлен» — это подтверждение, что документы получены адресатом.
Как ответить на запрос налоговой инспекции
Если запрос пришёл от ФНС, порядок действий немного отличается:
- Перейдите в раздел «Отчетность» → «Входящие» (или «Требования»).
- Откройте требование ФНС и внимательно изучите перечень запрашиваемых документов и срок ответа (обычно 10 рабочих дней).
- Нажмите «Ответить на требование».
- Прикрепите скан-копии документов. Обратите внимание: ФНС предъявляет требования к формату файлов (как правило, PDF или TIFF, с ограничением по размеру).
- Подпишите ответ квалифицированной электронной подписью и отправьте.
- Сохраните квитанцию о приёме — она подтверждает, что вы исполнили требование в срок.
Полезные советы
- Следите за сроками. За непредставление документов по требованию ФНС предусмотрен штраф.
- Проверяйте качество сканов. Нечитаемые документы инспекция может не принять.
- Используйте фильтры. В разделе «Документы» удобно фильтровать входящие по типу «Запрос», чтобы ничего не пропустить.
- Настройте уведомления. В личном кабинете можно включить оповещения о новых входящих документах на email или в мобильное приложение.
Техническая поддержка
Если возникли сложности с отправкой документов, обратитесь в поддержку СБИС:
- Телефон горячей линии: 8-800—* (звонок бесплатный);
- Онлайн-чат в личном кабинете СБИС;
- Электронная почта: support@*.ru.
Отправка документов на запрос через СБИС, простая процедура, которая занимает несколько минут. Главное — вовремя заметить входящий запрос, правильно подготовить файлы и подписать их электронной подписью. Регулярно проверяйте папку «Входящие» и соблюдайте установленные сроки, чтобы избежать штрафных санкций и недоразумений с контрагентами и госорганами.