Электронный документооборот (ЭДО) в системе СБИС позволяет обмениваться документами с юридическим значением с контрагентами, госорганами и сотрудниками без использования бумажных носителей. Первым шагом к началу работы является отправка запроса на подключение к ЭДО (приглашения) вашему контрагенту. В этой статье мы подробно разберем все способы сделать это через веб-интерфейс и десктопное приложение.
Содержание
- Подготовительный этап: что нужно проверить
- Способ 1: Отправка запроса через веб-версию СБИС
- Способ 2: Отправка запроса через СБИС++ (десктопное приложение)
- Как найти контрагента: поиск по ИНН, названию или адресу
- Настройка текста приглашения и выбор тарифа
- Отслеживание статуса запроса
- Частые ошибки и их решения
- Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Подготовительный этап: что нужно проверить
Прежде чем нажимать кнопку «Отправить», убедитесь в следующем:
- Активная подпись: У вашей организации должен быть действующий квалифицированный сертификат электронной подписи (КЭП), загруженный в СБИС.
- Права доступа: Ваша учетная запись должна иметь роль «Администратор», «Руководитель» или специальную роль «Управление ЭДО/Контрагентами».
- Реквизиты контрагента: Точный ИНН (КПП для юрлиц) или полное наименование организации. Если у контрагента несколько филиалов, уточните КПП нужного отделения.
- Оператор ЭДО: Проверьте, не подключен ли контрагент уже к другому оператору (Диадок, 1С-ЭДО, Такском и др.). СБИС поддерживает роуминг, но процесс подключения будет отличаться.
Способ 1: Отправка запроса через веб-версию СБИС
Это самый актуальный способ на , так как веб-интерфейс постоянно обновляется и не требует установки дополнительного ПО.
Пошаговая инструкция:
- Авторизуйтесь в личном кабинете на портале online.sbis.ru (используя логин/пароль или вход по ЭЦП).
- В левом меню перейдите в раздел «Контрагенты» (значок портфеля или люди).
- Нажмите кнопку «+ Добавить» или «Пригласить в ЭДО» (расположение кнопки может незначительно варьироваться в зависимости от версии интерфейса, обычно это верхняя панель).
- В открывшемся окне выберите способ поиска:
- По ИНН/КПП — самый надежный способ.
- По названию — если ИНН неизвестен.
- Из реестра моих контрагентов — если карточка уже создана, но ЭДО не настроен.
- Введите ИНН (например, 7777) и нажмите «Найти».
- В результатах поиска найдите нужную организацию. Обратите внимание на значки:
- 🟢 Зеленый значок СБИС — уже подключен к СБИС (запрос уйдет мгновенно).
- 🔵 Синий значок «Роуминг» — подключен к другому оператору (запрос уйдет через роуминг).
- ⚪ Серый/Нет значка, не подключен к ЭДО (придет email-приглашение).
- Нажмите на строку с организацией → нажмите «Пригласить в ЭДО».
- Заполните форму приглашения (см. раздел Настройка текста приглашения).
- Нажмите «Отправить». Подпишите действие своей ЭЦП, если система потребует.
Способ 2: Отправка запроса через СБИС++ (Десктоп)
Если ваша компания использует классическое приложение СБИС++ (установленное на ПК), алгоритм следующий:
- Запустите СБИС++ и войдите под своей учетной записью.
- Откройте раздел «Контрагенты» (обычно вкладка «Справочники» → «Контрагенты» или отдельная панель слева).
- В командной панели нажмите «Создать» → «Контрагент» или кнопку «Пригласить в ЭДО» (иконка конверта со стрелкой).
- В мастере добавления выберите «Найти в интернете» или «Выбрать из списка».
- Введите ИНН (* * *) и нажмите «Поиск».
- Выделите найденную организацию, нажмите «Далее» / «Пригласить».
- Заполните параметры приглашения (контактное лицо, email, комментарий).
- Нажмите «Готово» / «Отправить». Подпишите отправку ЭЦП.
Примечание: В новых версиях СБИС++ интерфейс максимально сближен с веб-версией, поэтому кнопки могут называться идентично.
Как найти контрагента: нюансы поиска
Поиск по ИНН/КПП (Рекомендуемый)
Гарантирует точность. Введите ИНН (10 цифр для юрлица, 12 для ИП). Для крупных организаций с филиалами обязательно уточняйте КПП (9 цифр), иначе запрос уйдет в головную организацию, а не в нужное отделение.
Поиск по названию
Используйте, если ИНН неизвестен. Введите полное или сокращенное наименование. Система выдаст список вариантов. Всегда сверяйте ИНН и адрес юрлица в карточке найденного контрагента, чтобы не ошибиться с одноименными компаниями.
Поиск по адресу
Доступен в расширенном поиске. Полезен, если известен только адрес склада или офиса контрагента. Введите город, улицу, дом (например, г. Москва, ул. , д. ).
Реестр моих контрагентов
Если вы уже оформляли исходящие документы (счета, УПД) на эту фирму, но не настраивали ЭДО, карточка уже есть в базе. Просто откройте её и нажмите «Подключить ЭДО» / «Пригласить».
Настройка текста приглашения и выбор тарифа
После выбора контрагента откроется форма «Приглашение в ЭДО». Заполните её внимательно:
Основные поля:
- Контактное лицо: ФИО сотрудника контрагента, который будет принимать решение или настраивать ЭДО (например, Иванов И.*).
- Email: Рабочая почта контактного лица. Критически важно: на этот адрес придет ссылка для регистрации/входа. Проверьте на опечатки.
- Телефон: Необязательно, но полезно для СМС-уведомлений (формат: +7 () —).
