Обращение в архив — это часто единственный способ получить документы для подтверждения стажа, восстановления прав на недвижимость, установления фактов, имеющих юридическое значение, или для генеалогических исследований. Ситуация с Государственным архивом Донецкой области (ГАДО) имеет свою специфику, связанную с военным конфликтом и переездом учреждения. В этой статье мы подробно разберем актуальные на способы подачи запроса, необходимые документы, сроки и нюансы, о которых стоит знать заранее.

Текущий статус и местонахождение архива

Важно: В связи с событиями 2014 и 2022 годов, основной фонд и администрация Государственного архива Донецкой области были эвакуированы. На данный момент архив функционирует в режиме удаленного доступа и приема обращений через электронные каналы связи, а также через временное место нахождения в городе Днепр (ранее Днепропетровск).

• Официальный сайт: old-dn.archives.gov.ua (основной информационный ресурс).
• Подведомственность: Государственная архивная служба Украины (Укргосархив) / Донецкая областная государственная администрация (ОВА).
• Юридический адрес (маскирован): г. Днепр, ул. , д. , оф. .
• Контактные телефоны приемной/справочно-информационного бюро (маскированы): +38 (056) -*-, +38 (056) —*.
• Электронная почта (основной канал связи): @archives.gov.ua (точный домен лучше уточнять на сайте Укргосархива или на странице «Контакты» ГАДО).

Совет: Посещение архива лично возможно только по предварительной записи и в установленные часы приема граждан. Уточняйте режим работы заранее по телефону или email, так как он может меняться в зависимости от обстановки и квот на посещение читального зала.

Виды запросов: какой выбрать?

От типа запроса зависят сроки исполнения, стоимость и форма ответа. Выделяют три основные категории:

Письменный запрос (почта / электронная почта)

Классический вариант для получения архивной справки (о зарплате, стаже, месте жительства, рождении/смерти/браке до 1917 или после 1991 года, если книги хранятся в архиве).

Электронный запрос через портал «Дія» или сайт Укргосархива

Самый быстрый и удобный способ для граждан Украины. Позволяет отслеживать статус и получить готовый документ в электронном виде (с ЭЦП) или по почте.

Личный визит в читальный зал

Необходим для:

• Научно-исследовательской работы (изучение дел по описям).
• Генеалогического поиска (пересмотр метрических книг, ревизских сказок, списков приходчан).
• Получения копий документов большого объема.

Пошаговая инструкция: Как оформить запрос правильно

Шаг 1. Определите фонд и описание (если возможно)

Если вы знаете номер фонда, описи и дела — укажите их; Это ускорит поиск в разы. Информацию можно найти в:

• Путеводителе по фондам ГАДО (доступен на сайте архива в разделе «Фонды» / «Путеводитель»).
• Электронных базах данных (например, «Архивный информационный ресурс» Укргосархива).
• Обратившись за предварительной консультацией к архивисту по email.

Шаг 2. Подготовьте пакет документов

Обязательный минимум для любого запроса:

1. Заявление (запрос) в свободной форме (см. образец ниже).
2. Копия паспорта гражданина Украины (страницы с фото, регистрацией, данными о детях) или иного документа, удостоверяющего личность.
3. Копия ИНН (если есть).
4. Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашиваете данные не о себе): копии свидетельств о рождении/браке/смерти, меняющих фамилию, усыновлении и т.д. — «цепь» документов от вас до искомого лица.
5. Доверенность, нотариально заверенная (если запрос подает представитель).
6. Квитанция об оплате (для платных услуг — см. раздел 5).

Шаг 3. Написание текста запроса (Образец)

Шаг 4. Отправка запроса

Вариант А: Через «Дію» (Рекомендуемый для физлиц Украины)

1. Заходите в приложение/портал «Дія» -> «Сервисы» -> «Архивные справки» (или через портал Укргосархива archives.gov.ua -> «Электронные услуги»).
2. Выбираете «Государственный архив Донецкой области».
3. Заполняете форму, прикрепляете сканы документов (PDF/JPG).
4. Оплачиваете онлайн (если услуга платная).
5. Получаете справку в «Дії» или на email с квал. подписью.

