Акт о выделении дел к уничтожению — это документ, который фиксирует решение комиссии организации о том, что определённые документы и дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. Правильное оформление этого акта — обязательный этап архивной работы, регламентированный Правилами Росархива и Приказом Минкультуры России № 526.
Когда составляется акт
Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, оформляется только после завершения следующих процедур:
- проведения экспертизы ценности документов;
- составления и оформления сводных описей дел постоянного хранения (годовых разделов описей) за соответствующий период;
- составления описей дел по личному составу;
- согласования перечня уничтожаемых документов с архивным учреждением (для организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов).
Отбор документов к уничтожению проводится по номенклатуре дел организации и перечням документов с указанием сроков хранения.
Кто участвует в составлении
Работу проводит экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) организации. В её состав обычно входят:
- председатель комиссии — заместитель руководителя организации;
- руководитель архива (службы делопроизводства);
- руководители структурных подразделений, документы которых выделяются к уничтожению;
- при необходимости — представитель государственного архива.
Структура и содержание акта
Обязательная унифицированная форма законодательно не утверждена, однако рекомендуемый образец приведён в приложении к Правилам Росархива (Приказ Минкультуры № 526). Акт должен содержать следующие элементы:
Заголовочная часть
- наименование организации;
- название документа: «Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению»;
- дата и место составления;
- номер акта.
Констатирующая часть
Указываются:
- состав комиссии (должности, фамилии, инициалы);
- основание для уничтожения (истечение сроков хранения по номенклатуре дел и перечням);
- ссылка на утверждённые описи дел постоянного хранения и по личному составу за соответствующие годы.
Табличная часть
Основная информация оформляется в виде таблицы с обязательными графами:
- порядковый номер;
- индекс дела по номенклатуре;
- дела (или групповое название документов);
- даты (годы) документов;
- количество дел;
- срок хранения по перечню и номер статьи перечня;
- примечание (например, отметка «ЭПК», экспертная проверка комплектности).
Заключительная часть
- итоговое количество дел, выделенных к уничтожению (цифрами и прописью);
- запись об утверждении описей дел по личному составу за все указанные в акте годы;
- подписи всех членов комиссии;
- гриф утверждения руководителя организации.
Пример формулировки
«Комиссия в составе: председатель — заместитель директора Иванов И. И., члены комиссии — заведующий архивом Петрова А. С., начальник отдела кадров Сидорова М. П.,, в соответствии с номенклатурой дел организации на 20** год и Перечнем типовых управленческих архивных документов произвела отбор к уничтожению дел с истекшими сроками хранения. Всего выделено к уничтожению 145 (сто сорок пять) дел за 2018–2020 годы».
Важные нюансы
- На документы с отметкой «ЭПК» может составляться отдельный акт.
- Акт составляется в двух экземплярах: один хранится в архиве организации, второй — в деле номенклатуры.
- Уничтожение документов производится только после утверждения акта руководителем и (при необходимости) согласования с государственным архивом.
- Факт уничтожения оформляется отдельным актом об уничтожении с указанием способа уничтожения и веса макулатуры.
- Документы, содержащие персональные данные или коммерческую тайну, уничтожаются способом, исключающим восстановление информации (шредирование, сжигание).
Контакты для консультаций (пример оформления)
За разъяснениями можно обратиться в архивную службу организации:
- Ответственный специалист: Петрова А. С.
- Телефон: +7 (4) —12
- Адрес: г. Москва, ул. Архивная, д. 1, офис 3
Акт о выделении дел к уничтожению, ключевой документ, обосновывающий законность уничтожения архивных материалов. Его составление строго после оформления описей, с участием экспертной комиссии и с соблюдением рекомендованной структуры защищает организацию от претензий проверяющих органов и риска утраты документов, имеющих ценность.