Передача документов — будь то в учебное заведение, архив, государственный орган или организацию — часто требует оформления официального заявления. Правильно составленное заявление гарантирует, что ваши документы будут приняты, зарегистрированы и рассмотрены в установленные сроки. В этой статье мы подробно разберём, как составить такое заявление, какие реквизиты оно должно содержать и на что обратить внимание.
Когда требуется заявление на передачу документов
Заявление на передачу документов может понадобиться в самых разных ситуациях:
- подача документов в вуз или колледж (в т.ч. отправка почтой);
- запрос копий документов из архива;
- передача документов в государственные органы (Росреестр, налоговая, МФЦ);
- передача документов работодателю или в кадровую службу;
- передача документов через представителя по доверенности;
- запрос информации и копий договоров у регистрирующих органов.
Общая структура заявления
Независимо от адресата, заявление на передачу документов имеет стандартную структуру:
Шапка заявления
В правом верхнем углу указывается:
- Кому: должность и наименование организации, например: «Ректору Сибирского федерального университета Иванову И. И.»;
- От кого: фамилия, имя, отчество заявителя, например: «от Петрова Алексея Сергеевича», адрес регистрации: «г. Красноярск, ул. Ленина, д. , кв. », телефон: «+7 (9) *—».
Название документа
По центру пишется слово «Заявление» (без кавычек и без точки в конце).
Основной текст
В тексте заявления необходимо чётко указать:
- просьбу о приёме (передаче, направлении) документов;
- перечень передаваемых документов с указанием количества экземпляров и листов;
- способ передачи (лично, почтой заказным письмом, через представителя, в электронном виде);
- цель передачи документов (поступление, регистрация, получение копий и т.д.);
- при необходимости — обратный адрес для ответа.
Приложения
После основного текста перечисляются прилагаемые документы:
- копия паспорта — 1 экз. на 1 л.;
- диплом об образовании (оригинал) — 1 экз.;
- доверенность на представителя — 1 экз.
Дата и подпись
В конце ставится дата составления заявления и личная подпись с расшифровкой: « — подпись — Петров А. С.».
Образец заявления
Пример заявления на отправку документов почтой:
Ректору Сибирского федерального университета
Иванову И. И.
от Сидоровой Марии Петровны,
проживающей по адресу: 660, г. Красноярск,
ул. Свободный пр-т, д. , кв.
тел.: +7 (391) -06—
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу принять документы для участия в конкурсе на поступление в Сибирский федеральный университет по направлению подготовки «Юриспруденция». Документы направляю почтовым отправлением заказным письмом с уведомлением о вручении.
Приложения:
- Копия паспорта — 1 экз. на 2 л.
- Аттестат о среднем общем образовании (копия) — 1 экз.
- Фотографии 3×4 — 2 шт.
____________ /Сидорова М. П.*/
Особенности подачи заявления в разные инстанции
В учебные заведения
Многие вузы, например Сибирский федеральный университет, размещают на своих сайтах готовые формы заявлений на отправку документов почтой. Рекомендуется скачать официальный бланк с сайта организации и заполнить его. Справочную информацию обычно можно получить по телефону приёмной комиссии, например: 8 (800) -50—.
В архивы
Заявления-запросы в архивные учреждения оформляются по установленным формам. В них указывается тема запроса, хронологические рамки искомой информации и цель использования. Адрес архива указывается полностью, например: 628*, ХМАО-Югра, пгт. Октябрьское, ул. Калинина, д. .
В регистрирующие органы
Заявление о предоставлении информации и копий документов подаётся в территориальный орган Росреестра. В нём указываются Ф.И.О. физического лица или полное наименование юридического лица, реквизиты документов, копии которых запрашиваются.
Полезные советы
- Сохраняйте копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись сотрудника).
- При отправке почтой используйте заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Проверяйте официальные формы на сайте организации — многие учреждения принимают заявления только по своим бланкам.
- Указывайте актуальные контакты для обратной связи.
- Пишите разборчиво, если заявление заполняется от руки.
Заявление на передачу документов — несложный, но важный документ. Соблюдение стандартной структуры, точное указание реквизитов и перечня прилагаемых документов поможет избежать отказа в приёме и ускорит рассмотрение вашего обращения. При сомнениях всегда обращайтесь за консультацией в приёмную или справочную службу соответствующей организации.