Вариант Б: По электронной почте (Email)

• Адрес: *@archives.gov.ua (уточните актуальный на сайте).
• Тема письма: «Запрос на архивную справку — ФИО Заявителя».
• Вложения: скан заявления с подписью (PDF), сканы документов-оснований, квитанция. Важно: Письмо желательно подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП) — это приравнивает его к бумажному оригиналу. Без КЭП архив может потребовать дубликат по почте.

Вариант В: Почтой «Укрпочта» / «Нова Пошта»

• На адрес: 49000, г. Днепр, а/я * / ул. , д. , ГАДО.
• Отправляйте ценным бандеролем с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Срок доставки и возврата ответа — до 2-3 недель каждую сторону.

Сроки исполнения запросов (Закон Украины «Об архивном деле и архивах»)

Примечание: В воинское время сроки могут фактически увеличиваться из-за неполной загрузки штата, удаленной работы сотрудников и приоритета обслуживания запросов от ВСУ, переселенцев и пенсионеров.

Стоимость услуг (Платные архивные услуги)

Государственный архив предоставляет платные услуги согласно Постановлению КМУ № 595 и приказам Укргосархива. Тарифы устанавливаются в неоплачиваемых налоговых минимумах доходов граждан (НМДГ). На 2026 год 1 НМДГ = * грн (уточняйте актуальную сумму на сайте Минфина или Укргосархива).

Примерные тарифы (в НМДГ):

• Архивная справка (стандартная, до 5 листов): ~ НМДГ.
• Поиск сведений за 1 год (если дата неизвестна): ~ НМДГ.
• Изготовление копии документа (1 лист А4/А3): ~ * НМДГ (бумажная) / ~ * НМДГ (цифровая).
• Сертификация копии печатью архива: ~ * НМДГ.
• Генеалогический поиск (за 1 час работы архивиста / за 1 найденное дело): тарифы выше, согласовываются индивидуально.

Льготы: Бесплатно справки выдаются участникам ВОВ, инвалидам войны, ликвидаторам ЧАЭС, по запросам судов, правоохранительных органов, Пенсионного фонда (взаимодействие ведется межведомственно).

Реквизиты для оплаты (маскированы):

Получатель: ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ДОНЕЦКОЙ ОБЛАСТИ
ЕДРПОУ: 
IBAN: UA     * (в Нацбанке / казначействе)
Код назначения платежа:  (уточняйте в архиве!)
Назначение платежа: "Оплата архивных услуг по запросу Иванова И.И. (дата рождения ДД.ММ.ГГГГ), справка/копии"

Особенности поиска документов Донецкой области (Нюансы 2026 г.)

Разделение фондов (1917–1991 / 1991–настоящее)

• До 1917 г.: Метрические книги (рождение, брак, смерть) хранятся в ГАДО (ф. *, Духовное управление, ф. *, Приходы). Ревизские сказки, confesionalnye rospisi — ф. * (Губернаторское управление).
• 1917–1991 (Советский период): Основная масса — фонды предприятий, колхозов, райисполкомов, горисполкомов, ЗАГСов (после 1919 г.). Книги ЗАГСов (после 1919) часто остаются в районных/городских отделах ЗАГС по месту регистрации акта, а не в обл. архиве. Архив получает их после 75-летнего срока хранения.
• После 1991 г.: Документы ликвидированных предприятий, организаций, архивы ЗАГСов (по истечении сроков).

Утерянные и поврежденные фонды

Часть фондов, оставшихся на временно оккупированных территориях (Донецк, Горловка, Макеевка, Волноваха и др.), может быть утеряна, повреждена или недоступна. Архив ведет работу по воссозданию описей по дубликатам (если они были переданы в центральные хранилища в Киеве/Днепре) и оцифровке. При запросе уточняйте у архивиста: «Сохранилось ли дело № Х в фонде У? Есть ли доступ к оцифрованной копии?».

