Взаимодействие с контролирующими органами, неотъемлемая часть работы бухгалтера. Современные версии программ 1С (на платформе 8.3) в связке с сервисом 1С-Отчетность позволяют не только сдавать регламентированную отчетность, но и полноценно вести электронный документооборот с ФНС и СФР: отправлять ответы на требования, уведомления, пояснения и исходящие запросы. В этой статье подробно разберем алгоритм действий на актуальной дате .

Предварительные условия: что нужно для работы

Прежде чем формировать исходящий документ, убедитесь, что выполнены обязательные настройки:

• Активная подписка на ИТС и подключенный сервис 1С-Отчетность (или 1С-Фреш с включенным модулем отчетности).
• Действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица. Сертификат должен быть установлен в реестр «Личное» текущего пользователя Windows или на токене (Рутокен, eToken и др.).
• Настроенные реквизиты организации: ИНН, КПП, ОКТМО, код налогового органа (Код ИФНС). Проверьте их в разделе Администрирование — Организации.
• Настроенные доверенности (МЧД — машиночитаемые доверенности): если отправляет не руководитель, а бухгалтер. В сервисе 1С-Отчетность (раздел «Доверенности») должна быть загружена действующая МЧД с полномочиями на представление документов в ФНС. Важно: в строке «Органы, для которых действует доверенность» рекомендуется выбирать «Действует для всех налоговых органов» для универсальности.
• Доступ к интернету и корректная работа криптопровайдера (КриптоПро CSP, VipNet CSP и др.).

Основные сценарии отправки запросов в ФНС

Под «запросом в налоговую» в практике 1С обычно понимают несколько типов исходящих сообщений:

1. Ответ на требование ФНС (на представление документов, пояснений, исправления ошибок).
2. Исходящее пояснение / уведомление (добровольная инициатива, например, пояснение по расхождениям, уведомление о применении льготы).
3. Запрос справок/сведений (например, справка об исполнении обязанности по уплате налогов, выписка из ЕГРЮЛ).
4. Отправка неформализованных писем и скан-копий (аудиторское заключение, реестры документов по НДС, акты проверок).
5. Взаимодействие с СФР (штатное расписание, акты НС/Профзаболевания, платежные поручения по запросу фонда).

Пошаговая инструкция: Ответ на требование ФНС (Самый частый кейс)

Если в программе поступил входящий документ «Требование ФНС» (через входящий документооборот 1С-Отчетности), ответ формируется на его базе.

Шаг 1. Открытие входящего требования

Перейдите в раздел: Отчеты, 1С-Отчетность — Входящие документы (или «Документооборот — Входящие»). Найдите требование со статусом «Получено» или «Требует ответа». Откройте его.

Шаг 2. Создание ответа

В открытой форме входящего документа нажмите кнопку «Создать ответ» (или «Ответить»). Программа автоматически заполнит реквизиты адресата (ИФНС), номер и дату входящего требования, организацию-отправителя.

Шаг 3. Заполнение содержания ответа

В зависимости от вида требования, заполните вкладки:

• «Документы» / «Файлы»: Добавьте необходимые файлы. Это могут быть:
  • Сформированные в 1С отчеты (декларации, расчеты по страховым взносам).
  • Скан-копии первичных документов (договоры, счета, акты, накладные).
  • Пояснительная записка (свободной формы или по формату ФНС).

  Совет: используйте кнопку «Добавить из 1С» для подтягивания отчетов, уже сформированных в базе, и «Добавить файл» для сканов.

• «Комментарий»: Кратко опишите суть ответа (например: «Направляем пояснение по расхождениям по НДС за Q1 2026 г. и сканы счетов-фактур № * от *»).

Шаг 4. Проверка и подписание

Нажмите кнопку «Проверить». Система проверит корректность заполнения обязательных полей, наличие файлов, валидность структуры XML (если применимо).

После успешной проверки нажмите «Отправить» (или «Подписать и отправить»).

Важный момент: Перед отправкой система попросит выбрать сертификат КЭП и ввести PIN-код токена. Убедитесь, что вы подписываете от лица правильного лица (Руководителя или Уполномоченного по МЧД).

Шаг 5. Контроль результата

После отправки документ получит статус «Отправлен». В журнале исходящих документов (Отчеты — 1С-Отчетность — Исходящие) появится запись. Далее ожидайте:

• Квитанцию о приеме (техническая, приходит почти мгновенно).
• Квитанцию о результатах обработки (содержательная, приходит в течение суток — 5 дней). Если в квитанции отказ — причину нужно уточнять в ФНС (по телефону * или через личный кабинет).

Сценарий: Добровольное направление пояснения / уведомления (Без входящего требования)

Если нужно отправить письмо по инициативе организации (например, уведомить о праве на льготу, передать реестр документов по НДС, отправить аудиторское заключение к бухгалтерской отчетности):

1. Перейдите в Отчеты — 1С-Отчетность — Исходящие документы.
2. Нажмите «Создать» → «Исходящее сообщение» (или «Неформализованное письмо» / «Пояснение»).
3. Заполните шапку:
   • Организация: выберите свою.
   • Получатель: ФНС (выберите конкретную инспекцию по коду ИФНС из справочника).
   • Вид документа: выберите из классификатора (например, «Пояснение к декларации», «Уведомление о применении особого налогового режима», «Документы, подтверждающие налоговые льготы по НДС» и т.д.).
4. Во вкладке «Файлы» добавьте вложения (как в п. 3.3).
5. Нажмите «Проверить» → «Отправить» → Подпишите КЭП.

