От опозданий, вынужденных уходов с рабочего места и других нарушений трудовой дисциплины не застрахованы многие работники. Обычно в таких случаях работодатель просит сотрудника написать объяснительную. Но иногда нарушение или происшествие затрагивает сразу нескольких человек — и тогда возникает необходимость в коллективной объяснительной. Рассказываем, как правильно составить такой документ.

Что такое коллективная объяснительная

Коллективная объяснительная — это документ, в котором группа работников (два и более человека) совместно излагает обстоятельства произошедшего события: нарушения дисциплины, аварии, конфликта, невыполнения задания и т.д. Она составляется по требованию руководства и приобщается к материалам служебного расследования.

Когда требуется коллективная объяснительная

• Групповое опоздание или отсутствие на рабочем месте (например, вся бригада задержалась из-за ДТП по пути на объект);
• Коллективный отказ от выполнения распоряжения;
• Происшествие или авария, свидетелями либо участниками которой стали несколько сотрудников;
• Порча имущества работодателя группой лиц;
• Конфликтная ситуация в коллективе, требующая пояснений от всех участников;
• Совместная ошибка, приведшая к срыву сроков или финансовым потерям.

Структура документа

Шапка

В правом верхнем углу указывается адресат — руководитель организации:

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от сотрудников отдела продаж:
Петрова П.П., Сидорова С.С., Кузнецова К.К.

Название документа

По центру пишется: «Объяснительная записка (коллективная)».

Основная часть

Здесь излагается суть произошедшего. Важные правила:

• Факты, а не эмоции. Описывайте события последовательно, с указанием дат и времени;
• Общая позиция. Если все участники согласны с изложенным, текст пишется от первого лица множественного числа: «Мы, нижеподписавшиеся…»;
• Причины и обстоятельства. Укажите объективные причины произошедшего (пробка, поломка оборудования, отсутствие необходимых материалов);
• Разногласия. Если мнения участников расходятся, лучше оформить отдельные объяснительные либо чётко разграничить позиции в тексте.

Можно указать признание (или непризнание) вины, готовность возместить ущерб, предложения по недопущению подобного в будущем.

Дата и подписи

Каждый участник ставит дату, подпись и её расшифровку (фамилию и инициалы). Подписи всех участников обязательны, без них документ не имеет силы.

Образец формулировки

«Мы, нижеподписавшиеся, сотрудники отдела продаж ООО «Пример», поясняем, что прибыли на рабочее место с опозданием на 40 минут в связи с крупным дорожно-транспортным происшествием на ул. Ленина, в результате которого движение общественного транспорта было полностью остановлено. О случившемся мы незамедлительно сообщили руководителю отдела по телефону +7 () —. Обязуемся впредь выезжать на работу с запасом времени».

Полезные советы

1. Пишите разборчиво, без исправлений и сокращений;
2. Не используйте оскорбления и оценочные суждения в адрес коллег или руководства;
3. Сохраните копию документа у себя;
4. Помните: по ст. 193 ТК РФ работник имеет право отказаться от дачи объяснений — тогда составляется акт об отказе;
5. Объяснительная предоставляется в течение двух рабочих дней с момента требования.

Грамотно составленная коллективная объяснительная помогает объективно изложить позицию группы работников и защитить свои интересы при служебном разбирательстве. Главное — факты, корректный тон и подписи всех участников.