Генеалогические запросы

Для глубокого поиска (XVIII–XIX вв.) часто требуется работа с:

• Ревизскими сказками (ф. , оп. ).
• Приходскими метрическими книгами (ф. , оп. ).
• Списками приходчан / исповедальными росписями.
• Документами земских учреждений, уездных судов.

Рекомендация: Для сложной генеалогии эффективнее нанять профессионального исследователя (генеалога), работающего с ГАДО, или приехать в читальный зал самостоятельно (предварительно заказав дела через электронный каталог).

Типичные ошибки и причины отказа

1. Неполная «цепь» родства: Запрашиваете справку о деде, прикладываете только свое свидетельство о рождении. Нужен пакет: Вы -> Родитель -> Дед.
2. Отсутствие цели запроса: Архив обязан знать цель (ст. 26 Закона «Об архивном деле»). «Для личных нужд» — нецель. Пишите: «Для представления в Пенсионный фонд / Нотариусу / Суду / Получение визы».
3. Неоплаченная пошлина: Без квитанции (для платных услуг) запрос не регистрируют.
4. Запрос не в тот архив: Книги ЗАГС за 1950 год по г. Мариуполь могут быть в Мариупольском РАГСе (если срок < 75 лет), а не в ГАДО.
5. Неверный адрес ответа: Укажите актуальный email и почтовый индекс с квартирой.

Альтернативные источники, если в ГАДО нет данных

• Центральный государственный архив высших органов власти и управления Украины (ЦГАВО) — Киев: Фонды обкомов партии, облисполкомов, министерств УССР.
• Центральный государственный архив общественных объединений Украины (ЦГАОУ) — Киев: Профсоюзы, комсомол, общественные организации.
• Государственный архив Днепропетровской области (ГАДнО): Фонды предприятий, подчиненных Днепропетровскому облисполкому, а также эвакуационные фонды Донецкой области 1941-1943 гг.
• Районные/городские отделы ЗАГС (РАГС/ГАГС): Для актов гражданского состояния за последние 75 лет (рождение, брак, смерть, перемену имени).
• Пенсионный фонд Украины (ПФУ): Для справок о стаже/зарплате (форма 1-РП, выписки из ИЛ) — часто быстрее через «Дію» или ЦНАП, чем через архив.
• Военный архив (ЦДИАК — Киев): Личные дела офицеров, партизанские отряды, награждения ВОВ.

Чек-лист перед отправкой (Сохраните себе)

Уточнен актуальный email и адрес архива на сайте archives.gov.ua или old-dn.archives.gov.ua.
Составлено заявление с четкой целью, ФИО, датами, местами.
Приложены сканы паспорта, ИНН, документов о родстве (если нужно).
Оплачена пошлина (если услуга платная), квитанция приложена/прикреплена.
Выбран способ отправки: «Дія» (приоритет) / Email с КЭП / Почтой (ценная бандероль).
Сохранен номер регистрации входящего (если отправляли почтой/email) или номер заявки в «Дії».

Контакты для уточнений (Справовочно-информационное бюро)

Перед отправкой сложного или дорогого запроса настоятельно рекомендуется связаться с архивистами для предварительной консультации:

• Телефон: +38 (056) *— (режим работы: пн-пт : – :, перерыв : – :).
• Email консультанта: *@archives.gov.ua.
• Официальная страница в Facebook: «Государственный архив Донецкой области» (часто публикуют новости о режиме работы, оцифровке, новых опциях).

Резюме

Сделать запрос в архив Донецкой области в 2026 году реально и относительно просто, если действовать электронно через «Дію» или email с КЭП. Главное — точно сформулировать цель, собрать документы, подтверждающие родство (если запрос не о себе), и оплатить пошлину по актуальным реквизитам. Для генеалогии и сложных исторических справок готовьтесь к более длительным срокам (до 3 месяцев) и, возможно, необходимости личной работы в читальном зале в Днепре.

Статья подготовлена на основе открытых данных сайта Укргосархива и ГАДО на . Реквизиты, тарифы и контакты могут меняться — всегда проверяйте их на официальных ресурсах перед отправкой документов.