Медицинская документация (истории болезни, амбулаторные карты, журналы учёта) имеет установленные законодательством сроки хранения․ По их истечении документы подлежат уничтожению, и эта процедура обязательно оформляется специальным актом․ В статье разберём, как правильно составить такой документ, какие правила нужно соблюсти и какие ошибки чаще всего допускаются․
Нормативная база
Единой утверждённой формы акта об уничтожении документов законом не установлено․ На практике медицинские организации руководствуются:
- Основными правилами работы архивов организаций (Приложение № 3 и № 4);
- приказами Минздрава РФ о сроках хранения медицинской документации;
- внутренними приказами медорганизации о назначении ответственного за архив и о создании экспертно-проверочной комиссии․
Деятельность, связанная с ведением, хранением и уничтожением медицинской документации, должна быть регламентирована соответствующими приказами по организации․
Подготовительный этап
Перед составлением акта необходимо выполнить несколько шагов:
- Создать комиссию․ Приказом руководителя назначается экспертная комиссия (председатель и члены, как правило, не менее 3 человек)․
- Провести отбор документов․ Комиссия отбирает документы с истекшим сроком хранения и составляет акт о выделении к уничтожению либо включает перечень непосредственно в акт об уничтожении․
- Согласовать уничтожение․ При необходимости перечень согласовывается с архивным учреждением․
- Определить способ уничтожения․ Обычно это измельчение (шредер), сжигание или передача специализированной организации․
Структура акта
Акт условно делится на две части: в первой приводится перечень подлежащих уничтожению документов, во второй — порядок и способ уничтожения․ Обязательные реквизиты:
- наименование медицинской организации;
- номер акта и дата его составления;
- место составления (адрес организации, например: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ , стр․ );
- состав комиссии (ФИО и должности, например: председатель комиссии — главный врач Иванов И․ И․*);
- ссылка на приказ о создании комиссии и на акт о выделении документов к уничтожению;
- перечень уничтожаемых документов (наименование, период, количество дел/единиц хранения, вес в кг);
- способ уничтожения;
- подписи всех членов комиссии;
- гриф утверждения руководителем организации․
Нужно ли указывать ФИО пациентов?
Это один из самых частых вопросов․ Как правило, в акте достаточно указать количество историй болезни (карт) и период, за который они сформированы, без перечисления фамилий пациентов․ Подробный список может оформляться отдельным приложением к акту о выделении к уничтожению․ Указание персональных данных пациентов в самом акте не является обязательным и с точки зрения защиты персональных данных (152-ФЗ) избыточно․
Пример формулировки
«Комиссия в составе: председатель — Петрова А․ С․, члены комиссии — Сидоров В․ П․, Кузнецова Е․ Н․, составила настоящий акт о том, что «» ________ 20__ г․ по адресу: г․ , ул․ , д․ , в соответствии с приказом № от «» ________ 20__ г․, были уничтожены путём измельчения медицинские документы с истекшим сроком хранения: истории болезни за 19–19* гг․ — * единиц хранения, общим весом * кг»․
Типичные ошибки
- отсутствие приказа о создании комиссии;
- подписание акта не всеми членами комиссии;
- отсутствие утверждения акта руководителем;
- неуказание способа уничтожения и количества документов;
- уничтожение документов до истечения срока хранения․
Акт об уничтожении медицинских документов составляется в произвольной форме, но должен содержать все ключевые реквизиты: состав комиссии, перечень и количество документов, способ уничтожения, подписи членов комиссии и утверждение руководителем․ Акт подписывают все члены комиссии, а утверждает руководитель медицинской организации․ Хранится акт в архиве организации в качестве подтверждения законности уничтожения документации․