Ведение трудовых книжек — одна из ключевых обязанностей работодателя. Ошибки в оформлении записей о приеме на работу и увольнении могут привести к штрафам по статье 5;27 КоАП РФ, спорам с сотрудниками и проблемам при начислении пенсии. В статье подробно разбираем актуальные правила 2026 года, основанные на Приказе Минтруда России от № 320н («Порядок ведения и хранения трудовых книжек»), и даем готовые образцы для типовых ситуаций.

Общие принципы заполнения в 2026 году

С 2021 года основной формой является электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажная ТК ведется только по заявлению сотрудника, написанному до , или если работник отказался от ЭТК (для нанимаемых после этой даты — только ЭТК). Правила заполнения разделов «Сведения о работе» идентичны для обоих форматов.

Ключевые изменения, актуальные на 2026 год:

• Печать не обязательна. Согласно п. 36 Приказа № 320н, заверение записи оттиском печати требуется только если это предусмотрено учредительными документами организации (Уставом). В новых бланках ТК (с ) с титульного листа убрано обозначение «м.п.».
• Подпись работника при увольнении не нужна. Ранее требовалось знакомить под роспись в самой книжке. Теперь достаточно ознакомить с приказом об увольнении и сделать отметку в личной карточке (формы Т-2).
• Обязательное знакомство с записью. Администрация обязана ознакомить владельца ТК с каждой записью (о приеме, переводе, увольнении) под расписку в личной карточке (п. 2.4 Инструкции, утвержденной Приказом № 320н). В карточке должна быть повторена точная запись из ТК.
• Нумерация записей. Сквозная по разделу «Сведения о работе». Графа 1 — порядковый номер, Графа 2 — дата (ДД.ММ.ГГГГ), Графа 3 — текст записи, Графа 4 — основание (номер и дата приказа/распоряжения).

Запись о приеме на работу (Графа 3)

Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты вступления в силу трудового договора (ст. 66 ТК РФ). Дата приема = дата начала работы, указанная в приказе.

Стандартная формулировка:

Принят(а) на работу в [Полное наименование организации или ФИО ИП] на должность [Наименование должности] в [Наименование структурного подразделения — при наличии].

Важные нюансы:

1. Наименование организации. Пишется полностью, как в Уставе/ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Сокращения (ООО, АО, ИП) допускаются только если они входят в официальное имя.
2. Должность. Точно согласно штатному расписанию и трудовому договору. Указание квалификации/разряда обязательно для рабочих специальностей.
3. Подразделение. Указывается, если оно есть в структуре и указано в приказе. Если подразделения нет — фразу «в структурном подразделении» не пишут.
4. Совместительство. Если это внешний совместитель, запись вносит основной работодатель (по справке от места совместительства). Формулировка: «Принят(а) на работу по совместительстве…». Внутренний совместитель в ТК не оформляется (только приказ).

Пример заполнения строки (Графы 1–4):

Запись об увольнении (Графа 3)

Запись вносится в день прекращения трудового договора (последний рабочий день). Текст записи обязательно должен содержать ссылку на статью, пункт, часть статьи ТК РФ (или иной федеральный закон), по которой расторгается договор.

Общая структура формулировки:

Трудовой договор расторгнут [прекращен] по [пункт, часть, статья ТК РФ] — [Наименование основания прописью].

Частые основания и формулировки (2026):

А. По собственному желанию (ст. 80 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — в связи с выходом на пенсию. (Если уведомление 2 недели не отработано по соглашению сторон).
Трудовой договор расторгнут по пункту 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — по собственному желанию.

Б. По соглашению сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по пункту 1 части 1 статьи 77 ТК РФ — по соглашению сторон.

В. По инициативе работодателя (ликвидация, штатное сокращение — п; 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по пункту 1 части 1 статьи 81 ТК РФ — в связи с ликвидацией организации.
Трудовой договор расторгнут по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ — в связи со сокращением численности штата.

Г. Несоответствие занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по пункту 3 части 1 статьи 81 ТК РФ, по результатам аттестации в связи с несоответствием занимаемой должности.

Д. Грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

Трудовой договор расторгнут по пункту 6 части 1 статьи 81 ТК РФ — за грубое нарушение трудовых обязанностей (прогул).