- Комментарий (Текст письма): По умолчанию стоит стандартный шаблон. Рекомендуется добавить контекст: «Уважаемые коллеги, приглашаем к обмену УПД/счетами/актами через СБИС по договору № 123 от . Ждем вашего подтверждения.»
Выбор тарифа для контрагента (Важно!)
В форме приглашения часто есть настройка «Тариф для контрагента» или «Кто платит»;
- «Платит отправитель» (Вы): Вы оплачиваете исходящие документы. Для контрагента получение и подписание — бесплатно. Это лучший вариант, чтобы мотивировать партнера подключиться быстро.
- «Платит получатель» (Контрагент): Контрагент оплачивает входящие. Часто вызывает отказ.
- «Общий баланс» / «Роуминг»: Настраивается отдельно в настройках тарифа вашей организации.
Отслеживание статуса запроса
После отправки запрос не исчезает — его можно контролировать:
- Перейдите в раздел «Контрагенты».
- Найдите организацию в списке (можно отфильтровать по статусу «Ожидает подключения»).
- В карточке контрагента или в строке списка будет отображен статус:
- «Запрос отправлен» / «Ожидает подтверждения», письмо ушло, контрагент не реагировал.
- «Просмотрено» — контрагент открыл письмо/уведомление.
- «Подключен» / «Активен», успех! Можно отправлять документы.
- «Отклонен» / «Ошибка» — контрагент нажал «Отказаться» или произошел сбой (неверный email, нет ЭЦП).
Что делать, если статус «Ожидает подтверждения» долгое время?
- Нажмите в карточке контрагента кнопку «Напомнить» (переотправка email/SMS).
- Позвоните контактному лицу по телефону +7 () — и уточните, не попalo ли письмо в «Спам».
- Проверьте, не блокирует ли антивирус/фаервол контрагента домены sbis.ru, online.sbis.ru, edo.sbis.ru.
Частые ошибки и их решения
| Ошибка / Ситуация | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Кнопка «Пригласить в ЭДО» неактивна | Нет прав администратора / нет действующей ЭЦП у вашей орг. | Обратитесь к админу СБИС в вашей компании (логин: admin*) или обновите сертификат в разделе «Ключи и сертификаты». |
| Контрагент не найден по ИНН | Организация только что зарегистрирована в ФНС / введена неверно цифра. | Проверьте ИНН на сайте ФНС (service.nalog.ru). Подождите 1-2 дня после регистрации фирмы. |
| Статус «Ошибка доставки» / Email не доходит | Неверный email / Строгий спам-фильтр у контрагента. | Уточните email по телефону. Попросите добавить no-reply@sbis.ru в белый список. Используйте кнопку «Напомнить». |
| Контрагент подключен к другому оператору (Диадок/1С) | Роуминг не настроен автоматически. | В карточке контрагента выберите «Подключить через роуминг». Убедитесь, что у вас в тарифе включена опция «Роуминг». |
| Контрагент нажал «Подключиться», но ЭДО не работает | Он зарегистрировался, но не загрузил свою ЭЦП / не подтвердил права. | Попросите контрагента зайти в СБИС → «Настройки» → «Ключи и сертификаты» → загрузить КЭП. Без ЭЦП подписать документы нельзя. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Сколько стоит отправка запроса на подключение?
Отправка приглашения бесплатна. Плата взимается только за отправку/получение конкретных документов (в зависимости от вашего тарифа).
Можно ли отправить запрос сразу нескольким контрагентам (массово)?
В стандартном интерфейсе, нет, только по одному. Для массовых рассылок используйте API СБИС (для разработчиков) или обратитесь к менеджеру СБИС за настройкой интеграции через 1С/ERP.
Что такое «Роуминг» и нужно ли его включать?
Роуминг — это обмен документами между разными операторами ЭДО (СБИС ↔ Диадок, СБИС ↔ 1С-ЭДО и т.д.). Если ваш контрагент уже работает в другом операторе, вам обязательно нужен роуминг. Проверьте в настройках тарифа («Тарифы и опции» → «Роуминг»), включена ли он. Часто он платный или входит в коробочные тарифы «Профи»/«Корп».
Контрагент потерял письмо-приглашение. Как выслать повторно?
В разделе «Контрагенты» найдите организацию → откройте карточку → нажмите кнопку «Напомнить» или «Отправить приглашение повторно». Можно также скопировать ссылку-приглашение (есть в карточке) и прислать её в мессенджере/почте самостоятельно.
Нужно ли контрагенту покупать токен (флешку) для работы с СБИС?
Для подписания документов (счета, УПД, акты) — да, нужна КЭП на токене (Рутокен, eToken, JaCarta) или в облаке (СБИС ID / Ключ на телефоне). Для только просмотра входящих документов — токен не нужен, достаточно логина/пароля или СБИС ID. Лучше заранее согласовать этот момент с партнером.
Отправка запроса на ЭДО в СБИС — процедура простая, но требующая внимательности к реквизитам (ИНН/КПП) и контактным данным (Email/Телефон). Ключевые моменты успеха:
- Используйте веб-версию online.sbis.ru — она актуальнее.
- Всегда ищите по ИНН/КПП.
- Выбирайте тариф «Платит отправитель» для входящих документов партнера.
- Добавляйте в комментарий номер договора/счета — это ускоряет реакцию бухгалтерии контрагента.
- Контролируйте статусы и используйте кнопку «Напомнить» через 1-2 дня.
После успешного подключения (статус «Активен») вы сможете создавать исходящие документы (Счет, УПД, Акт, ТОРГ-12) прямо в разделе «Документы» → «Создать» и отправлять их в один клик. Удачной работы с бескागовым документооборотом!
Статья актуальна на . Интерфейс СБИС регулярно обновляется; при обнаружении расхождений обратитесь в техподдержку СБИС (телефон: 8-800-*— или чат в личном кабинете).