Обнаружение излишков (сверхнормативных остатков) на складе — это ситуация, которая требует не только пересчета и оформления акта инвентаризации, но и выяснения причин их возникновения. Часто руководство или бухгалтерия требуют от материально ответственных лиц (МОЛ) — кладовщиков, логистов, менеджеров — написание объяснительной записки. В этой статье мы подробно разберем, как составить этот документ грамотно, юридически выверено и в своих интересах.
Правовая природа объяснительной по излишкам
Сразу важно сделать одно уточнение: Трудовой кодекс РФ (ст. 193) предусматривает запрос объяснительной только в случае проступка (нарушения трудовой дисциплины: опоздание, прогул, неисполнение поручения). Сами по себе излишки — это не проступок, а факт расхождения учета с реальностью.
Однако внутренние документы организации (Положение о складском учете, Инструкция по инвентаризации, Должностные инструкции) могут обязывать МОЛ писать объяснительную для выяснения причин расхождений. Отказ писать её может быть расценен как неисполнение служебной инструкции, что уже влечет за собой дисциплинарную ответственность.
Совет: Если вас заставляют писать объяснительную «под диктовку» или угрожают увольнением за сам факт излишков — это незаконно. Излишки не являются основанием для увольнения (ст. 81 ТК РФ). Пишите объяснительную добровольно, чтобы защитить свои интересы.
Структура и обязательные реквизиты документа
Объяснительная — это официальный деловой документ. Она должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Документы управленческие. Общие требования к исполнению).
Обязательные элементы:
- Шапка (адресат): Кому пишется (Генеральный директор / Директор филиала ООО «Название»), от кого (ФИО, должность автора).
- Заголовок: «ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА» (по центру).
- Дата и место составления: Город, число, месяц, год (например, г. Москва, 09 марта 2026 г.).
- Ссылка на основание: Номер и дата акта инвентаризации (например, «по Акту инвентаризации № 15-ИНВ от »).
- Суть обстоятельств: Описание ситуации, причин возникновения излишков.
- Подпись: Расшифровка подписи (ФИО).
Пошаговый алгоритм написания
Шаг 1. Изучите Акт инвентаризации (ф. ИНВ-19 / ИНВ-20)
Прежде чем писать, внимательно прочитайте акт. Обратите внимание на:
- Номенклатуру излишков (наименование, артикул, характеристики).
- Количество и сумму в натуральном и стоимостном выражении.
- Место хранения (ячейка, стеллаж, зона).
- Период, за который проведена инвентаризация.
Шаг 2. Проанализируйте возможные причины
В тексте объяснительной нужно указать объективную причину. Самые частые сценарии для склада:
| Причина | Как сформулировать в тексте |
|---|---|
| Ошибка при приемке (приняли больше, чем в накладной, или не проверили комплектность) | «При приемке ТТН № * от ..2026 г. от поставщика ООО «» количество мест по накладной составляло * шт., фактически принято и размещено шт. Пересортка/пересчет на приемке не производился из-за отсутствия весов/нехватки времени/большого потока машин». |
| Ошибка при отгрузке/комплектации (не списали, списали другое, перепутали ячейки) | «При комплектации заказа № * от ..2026 г. кладовщик * (таб. № ) разместил товар в ячейку А-, однако в WMS-системе списание прошло по ячейке Б-. В результате на ячейке А- остались неучтенные * шт.». |
| Несвоевременное оформление возвратов (покупатель вернул товар, а возвратная накладная не сделана) | «Товар поступил на склад как возврат от покупателя ИП * (Договор № ). Возвратная накладная (ОП-2/ТОРГ-12) оформлена бухгалтерией с задержкой * дней после фактического поступления груза». |
| Технический сбой ПО (WMS/1С) | «В период с *..2026 по ..2026 г. в системе учета (1С:Управление торговлей / WMS «») наблюдались сбои синхронизации данных между мобильными терминалами и сервером, что привело к неучету операций перемещения/приемки». |
| Естественная убыль / пересортица (для весовых товаров) | «Излишки сформировались вследствие разницы между учетной и фактической массой при приемке сыпучих/жидких грузов (ГОСТ / ТУ допускают погрешность до %), суммарно по партии № * составили * кг». |
| Чужая ошибка (другой МОЛ/подрядчик) | «Данный участок склада (зона ) с ;.2026 г. передан в ответственность кладовщику (приказ № *). До этого момента зоной управлял я. Излишки могли сформироваться в период смены ответственных лиц при отсутствии акта передачи-приемки». |
Шаг 3. Напишите текст (Образец)
Иванову И.И.
От: Кладовщика склада № 3
Петрова П.П. (таб. № 1245)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
г. Санкт-Петербург, 09 марта 2026 г.
По Акту инвентаризации № 42-ИНВ от г., составленному инвентаризационной комиссией (приказ № 101-ОД от г.), на складе № 3 выявлены излишки товара «Строительный клей «Момент-Монтаж», артикул 458921, партия № 20260115» в количестве 12 упаковок (сумма 18 450,00 руб. с НДС).
