Справка-информация, это официальный документ, который подтверждает определённые факты, события или сведения о человеке, организации либо ситуации. Она может потребоваться в самых разных жизненных обстоятельствах: при переводе в другой вуз, при перерыве в обучении, перед уходом в армию, при трудоустройстве, для предоставления в государственные органы и т.д. В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такой документ.
Что такое справка-информация
Справка-информация — это документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение определённых фактов или событий. В отличие от докладной записки, она не содержит просьб или предложений, а лишь констатирует сведения;
Одним из распространённых примеров является академическая справка — официальный документ, который выдаётся учебным заведением и подтверждает факт обучения, период учёбы, прослушанные дисциплины и полученные оценки. Она требуется:
- при переводе в другой вуз или колледж;
- при академическом отпуске или перерыве в обучении;
- перед призывом в армию;
- при восстановлении в учебном заведении;
- для предъявления по месту требования (работодателю, в военкомат и т.д.).
Общие требования к оформлению
Чтобы справка имела юридическую силу, необходимо соблюдать ряд правил оформления:
- Бланк организации. Справка оформляеться на официальном бланке учреждения с указанием его реквизитов: наименования, адреса, телефона. Например: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, тел. +7 (4) *—.
- Дата и номер. В верхней части документа проставляются дата составления и исходящий номер (например, № 1 от ).
- Заголовок. Пишется слово «СПРАВКА» (или «СПРАВКА-ИНФОРМАЦИЯ») с указанием темы, например: «о прохождении обучения».
- Основной текст. Излагается кратко, объективно, без оценочных суждений. Текст обычно начинается со слов «Настоящая справка подтверждает, что…» или «Дана в том, что…».
- Подпись и печать. Документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом (например, ректором Ивановым И. И.*) и заверяется печатью организации.
Структура справки-информации
Шапка документа
Содержит полное наименование организации, её адрес и контактные данные. Если справка адресная, указывается получатель: например, «В военный комиссариат * района» или «Руководителю Петрову П. П.».
Основная часть
В ней указываются:
- ФИО лица, о котором идёт речь (например, Сидоров Алексей Сергеевич);
- дата и место рождения (при необходимости);
- суть подтверждаемых сведений: период обучения или работы, занимаемая должность, специальность, курс, форма обучения;
- ссылки на подтверждающие документы (приказы о зачислении № от ..20).
Заключительная часть
Указывается цель выдачи: «Справка выдана для предъявления по месту требования». Затем ставится подпись ответственного лица, её расшифровка и печать;
Пример текста справки
СПРАВКА
№ 2 от
Настоящая справка подтверждает, что Сидоров Алексей Сергеевич*, 20 года рождения, является студентом 3 курса факультета экономики ФГБОУ ВО «* Университет», обучается по очной форме по специальности «Экономика и управление» с 01.09.20 (приказ о зачислении № 4 от 25.08.20).
Справка выдана для предъявления в военный комиссариат.
Ректор — подпись, Иванов И. И.*
М. П.
Распространённые ошибки
- Отсутствие даты, номера или печати — документ теряет юридическую силу;
- размытые формулировки и лишняя информация;
- исправления и помарки в тексте;
- отсутствие указания цели выдачи справки;
- подпись лица, не имеющего соответствующих полномочий.
Полезные советы
- Перед составлением уточните у получателя требования к содержанию справки, иногда нужны конкретные формулировки.
- Используйте официально-деловой стиль: без разговорных выражений и эмоциональных оценок.
- Проверяйте правильность написания ФИО, дат и номеров документов.
- Сохраняйте копию выданной справки в делах организации.
Правильно составленная справка-информация — это чёткий, лаконичный и юридически грамотный документ. Соблюдение структуры, наличие реквизитов, подписи и печати гарантирует, что справка будет принята в любом учреждении, будь то вуз, военкомат или работодатель. Следуйте приведённым рекомендациям, и у вас не возникнет трудностей с оформлением этого документа.