Пример заполнения строки увольнения:

Особенности оформления в специфических ситуациях

Увольнение директора (генерального директора)

Правила те же, но документ-основание — решение учредителей (протокол общего собрания участников/акционеров) или решение уполномоченного органа. В графе 4 указывается: «Решение единственного участника № 1 от » или «Протокол ОС № 5 от ». Запись вносит уполномоченное лицо (часто — новый директор или председатель совета директоров).

Исправление ошибок

• Неправильно: Зачеркивать, стирать, использовать корректор, вставлять листы.
• Правильно (п. 38 Приказа № 320н): Объявить неверную запись недействительной (следующим номером: «Запись № 5 объявлена недействительной»), а ниже ввести правильную запись со ссылкой на документ-основание для исправления (приказ об исправлении или акта проверки).

Перевод на другую постоянную работу

Оформляется отдельной записью (не как увольнение + прием).
Формулировка: Переведен(а) на должность [новая должность] в [подразделение] с установлением оклада [сумма] руб.
Основание: Приказ о переводе.

Смена фамилии/имени

На титульном листе: зачеркиваются старые данные тонкой линией (чтобы читались), пишутся новые. На обратной стороне титульного листа (или на специальном вкладыше) делается отметка: «Фамилия изменена на [Новая фамилия] по [документ: свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС]». Подпись ответственного лица, дата, печать (если предусмотрена Уставом). В разделе «Сведения о работе» запись не вносится.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): нюансы 2026 года

• Работодатель передает сведения в СФР (бывший ПФР) через оператора ЭТК в течение 1 рабочего дня после приказа (для приема) или в день увольнения.
• Сотрудник может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги, личный кабинет СФР или у работодателя.
• Если у сотрудника бумажная ТК, а он переходит на ЭТК (или наоборот) — в бумажную ТК вносится запись: «Сведения о трудовой деятельности перенесены в электронную трудовую книжку» / «Внесена запись на основании сведений ЭТК».

Чек-лист кадровика перед подписанием записи

1. Проверено соответствие текста приказа (ФИО, должность, дата, основание).
2. Дата в графе 2 совпадает с датой приказа (для приема) или последним рабочим днем (для увольнения).
3. Нумерация сквозная, пропусков нет.
4. Ссылка на статью ТК РФ при увольнении точная (пункт, часть, статья).
5. В графе 4: номер и дата приказа/распоряжения/решения.
6. Подпись ответственного лица (директора или уполномоченного по приказу лица) расшифрована (Иванов И.И.).
7. Печать поставлена (ЕСЛИ требуется Уставом).
8. Сотрудник ознакомлен с записью под расписку в личной карточке Т-2 (скопирован текст записи 1 в 1).
9. ТК выдана сотруднику на руки (при увольнении) или сохранена у работодателя (во время работы) с соблюдением сроков хранения.

Ответственность за нарушения

Ст. 5.27 КоАП РФ:

• Долностные лица: штраф от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное, до 20 000 руб. или дисквалификация на 1–3 года).
• Юридические лица: штраф от 30 000 до 50 000 руб. (за повторное — от 50 000 до 100 000 руб. или приостановка деятельности на 90 дней).
• ИП: штраф от 1 000 до 5 000 руб. (за повторное — от 10 000 до 30 000 руб. или приостановка на 90 дней).

Также возможен возмещением морального вреда по ст. 237 ТК РФ за задержку выдачи ТК при увольнении.

Главное правило 2026 года: точность формулировок и соблюдение процедуры ознакомления. Текст записи об увольнении должен быть «зеркалом» основания в приказе со ссылкой на норму ТК РФ. Не пренебрегайте оформлением личной карточки Т-2 — это ваше главное доказательство исполнения обязанности ознакомить работника. В случае сомнений по сложным основаниям увольнения (перевод в другую компанию, смерть работника, отказ от перевода на другую работу по медпоказаниям), используйте официальные комментарии к Приказу № 320н или консультируйтесь с трудовным инспектором.

Статья подготовлена на основании Приказа Минтруда России от № 320н, ТК РФ и судебной практики на . Данная информация носит справочный характер; Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу или кадровику.