Запись в трудовой книжке при увольнении — это юридически значимое действие. Ошибки, помарки или несоответствие ТК РФ могут привести к штрафам для работодателя, спорам с бывшим сотрудником и проблемам при его дальнейшем трудоустройстве или оформлении пенсии. В этой статье мы подробно разберем процедуру, нормативную базу, пошаговый алгоритм и частые ошибки.

Нормативная база: на чем основываемся

Главные документы, регулирующие оформление трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 66, 84.1, 278 (порядок ведения, сроки выдачи, основания расторжения).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения и хранения трудовых книжек…» (далее — Инструкция № 225).
• Приказ Минтруда России от № 69 (утвердил бланки и правила заполнения).
• ФЗ-229 «О внесении изменений в ТК РФ» (введение электронных трудовых книжек, правила параллельного ведения).

Подготовительный этап: документы-основания

Никакую запись в трудовой книжке делать нельзя без приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора. Основанием служит:

1. Заявление сотрудника (при увольнении по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ).
2. Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ).
3. Инициатива работодателя (ст. 81, 83, 278 ТК РФ и др.) — требует строгого соблюдения процедуры (уведомление профсоюза, ознакомление под роспись и т;д.).
4. Обстоятельства, не зависящие от сторон (ст. 83 ТК РФ — призыв в армию, восстановление на работе лица, ранее выполнявшего эту работу, и т.д.).

Важно: Дата приказа о расторжении должна совпадать с датой увольнения (последним рабочим днем). Назаддатирование или проставление будущей даты недопустимо.

Правила заполнения раздела «Сведения о работе» (Колонки 1–4)

Согласно п. 38 Инструкции № 225, запись о расторжении делается следующей свободной строкой после последней записи о приеме на работу или переводе. Пропускать строки нельзя.

Колонка 1: Порядковый номер

Ставится следующий по порядку арабский цифрами (1, 2, 3…). Нумерация сквозная за всю жизнь книжки.

Колонка 2: Дата

Указывается дата расторжения договора (последний день работы). Формат: ДД.ММ.ГГГГ (например, ). Дата записывается без слов «года», «число».

Колонка 3: Запись о расторжении (Самое важное)

Текст записи имеет строго установленную структуру. Допускаются только формулировки из статьи ТК РФ.

Шаблон записи:

Расторжен трудовой договор № от г. ст. ТК РФ

Разбор элементов:

• «Расторжен трудовой договор» — стандартная вводная фраза.
• Номер и дата договора — указываются реквизиты трудового договора, который расторгается. Если договор бессрочный, дата все равно указывается (дата заключения). По требованию безопасности: номер и дата договора замаскированы как *.
• Основание (пункт, часть, статья ТК РФ) — обязательный элемент. Пишется полно: «п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ», «п. 1 ст. 77 ТК РФ», «ст. 78 ТК РФ» и т.д.

Примеры правильных формулировок для Колонки 3:

Колонка 4: Основание записи (Реквизиты приказа)

Сюда вносятся данные приказа (распоряжения) о расторжении.

Приказ (распоряжение) № от г.

Название организации и подпись ответственного лица в эту колонку не вписываются (это делается при выдаче книжки на руки, см. ниже).

Процедура завершения: Подписи и Печать (Колонка 4 при выдаче)

Согласно п. 39 Инструкции № 225, в день выдачи трудовой книжки (день увольнения) в Колонке 4 под записью о расторжении необходимо сделать:

1. Подпись уполномоченного лица (директора, руководителя кадровика).
2. Расшифровку подписи (Фамилия И.О.).
3. Название организации (полное или сокращенное, как в уставе).
4. Печать организации (если она ставится на кадровые документы; если печати нет — ставится М.П. или просто подпись).

Пример оформления Колонки 4 в момент выдачи:

Приказ № * от * г.
Подпись:  / Иванов И.И. /
М.П. ООО «»

Сроки выдачи и расчетов (Ст. 140, 234 ТК РФ)

• День выдачи: День расторжения договора (последний рабочий день).
• Срок: Книжка выдается в руки работнику в день увольнения. Если работник отсутствует, отправить заказным письмом с уведомлением в течение 3 дней после письменного требования сотрудника.
• Расчеты: Все выплаты (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) — в тот же день.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года ведется параллельный учет (бумажная + электронная). С 2021 года для новичков, только ЭТК.

• Работодатель обязан направить сведения в СФР (бывший ПФР) через оператора ЭТК в течение 1 рабочего дня после приказа.
• В ЭТК вносится та же информация: дата, основание (статья ТК РФ), номер и дата приказа.
• В бумажной книжке (если ведется) запись делается по тем же правилам.
• При увольнении работнику выдается СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности работника — распечатка из ЭТК) вместо справки в форме Т-2.

Частые ошибки и как их избежать

Алгоритм действий HR-специалиста (Чек-лист)

1. Получить приказ о расторжении (подписанный руководителем).
2. Проверить: дата приказа = дата увольнения? Статья ТК РФ указана верно и полностью?
3. Взять трудовую книжку у сотрудника (под роспись в журнале учета движения ТК — форма Т-3).
4. Открыть на последней заполненной странице раздела «Сведения о работе».
5. В следующей строке заполнить Колонки 1, 2, 3, 4 (реквизиты приказа).
6. В день выдачи (увольнения) дописать в Колонке 4: название орг., подпись, расшифровку, печать.
7. Сдать расчет и выдать книжку работнику под роспись в журнале выдачи (форма Т-3) и в личной карточке (Т-2).
8. Отправить сведения в СФР (ЭТК) в течение 1 рабочего дня.
9. Сохранить копию приказа и заявления в личном деле.

Что делать, если сотрудник не пришел за книжкой?

Если в день увольнения работник не явился:

1. Составить Акт о неявке (комиссия из 3 человек).
2. Направить письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением) на адрес регистрации/проживания (*) с предложением забрать книжку или дать согласие на отправку почтой.
3. До получения ответа книжка хранится у работодателя (в сейфе, журнал учета).
4. При получении согласия — отправить ценной посылкой с объявленной ценностью.

Ответственность за нарушения

За нарушение сроков выдачи ТК или неправильное оформление:

• Ст. 5.27 КоАП РФ: Штраф на должностных лиц, от 1 000 до 5 000 руб. (для ИП — до 5 000, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.).
• Ст. 234 ТК РФ: Работодатель выплачивает работнику средний заработок за каждый день задержки выдачи книжки (в т.ч. выходные и праздничные).
• Ст. 142 ТК РФ: Проценты за задержку зарплаты/расчетов (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день).

Грамотное оформление записи о расторжении трудового договора — залог безопасности компании и спокойствия уходящего сотрудника. Главные правила: строгое следование статье ТК РФ, полные реквизиты договора и приказа, соблюдение сроков выдачи и аккуратность заполнения. При переходе на ЭТК бумажная книжка сохраняет силу для лиц, начавших работу до 2020 года и не написавших заявление на отказ, поэтому навык правильного заполнения остается актуальным.

Данная статья носит информационный характер. В сложных или спорных ситуациях (увольнение руководителя, беременных, единственных заработчиков, массовое сокращение) рекомендуется консультироваться с трудовым юристом или профсоюзом. Контакты для консультаций: тел. , e-mail: .