Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который подтверждает право сотрудника подписывать документы и отчеты от имени организации․ Система Saby (СБИС) позволяет оформить такую доверенность полностью в электронном виде: создать, подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП) и зарегистрировать в ФНС․ Разберем весь процесс по шагам․
Что понадобится перед началом работы
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя организации или ИП․ Получить ее можно в удостоверяющем центре по двум документам, паспорту и СНИЛС․ Стоимость носителя (рутокена) — от 3* рублей․
- Лицензия КриптоПРО — отвечает за корректную интерпретацию данных из подписи․
- Лицензия СБИС ЭДО по тарифу, соответствующему объему отправок документов․
- Зарегистрированная в Saby электронная подпись․ Информацию об ЭП, которой вы будете подписывать отчеты, нужно предварительно отправить в госорганы․
Шаг 1․ Создание доверенности в СБИС
Чтобы передать часть полномочий по подписанию документов и отчетов другому должностному лицу, оформите доверенность прямо в системе:
- Войдите в личный кабинет Saby․ Для входа нажмите «По электронной подписи» и выберите нужную ЭЦП․
- Перейдите в раздел работы с электронными подписями и доверенностями․
- Нажмите кнопку создания новой доверенности и заполните данные: сведения о доверителе (организации), данные уполномоченного представителя (ФИО, например Иванов И․ И․*, паспортные данные, СНИЛС), перечень полномочий и срок действия․
- Формат МЧД поддерживает все необходимые опции для ЭДО: передоверие, выпуск доверенности от нескольких доверителей или нескольким представителям․
Шаг 2․ Подписание доверенности ЭЦП
После заполнения доверенность нужно подписать квалифицированной подписью руководителя:
- Если руководитель работает в системе, он подписывает документ своей КЭП напрямую․
- Если руководителя нет в системе — отправьте запрос на подпись по email․ Руководитель подтвердит доверенность прямо из письма одним кликом․
- Если у вас несколько электронных подписей — кликните доверенность и выберите подходящую, которая дает право подписывать документы от имени организации․
Шаг 3․ Регистрация МЧД в ФНС
МЧД нужно не только сформировать и согласовать с руководством, но и зарегистрировать в госорганах, куда вы собираетесь отправлять документы и отчеты․ В СБИС этот процесс автоматизирован:
- Откройте подписанную доверенность․
- Нажмите кнопку «Зарегистрировать», и Saby сам отправит МЧД во все госорганы, включая реестр ФНС․
- Дождитесь подтверждения регистрации․ Статус доверенности отобразится в системе․
Шаг 4․ Использование доверенности в ЭДО
После регистрации уполномоченный сотрудник может подписывать и отправлять документы контрагентам от имени организации․ При обмене документами система автоматически прикладывает сведения о доверенности․ Контрагент может:
- запросить у вас МЧД через систему СБИС;
- проверить подлинность и актуальность полученного документа;
- использовать доверенность для подтверждения полномочий подписанта․
Контроль и хранение доверенностей
СБИС позволяет хранить всю информацию о выпущенных МЧД компании в одном месте․ Вы можете в любой момент:
- проверить статус и срок действия доверенности;
- отозвать доверенность при увольнении сотрудника или изменении полномочий;
- выпустить новую МЧД взамен истекшей․
Полезные советы
- Для самозанятых и небольших компаний, которым нужно только отправлять документы контрагентам (до 100 документов в год), достаточно минимального тарифа ЭДО, КЭП физлица и лицензии КриптоПРО․
- Бесплатную электронную подпись от ФНС можно зарегистрировать в СБИС: вставьте носитель в компьютер и пройдите регистрацию в системе․
- За консультацией по тарифам обращайтесь в службу поддержки Saby по телефону 8-800-*— или в офисы компании (адреса региональных представительств указаны на сайте saby-sbis․ru)․