Архивирование документов — это важная часть юридической и финансовой безопасности компании. Правильно организованный архив помогает быстро находить нужные файлы, соблюдать требования законодательства о сроках хранения и защищать информацию от потери. В этой статье мы подробно разберём, как отправить документы в электронный архив через сайт.
Что такое электронный архив документов
Электронный архив — это система хранения документов в цифровом виде, доступ к которой осуществляется через веб-интерфейс или специализированное программное обеспечение (СЭД — система электронного документооборота). Современные платформы, такие как Docsvision и другие СЭД/CSP-решения, позволяют компаниям полностью перевести клиентские дела и первичную документацию в цифровой формат.
Пошаговая инструкция по отправке документов в архив
Шаг 1. Авторизация на сайте
Перейдите на сайт архивной системы вашей организации и войдите в личный кабинет:
- введите логин и пароль;
- при необходимости подтвердите вход через SMS-код или электронную подпись;
- убедитесь, что у вас есть права на загрузку документов.
Шаг 2. Подготовка документов
Перед загрузкой убедитесь, что файлы соответствуют требованиям:
- формат — PDF, JPEG, TIFF или иной, указанный в регламенте;
- размер файла не превышает установленный лимит (обычно 10–50 МБ);
- скан-копии читаемы, без искажений и обрезанных фрагментов;
- названия файлов соответствуют принятой системе именования (например, «Договор_№125_от_»).
Шаг 3. Загрузка документов
- Откройте раздел «Архив» или «Загрузка документов».
- Нажмите кнопку «Добавить файл» или перетащите документы в специальную область (drag-and-drop).
- Заполните обязательные атрибуты карточки документа: тип документа, дату, номер, контрагента, срок хранения.
- При необходимости прикрепите документ к конкретному делу или папке.
Шаг 4. Проверка и подтверждение
После загрузки система обычно предлагает проверить корректность данных. Убедитесь, что:
- все страницы документа загружены полностью;
- атрибуты заполнены верно;
- документ отображается в нужном разделе архива.
Нажмите кнопку «Отправить в архив» или «Сохранить». Система присвоит документу уникальный регистрационный номер.
Особенности работы с первичной документацией
Работа с «первичкой», то ещё приключение, отнимающее много времени. Сначала бухгалтеру нужно обработать документы и занести их в учётную систему, а уже затем отправить в архив. Чтобы упростить процесс:
- используйте пакетную загрузку однотипных документов;
- настройте автоматическое распознавание реквизитов (OCR);
- создайте шаблоны карточек для счетов-фактур, актов и накладных.
Безопасность и контакты поддержки
При возникновении трудностей обратитесь в службу технической поддержки вашей архивной системы:
- телефон: 8 (800) —;
- электронная почта: support@.ru;
- адрес офиса: г. Москва, ул. , д. .
Важно: не передавайте данные для входа третьим лицам и регулярно обновляйте пароль. Ответственный за архив, например, специалист Иванов И. И. (внутренний номер **) — поможет с настройкой прав доступа.
Отправка документов в электронный архив через сайт — несложная процедура, если следовать регламенту: авторизоваться, подготовить файлы, загрузить их с корректными атрибутами и проверить результат. Внедрение современных СЭД-платформ позволяет компаниям существенно сократить время на архивирование и повысить надёжность хранения документов.