Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — это не просто желание сотрудника отдохнуть, а строго регламентированный по Трудовому кодексу РФ (ТК РФ) процесс. Одним из ключевых моментов, о котором часто забывают, является вопрос возложения обязанностей на время отсутствия работника. В этой статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какие документы нужны, как оформить приказ о замещении и избежать ошибок, которые могут привести к претензиям со стороны ГИТ (Государственной инспекции труда).

Правовые основы: зачем вообще нужно возложение обязанностей?

Согласно ст. 60.2 ТК РФ, возложение дополнительных обязанностей (в т.ч. на время отпуска основного работника) возможно только с письменного согласия сотрудника. Работодатель не имеет права заставлять кого-то выполнять чужую работу без согласия.

• Основание: Приказ работодателя (приказ о возложении обязанностей).
• Срок: На период отсутствия основного работника (обычно — на срок отпуска).
• Доплата: Обязательна. Размер устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ). Если размер не зафиксирован — по соглашению сторон.

Важно: Если обязанности не возложены официально, работа может встать, а ответственность за несвоевременное исполнение ляжет на руководителя.

Структура заявления на отпуск с просьбой о возложении обязанностей

Хотя ТК РФ не устанавливает строгой формы заявления на отпуск (ст. 123 ТК РФ), на практике используются общепринятые стандарты делопроизводства. Если вы хотите сразу указать, кто будет выполнять вашу работу, заявление пишется в двух частях или двумя отдельными документами.

Вариант А: Одно заявление (универсальный подход)

Сотрудник пишет заявление руководителю организации с просьбой предоставить отпуск И предложением кандидата на замещение.

Образец структуры (маска для заполнения):

Кому: Генеральному директору ООО «»
От: Менеджера отдела продаж  .

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью * календарных дней с ..202 г. по ..202 г. включительно.
В связи с уходом в отпуск, прошу возложить исполнение моих трудовых обязанностей (в полном объеме / в части: перечень обязанностей) на менеджера отдела продаж  . (Таб. № ), с его письменного согласия, на период моего отсутствия с ..202 г. по ..202 г.

Согласие замещающего лица прилагается.

..202 г. Подпись: _____________ /  . /

Вариант Б: Два отдельных документа (более формально, для крупных корпораций)

1. Заявление на отпуск, стандартное (см. образец ниже).
2. Заявление о возложении обязанностей — пишется либо замещающим лицом (с просьбой возложить обязанности), либо отсутствующим работником (с предложением кандидата), либо инициируется приказом HR-отдела.

Образец стандартного заявления на отпуск (по данным КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Контур.Норматив):

Кому: Директору филиала ПАО «»
От: Бухгалтера  .

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с г. по г.

*..202 г. Подпись: _____________ /  . /

Образец заявления от замещающего лица (согласие):

Кому: Генеральному директору ООО «»
От: Младшего менеджера  .

ЗАЯВЛЕНИЕ

Выражаю согласие на временное исполнение трудовых обязанностей менеджера отдела продаж * . на период его ежегодного отпуска с г. по г; за соответствующую доплату в размере % от тарифной ставки (оклада) / в размере * руб.

*..202 г. Подпись: _____________ /  . /

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

Процесс не заканчивается на написании заявления. HR-специалист и руководитель должны выполнить цепочку действий:

1. Подача заявления: Сотрудник сдает заявление за не менее 2 недель до начала отпуска (если иное не установлено ЛНА или коллективным договором).
2. Согласование графика: Отпуск предоставляеться согласно утвержденному графику отпусков. Если даты совпадают — проблем нет. Если сотрудник просит в другое время — нужно согласие работодателя.
3. Поиск замещающего: Руководитель подразделения определяет кандидата. Получает его письменное согласие (обязательно!).
4. Определение доплаты: Размер доплаты фиксируется в приказе о возложении обязанностей или в доп. соглашении к трудовому договору.
5. Издавание приказа о возложении обязанностей (ф. Т-5 или свой бланк): Это основной документ, легализующий замещение.
6. Издавание приказа об отпуске (ф. Т-6 / Т-6а): На основании заявления сотрудника.
7. Ознакомление под роспись: И замещающий, и уходящий в отпуск, и ответственные лица (бухгалтерия) ознакомляются с приказами под роспись.
8. Расчет и выплата отпускных: Не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Приказ о возложении обязанностей: образец и нюансы 2026 года

Согласно информации из КонсультантПлюс и Налог-Налог.ру, единой обязательной формы (как старый Т-5) с 2013 года не существует. Организация утверждает свой бланк ЛНА. Однако структура приказа остается стандартной.

