Заявление об остатках денежных средств — это документ, с помощью которого физическое или юридическое лицо запрашивает информацию о сумме денег, оставшихся на счете, в кассе, на балансе организации или подотчетного лица․ Такое заявление может понадобиться в самых разных ситуациях: при возврате излишне перечисленных средств, при расчетах с контрагентами, при увольнении сотрудника, при закрытии счета в банке или при налоговых проверках․
Когда требуется заявление об остатках денежных средств
- Возврат ошибочно перечисленных средств․ Если бухгалтер допустил ошибку при оформлении платежного поручения, контрагенту направляется письмо с просьбой вернуть деньги․
- Возмещение перерасхода по авансовому отчету․ Если сотрудник потратил больше выданных подотчетных сумм, остаток возмещается ему на основании заявления и авансового отчета․
- Возврат неизрасходованных средств․ Например, при досрочном отчислении студента из учебного заведения или при расторжении договора․
- Получение справки об остатках на счетах․ Банки выдают справки об остатках денежных средств (форма по КНД 1114306) для налоговых органов, суда или иных целей․
- Инвентаризация кассы․ Справка о фактическом наличии денежных средств в кассе оформляется на определенную дату․
Общая структура заявления
Независимо от ситуации, заявление составляется по стандартной форме делового письма:
- Шапка документа, в правом верхнем углу указывается адресат (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и отправитель (ФИО, должность, адрес, контактные данные)․
- Название документа — «Заявление» (по центру)․
- Основной текст — суть обращения: просьба предоставить сведения об остатке средств, вернуть деньги или подтвердить остаток․
- Реквизиты и обоснования — номера договоров, платежных поручений, счетов, суммы (цифрами и прописью)․
- Дата и подпись, с расшифровкой․
Образец заявления на возврат остатка денежных средств
Директору ООО «Пример»
Иванову И․ И․
от Петрова П․ П․,
проживающего по адресу: г․ Москва, ул․ Ленина, д․ 1, кв․ 2
тел․: +7 (9) —
ЗАЯВЛЕНИЕ
Я, Петров Петр Петрович, прошу вернуть остаток неизрасходованных денежных средств в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей, перечисленных по договору № 1* от г․, платежным поручением № 4* от г․, в связи с расторжением договора․
Прошу перечислить денежные средства на следующие реквизиты:
Банк: ПАО «Сбербанк»
Р/с: 40817*
К/с: 30101**
БИК: 04452
Заявление на возмещение перерасхода по авансовому отчету
Если сотрудник потратил собственные деньги сверх выданного аванса, перерасход возмещается на основании авансового отчета․ Важно: факт возмещения следует отразить в отчете — указать сумму, возмещенную работнику, и реквизиты расходного кассового ордера (РКО) или платежного поручения․ Иначе налоговые органы могут посчитать перечисленные деньги доходом работника, облагаемым НДФЛ․
Пример формулировки:
«Прошу возместить перерасход подотчетных средств в сумме 3 500 (три тысячи пятьсот) рублей по авансовому отчету № 1** от г․ Подтверждающие документы (чеки, БСО) прилагаются»․
Запрос справки об остатках на счетах в банке
Для получения справки об остатках денежных средств (драгоценных металлов) на счетах (форма по КНД 1114306) в банк подается заявление с указанием:
- номеров счетов;
- даты, на которую требуются сведения;
- цели получения справки (для налогового органа, суда, наследственных дел и т․д․);
- способа получения (лично, по почте, через представителя по доверенности)․
Практические рекомендации
- Всегда указывайте сумму цифрами и прописью — это исключает разночтения․
- Прикладывайте подтверждающие документы: копии платежных поручений, чеков, договоров․
- Составляйте заявление в двух экземплярах: на вашем экземпляре принимающая сторона должна поставить отметку о получении (дату, подпись, входящий номер)․
- При отправке контрагенту используйте письмо с уведомлением о вручении — это пригодится при возможном судебном споре․
- Указывайте срок, в который просите вернуть средства или предоставить сведения (обычно 5–10 рабочих дней)․
Грамотно составленное заявление об остатках денежных средств, это юридически значимый документ, который защищает ваши интересы при расчетах с организациями, банками и контрагентами․ Четкая структура, точные реквизиты и ссылки на первичные документы помогут быстро решить вопрос и избежать споров, в т․ч․ с налоговыми органами․