Данные излишки сформировались по следующей причине:
г. на склад поступила партия указанного товара по ТТН № 8877 от г. от поставщика ООО «СтройПоставка». По накладной указано 100 упаковок. Фактически на приемке было выгружено и размещено в ячейку С-12-03 112 упаковок. Кладовщик приемки Сидоров С.С. (таб. № 1246) принял товар по количеству накладной (100 уп.), не проведя пересчет фактического количества мест при разгрузке, так как машина стояла под погрузкой всего 40 минут, а штат приемки составлял 1 человек. Излишки в 12 упаковок были размещены в ячейку С-12-03 вместе с основной партией, но в учетную систему (1С:СКД) внесены только 100 уп.
О данном факте я узнал только при проведении инвентаризации г. Вины в умышленном заведении ложных остатков не имею. Прошу принять данную объяснительную к сведению и рассмотреть вопрос о списании выявленных излишков на прочие доходы организации (счет 91.01) с оформлением соответствующего приходного ордера на основании акта инвентаризации.
Подпись: _____________ /Петров П.П./
Типичные ошибки, которых стоит избегать
- Признание вины там, где её нет. Не пишите: «Я виноват, что не пересчитал». Пишите: «Пересчет не производился ввиду отсутствия технической возможности / регламентированных сроков разгрузки / нехватки персонала».
- Эмоциональные оценки. Никаких «Меня заставили», «Это несправедливо», «Бухгалтерия виновата». Только факты, даты, номера документов, ФИО коллег (маскированные как * при необходимости).
- Отсутствие ссылки на акт. Без номера и даты акта инвентаризации объяснительная теряет контекст.
- Пропуск просьбы о списании. Цель объяснительной — не просто объясниться, а инициировать правильное бухгалтерское оформление (Дт 91.01 / Кт 41 или 10).
- Исправления и помарки. Документ должен быть чистым. Лучше перепечатать/переписать заново.
Что происходит после сдачи объяснительной?
- Рассмотрение комиссией/руководителем. Обычно в течение 3-5 рабочих дней.
- Принятие решения. Выносится приказ/распоряжение: «Списать излишки на доходы организации», «Провести доп. расследование», «Взыскать у виновных» (последнее крайне редко для излишков, только если доказана хищение/махинации).
- Бухгалтерские проводки.
- Дт 41/10 — Кт 91.01 — капитализация излишков (на балансе организации).
- Если излишки признаны безвозмездной помощью — Дт 41 — Кт 98.
- Налоговые последствия. Сумма излишков увеличивает базу по налогу на прибыль (неоперационные доходы). НДС на излишки восстанавливать не нужно (это не продажа), но если излишки реализуются — НДС исчисляется от реализации.
Особые случаи
Если излишки обнаружены у уволенного сотрудника
Объяснительную просят у текущего МОЛ (того, кто принял зону по акту передачи) или у члена инвентаризационной комиссии. Бывший сотрудник не обязан писать объяснительную после увольнения (трудовые отношения прекращены), но может сделать это добровольно.
Если излишки — это чужой брак/возврат, не оформленный документами
Укажите в объяснительной: «Товар без сопроводительных документов размещен в зоне брака/возвратов с *.*.2026 г. в ожидании решения по претензии к поставщику № *». Это снимает с вас ответственность за «неучет».
Коллективная материальная ответственность (КМО)
Если склад работает по договору КМО, объяснительную могут попросить у всех участников договора или у бригадира. Текст должен быть согласован: «Мы, нижеподписавшиеся участники договора КМО № * от ..2026 г., сообщаем, что…».
Чек-лист перед сдачей
- [ ] Адресат и автор указаны верно (должности, ФИО).
- [ ] Дата актуальная (день составления).
- [ ] Есть ссылка на Акт инвентаризации (номер, дата).
- [ ] Перечислены конкретные номенклатурные позиции (как в акте).
- [ ] Описана конкретная бизнес-процедура, приведшая к расхождению (приемка, отгрузка, возврат, сбой ПО).
- [ ] Указаны конкретные лица (ФИО, таб. номера), участвовавшие в операции (даже если это вы сами).
- [ ] Отсутствуют извинения и эмоции, только деловой стиль.
- [ ] Есть просьба о списании на доходы (Дт 91.01).
- [ ] Подпись расшифрована.
- [ ] Сохранена копия у себя (с отметкой о принятии: «Принято», подпись секретаря/начальника, дата).
Грамотно написанная объяснительная по излишкам — это не признание вины, а инструмент управления рисками. Она фиксирует системные проблемы склада (нехватка людей на приемке, сбои WMS, хаос с возвратами), что позволяет руководству принять управленческие решения: нанять кладовщика на приемку, настроить интеграцию 1С и WMS, ввести обязательный пересчет при разгрузке.
Помните: Излишки — это деньги организации. Ваша задача как специалиста — помочь вернуть их в легальный оборот через правильное оформление, а не спрятать проблему. Честная, детализированная объяснительная защищает вас от необоснованных претензий и показывает вашу профессиональную компетентность.
Статья подготовлена на основании действующего законодательства РФ (ТК РФ, ГК РФ, ФСБУ 27/2021 «Документы и отчетность», ГОСТ Р 7.0.97-2016) и практики складского учета. Актуально на .