Специфика работы с филиалами и обособленными подразделениями

Частая ошибка — отправка от имени головной организации, когда отчетность сдается филиалом (или наоборот).

• Вариант 1: Головная организация подключена к 1С-Отчетности. Отправляйте всё от имени головной. В доверенности (МЧД) укажите «Действует для всех налоговых органов».
• Вариант 2: Подключен только филиал/ОП. Если головная организация не подключена к сервису, а подключен только филиал, отправку нужно производить строго от имени этого филиала (выбирая его в поле «Организация» при создании исходящего). Код ИФНС в реквизитах филиала должен соответствовать месту его налоговой регистрации.

Если при отправке от филиала получаете отказ — проверьте, не требуется ли добавить отдельную налоговую инспекцию в настройках подключения сервиса (Окно «Изменение настроек подключения к 1С-Отчетности» → галочка «Налоговая инспекция» → «Добавить»).

Запрос справок и сведений из ФНС (Пример: Справка об исполнении обязанностей)

Часто требуется получить справку об отсутствии задолженностей (для банка, тендера, лицензии). В 1С это можно сделать тремя способами:

1. Через сервис 1С-Отчетность (Рекомендуемый): Раздел «Запросы в ФНС/СФР» → «Создать запрос» → Выбрать вид «Запрос справки об исполнении обязанности по уплате налогов». Заполнить период, нажать «Отправить». Ответ (XML/PDF) придет во «Входящие».
2. Через заявление в 1С: Сформировать документ «Заявление в ФНС» (бланк по приказу ФНС), подписать, отправить как исходящее сообщение.
3. Через Личный кабинет налогоплательщика (ЛК ФНС): Вручную на сайте lkfl2.nalog.ru или lkul.nalog.ru. Данный способ не связан с 1С напрямую, но актуален для быстрой проверки.

Работа с СФР (Бывший ПФР/ФСС) из 1С

Интерфейс в 1С-Отчетности единый для ФНС и СФР. Типовые исходящие документы в СФР по запросу фонда:

• Штатное расписание.
• Выписки по счетам (по форме 0504065 / 0504071).
• Акты о несчастных случаях на производстве (НС) и профзаболеваниях.
• Платежные поручения (подтверждение оплаты взносов).
• Исходящее сообщение о страховых случаях (СВ), если не поступил входящий запрос от СФР.

Алгоритм идентичен: Исходящие → Создать → Выбрать получателя СФР → Выбрать вид документа → Прикрепить файлы → Отправить.

Типичные ошибки и их решение (Траблшутинг)

Полезные советы и «Лайфхаки»

• Горячие клавиши: В списке исходящих/входящих используйте F5 для обновления статусов (приход квитанций).
• Шаблоны ответов: Если часто отвечаете на типовые требования (например, «Запрос пояснений по НДС»), создайте шаблон исходящего документа с уже прикрепленным файлом-образцом пояснения, это сэкономит время.
• Журнал регистрации: Включите ведение журнала регистрации исходящей отчетности (Администрирование → Обмен данными → Настройки обмена → Журнал регистрации). Это юридически значимый документ для арбитража.
• Автоматический запрос квитанций: В настройках 1С-Отчетности включите «Автоматически запрашивать квитанции» (обычно каждые 30-60 минут), чтобы не нажимать «Обновить» вручную.
• Работа в 1С:Фреш: Интерфейс идентичен коробочной версии. Кнопка «Отправить» находится в том же месте. Файлы прикрепляются через диалог загрузки в браузере.

Резюме: Алгоритм «Один клик»

1. Проверить подключение 1С-Отчетности и наличие КЭП.
2. Открыть раздел «1С-Отчетность» → «Исходящие» (или создать ответ на входящее).
3. Нажать «Создать», выбрать Получателя (ФНС/СФР) и Вид документа.
4. Прикрепить файлы (из 1С или со диска).
5. Нажать «Проверить» (исправить ошибки, если есть).
6. Нажать «Отправить».
7. Выбрать сертификат, ввести PIN.
8. Дождаться квитанции о приеме (статус «Принято к обработке» / «Обработано»).

Соблюдение этой последовательности гарантирует, что ваш запрос будет принят налоговым органом с первой попытки, а вы сэкономите время на рутинных операциях. Успешной сдачи отчетности и продуктивной работы в 1С!

Статья подготовлена на основе актуальной информации сервиса 1С-Отчетность, справки Астрал и руководств пользователя 1С:Предприятие 8 на дату . Интерфейс отдельных версий конфигураций (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, ERP, КА 2) может незначительно отличаться визуально, но логика работы с сервисом 1С-Отчетность едина.