Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж и трудовую деятельность работника. Если человек устраивается на работу впервые или утратил документ, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку. Основанием для этого служит заявление работника. В данной статье подробно разберём, как правильно составить такое заявление, какие нормы закона регулируют этот вопрос и какие нюансы стоит учитывать.
Когда требуется заявление на заведение трудовой книжки
Заявление о заведении (оформлении) трудовой книжки пишется в следующих случаях:
- человек устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него никогда не было;
- трудовая книжка утеряна или пришла в негодность (испорчена);
- работник выбирает электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности (в этом случае пишется заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ);
- работник, ранее перешедший на электронную трудовую книжку, хочет вернуться к бумажному варианту.
Важно помнить: отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу. Это подтверждается судебной практикой, в частности Апелляционным определением Московского городского суда от по делу № 33-29*/2014.
Нормативная база
Порядок оформления трудовых книжек регулируется следующими документами:
- Трудовой кодекс РФ — статьи 65, 66, 66.1 (обязанность работодателя оформить трудовую книжку работнику, впервые поступающему на работу);
- Федеральный закон от № 439-ФЗ — о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- Постановление Правительства РФ о порядке ведения и хранения трудовых книжек;
- Разъяснения Минтруда России, например Письмо от № 14-6/ООГ-5*.
Структура и правила составления заявления
Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Унифицированного бланка законодательством не установлено, однако документ должен содержать обязательные реквизиты.
Обязательные элементы заявления
- «Шапка» — в правом верхнем углу указывается должность и Ф.И.О. руководителя, наименование организации, а также Ф.И.О. и должность (при наличии) заявителя;
- Название документа — «Заявление» (по центру);
- Основной текст, просьба о заведении трудовой книжки с указанием причины (первое трудоустройство, утрата, порча документа);
- Дата и подпись, заявление подписывается собственноручно.
Образец заявления
Пример для работника, устраивающегося впервые:
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова Петра Петровича,
проживающего по адресу: г. Москва, ул. Ленина, д. , кв.
тел.: +7 (9) *—
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне трудовую книжку в связи с тем, что я поступаю на работу впервые и трудовой книжки ранее не имел.
Пример при утрате документа:
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой ранее выданной (утеряна при обстоятельствах: ________). О достоверности указанных сведений уведомлён(а), об ответственности за предоставление ложных сведений предупреждён(а).
Порядок действий работодателя после получения заявления
- Зарегистрировать заявление и оформить трудовую книжку в течение 7 календарных дней со дня приёма на работу (если книжка заводиться впервые).
- Внести запись о приёме на работу с указанием реквизитов приказа.
- Отразить сведения о трудовой книжке в книге (журнале) учёта движения трудовых книжек и вкладышей.
- Если работник подал заявление о переходе на электронный формат, внести в бумажную книжку соответствующую запись, заверить её и выдать документ работнику не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Подать сведения в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД) — это обязательно при приёме, переводе, увольнении и подаче работником заявлений о формате ведения трудовой книжки.
Важные нюансы
- Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде (ЕФС-1) на всех работников, в т.ч. на тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку (ч. 3, 4 ст. 66, ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ).
- Заявление пишется собственноручно — это важно, поскольку суды отмечают, что собственноручно написанное заявление, даже содержащее недостоверные сведения (например, о мнимой утрате книжки), не является подложным документом и не может служить основанием для увольнения по п. 11 ст. 81 ТК РФ.
- За бланк трудовой книжки работодатель может взыскать с работника её стоимость, если иное не предусмотрено локальными актами.
- Хранить заявление следует в личном деле работника вместе с кадровыми документами.
Заявление на заведение трудовой книжки — простой документ, который составляется в свободной форме, но требует указания причины обращения, даты и личной подписи. Работодателю важно своевременно оформить книжку, внести сведения в журнал учёта и направить отчёт ЕФС-1 в Социальный фонд. Соблюдение этих правил защитит обе стороны трудовых отношений от штрафов и споров.