Обязательные реквизиты приказа:

• Наименование организации.
• Название документа: «Приказ о возложении обязанностей временно отсутствующего работника».
• Дата и номер документа.
• Основание: «Заявление работника * . от *..202 г. № ».
• ФИО отсутствующего работника (таб. номер, должность).
• ФИО замещающего работника (таб. номер, должность).
• Срок возложения: конкретные даты «с» и «по» (не «на время отпуска», а даты).
• Перечень возлагаемых обязанностей (или ссылка на должностную инструкцию отсутствующего).
• Размер доплаты (процент или фиксированная сумма, порядок выплаты).
• Подпись руководителя и печать (если есть).
• Роспись замещающего лица о ознакомлении.

Пример заполнения приказа (маска):

ООО «Ромашка»
ПРИКАЗ
№ * ⸺ от ..2026 г. г. *

О возложении обязанностей временно отсутствующего работника

На основании заявления менеджера отдела продаж * . от г. № 15/о
ПРИКАЗЫВАЮ:

В период ежегодного основного оплачиваемого отпуска менеджера отдела продаж * . с г. по г. возложить исполнение его трудовых обязанностей (в соответствии с должностной инструкцией от г.) на младшего менеджера отдела продаж * . (таб. № 45).

Установить заместителю доплату в размере 50% от оклада отсутствующего работника за фактически отработанное время исполнения возложенных обязанностей.

Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора * .

Генеральный директор _____________ / * . /

С приказом ознакомлен(а):
* . _____________ / * . / (Замещающий)
* . _____________ / * . / (Уходящий в отпуск)

Частые ошибки и риски (как избежать претензий ГИТ)

Инспекторы труда часто проверяют именно процедуру замещения. Вот топ ошибок:

Особенности для Генерального директора и ИП

Если уходит в отпуск Генеральный директор (единственный исполнительный орган), заявление он пишет учредителю (общему собранию участников / совету директоров). Приказ об отпуске и о возложении обязанностей подписывает уполномоченное лицо учредителей (председатель совета директоров и т.д.).

Возложение обязанностей ГД часто оформляется на заместителя директора или другого доверенного лица по доверенности. Важно: доверенность должна выдаваться на срок отпуска и содержать полномочия на подпись финансовых документов, договоров, платежных поручений.

Хранение документов

Согласно списку типовых управленческой документации (Приказ Росархива № 236) и рекомендациям КонсультантПлюс:

• Приказы о возложении обязанностей / замещении: Хранятся 5 лет (в деле с приказами по основной деятельности / кадрам).
• Заявления на отпуск: Хранятся 5 лет (в личном деле или в деле с приказами об отпусках).
• Согласия замещающих: Прикладываются к приказу о возложении или хранятся в личном деле замещающего — 5 лет.

Чек-лист для HR и руководителя (Скачайте и используйте)

1. [ ] Заявление на отпуск получено за 2+ недели?
2. [ ] Даты совпадают с графиком отпусков?
3. [ ] Найден замещающий? Получено его письменное согласие?
4. [ ] Размер доплаты согласован с бухгалтерией и зафиксирован в ЛНА/ТД?
5. [ ] Подготовлен проект приказа о возложении обязанностей (с датами, перечнем обязанностей, доплатой)?
6. [ ] Подготовлен проект приказа об отпуске (Т-6/Т-6а)?
7. [ ] Приказы подписаны руководителем?
8. [ ] Оба приказа ознакомлены под роспись: уходящий, замещающий, бухгалтерия?
9. [ ] Отпускные начислены и выплачены за 3 дня до начала отпуска?
10. [ ] Копии приказов переданы в бухгалтерию для расчета доплаты?

Грамотное оформление отпуска с возложением обязанностей — это защита интересов всех сторон: работодатель получает непрерывность бизнеса, замещающий — законную доплату, уходящий в отпуск — спокойствие за сохранность рабочего места и процессов. Главное правило 2026 года: никаких устных договоренностей. Только письменные заявления, приказы с конкретными датами и суммами, росписи о ознакомлении. Используйте приведенные выше образцы (заменив * на реальные данные) и чек-лист, чтобы исключить риски.

Статья подготовлена на основе актуальных данных ТК РФ, судебной практики и справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, Контур.Норматив) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.