Утеря пропуска — ситуация неприятная, но вполне решаемая․ Будь то пропуск на работу, в учебное заведение, на охраняемую территорию или в жилой комплекс, алгоритм действий во многом схож: нужно как можно скорее уведомить ответственных лиц и написать заявление о выдаче нового документа․ В этой статье мы подробно разберём, как правильно составить такое заявление, какие данные в нём указать и какие нюансы учесть․
Зачем нужно заявление об утере пропуска
Заявление выполняет сразу несколько функций:
- Фиксация факта утери․ Вы официально сообщаете организации, что пропуск утерян, и с этого момента старый документ должен быть аннулирован․
- Защита от злоупотреблений․ Если пропуском воспользуется посторонний человек, ответственность за это не ляжет на вас — вы вовремя уведомили администрацию․
- Основание для выдачи нового пропуска․ Без письменного заявления бюро пропусков или отдел кадров, как правило, не оформляет дубликат․
Куда подавать заявление
Адресат зависит от типа пропуска:
- Рабочий пропуск — руководителю организации, в отдел кадров или службу безопасности․
- Пропуск в учебное заведение — ректору, директору или начальнику охраны․
- Пропуск на охраняемую территорию — начальнику службы безопасности объекта․
- Пропуск в жилой комплекс или на парковку, в управляющую компанию или ТСЖ․
Структура заявления
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные элементы:
Шапка (правый верхний угол)
Указывается адресат (должность, наименование организации, ФИО руководителя) и данные заявителя (ФИО, должность или статус, подразделение, контактный телефон)․
Название документа
По центру пишется слово «Заявление»․
Основной текст
Здесь необходимо указать:
- факт утери пропуска;
- реквизиты пропуска (серия, номер, дата выдачи — если помните);
- обстоятельства и примерную дату утери;
- просьбу аннулировать утерянный пропуск и выдать новый․
Дата и подпись
Внизу ставится дата составления и личная подпись с расшифровкой․
Образец заявления
Директору ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
тел;: +7 (9) —
Заявление
Я, Петров Пётр Петрович, сообщаю об утере пропуска № 0*, выданного 15․03․20* года․ Пропуск был утерян 10․05․20* года предположительно по пути домой․
Прошу аннулировать утерянный пропуск и выдать новый․ Обязуюсь в случае обнаружения старого пропуска незамедлительно сдать его в бюро пропусков․
10․05․20* ____________ /Петров П․П․/
Полезные советы
- Не затягивайте․ Сообщите об утере в день обнаружения пропажи — это снизит риск несанкционированного доступа․
- Составьте заявление в двух экземплярах․ На вашем экземпляре сотрудник должен поставить отметку о принятии (дату, подпись, входящий номер)․
- Уточните о возможном штрафе․ В некоторых организациях за утерю пропуска предусмотрено удержание стоимости его изготовления — это должно быть закреплено во внутренних документах․
- Если пропуск украден, а не утерян, стоит дополнительно обратиться в полицию и указать номер заявления в тексте․
- Приложите фото, если для нового пропуска требуется фотография․
Частые ошибки
- Отсутствие даты и подписи — заявление могут не принять․
- Неточные реквизиты пропуска — если не помните номер, так и напишите: «номер пропуска не помню»․
- Устное сообщение без письменного заявления, устная информация не имеет юридической силы․
Написать заявление об утере пропуска несложно: достаточно чётко изложить факт утери, указать свои данные и попросить выдать новый документ․ Главное — действовать оперативно и сохранить подтверждение того, что заявление было принято․ Это защитит вас от возможных проблем и ускорит получение нового пропуска․