При прекращении трудового договора работодатель обязан произвести полный расчет с сотрудником в день увольнения (ст. 140 ТК РФ). Основным документом, инициирующим бухгалтерский расчет и подтверждающим суммы к выплате, является записка-расчет (или служебная записка о расчете). Грамотное оформление этого документа гарантирует соблюдение сроков, отсутствие претензий со стороны инспекций и защиту интересов компании.

Правовая основа и назначение документа

Хотя в Трудовом кодексе РФ термин «записка-расчет» не закреплен жестко, на практике это основной первичный документ для отражения задолженности перед уволенным сотрудником. Он служит основанием для:

• Выпуска заработной платы и компенсаций через кассу или на банковскую карту.
• Формирования проводок в бухгалтерии (Дт 70 / Кт 50, 51, 76).
• Заполнения бланка СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности и заработке) для передачи в СФР.
• Оформления расчетного листа (формы Т-51 или Т-51а) и ведомости на выплату (Т-53).

Важно: С 2023 года обязательным является электронный документооборот по кадровым документам (в т.ч. приказах об увольнении), однако внутренние расчетные записки часто остаются в бумажном или внутреннем электронном виде (1С:ЗУП, СБИС, Диадок и др.).

Структура и обязательные реквизиты записки

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», документ должен содержать:

1. Наименование организации (полное и сокращенное).
2. Название документа: «Служебная записка», «Записка-расчет при увольнении», «Расчетная записка».
3. Дата составления (день увольнения или день подготовки расчета).
4. Регистрационный номер (по журналу учета исходящих/внутренних документов).
5. Адресат: Должность и ФИО руководителя / главного бухгалтера / начальника кадра (например: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И. от начальника отдела кадров Петровой П.П.).
6. Тема: «О производстве расчета при увольнении сотрудника…».
7. Основание: Номер и дата приказа об увольнении (ф. Т-8 / Т-8а), номер трудового договора.
8. Данные сотрудника: ФИО (маскируем: ), Табельный номер (), Подразделение, Должность.
9. Период расчета: Дата начала и окончания расчетного периода (обычно с 1-го числа месяца увольнения по дату увольнения включительно).
10. Детализация сумм к выплате (см. раздел 3).
11. Подписи: Составившего (кадровый специалист / расчетчик), Согласовавшего (главный бухгалтер), Утверждающего (руководитель организации).

Состав выплат: что включать в расчет

В записке необходимо перечислить каждую статью начисления отдельной строкой с указанием основания и суммы.

Заработная плата за отработанное время

• Оклад / тарифная ставка (пропорционально отработанным дням).
• Премиальная часть, надбавки (за выслугу лет, вредность, региональные коэффициенты), если они постоянные.
• Оплата за ночные часы, сверхурочные, работу в праздники/выходные (если были в расчетном периоде).

Компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ)

Подлежит выплате за все неиспользованные дни основного и дополнительного отпусков за весь стаж работы в организации.

Формула: Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней отпуска.

В записке указываем: «Компенсация за неиспользованный ежегодный оплачиваемый отпуск за период с по , кал. дней, сумма руб.»;

Выходное пособие (ст. 178 ТК РФ)

Выплачивается при увольнении по основаниям, не зависящим от воли сторон (ликвидация, штатное сокращение, призыв и т.д.).

• Размер: среднемесячный заработок.
• Сохраняется на период трудоустройства (до 2 месяцев, в некоторых случаях до 3 месяцев по решению центра занятости).
• В записке: «Выходное пособие в размере среднемесячного заработка — * руб.».

Дополнительные выплаты (по ТД, КД, ЛНА)

• Годовая оплата за выслугу лет (бюджетники, врачи, учителя).
• Компенсация за несвоевременное выдачу трудовой книжки (если просрочка виноват работодатель).
• Материальная помощь, подарки (если предусмотрены локальными актами).

Удержания (ст. 137, 138 ТК РФ)

В записке обязательно выделяем блок «Удержания» (вычитаются из начислений):

• НДФЛ (13% / 30% / 15% / 22%): Удерживается со всех доходов, кроме компенсаций за неиспользованный отпуск и выходного пособия в пределах 3-х окладов (ст. 217 ТК РФ, внимание: с 2024 г. лимит на НДФЛ по выходному пособию и компенсации за отпуск увеличен до 3 млн руб. в год суммарно по всем работодателям).
• Исполнительные листы (алименты, кредиты): В пределах 20% (до 50-70% по отдельным видам) от суммы к выплате после удержания НДФЛ.
• Задолженность перед работодателем: Суммы субаренды, авансовые отчеты не сданные, перерасход отпуска (только с письменного согласия сотрудника или по суду, ст. 137 ТК РФ).

Пошаговый алгоритм заполнения (на примере 1С:ЗУП / ручного заполнения)

Шаг 1. Подготовка исходных данных

Проверьте в карточке сотрудника (Т-2 / личная карточка):

• Дата приема и дата увольнения (последний рабочий день).
• График работы (5/2, сменный, суммированный учет).
• Наличие неотработанных отгулов, прогулов, больничных в расчетном периоде.
• Баланс неиспользованного отпуска на дату увольнения (дни за прошлые и текущий рабочий год).

Шаг 2. Расчет среднего заработка (Правительство РФ Постановление № 922)

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник работал меньше — за все полные календарные месяцы работы.

Исключаются из расчета: периоды болезни, отпуска, простоев не по вине работника, оплачиваемые не в полной мере.

Шаг 3. Заполнение табличной части записки

Шаг 4. Согласование и подписание

1. Расчетчик / Кадровый специалист: Подписывает за правильность исходных данных и расчетов.
2. Главный бухгалтер: Подписывает за правильность налогового учета, НДФЛ и соответствия бухгалтерскому учету (виза «Согласовано»).
3. Руководитель организации / ИП: Подписывает с визой «Утверждаю» / «К выплате». Без этой подписи кассир/банк не имеет права выдать деньги.

Типовые ошибки и риски

• Просрочка выплаты (п. 6 ст. 236 ТК РФ): За каждый день задержки работодатель платит заработную плату в среднем дневном размере. Записка должна быть готова утром дня увольнения.
• Неверный расчет срока отпуска: Не учитывают периоды, не дающие право на отпуск (неоплачиваемый отпуск более 14 дней, уход за ребенком до 1.5 лет, но с 2024 г. периоды ухода за ребенком до 1.5 лет включаются в стаж для отпуска!).
• Игнорирование лимита 3 млн руб. на НДФЛ: При больших компенсациях/пособиях превышение облагается 13%/30%. Ошибка ведет к начислению пени и штрафов (ст. 123 НК РФ).
• Удержание долгов без основания: Нельзя удерживать ущерб или перерасход отпуска без письменного заявления сотрудника или судебного решения.
• Отсутствие приказа об увольнении на момент расчета: Записка не может быть основанием для выплаты без приказа (ф. Т-8).

Образец текста записки (шаблон)

Особенности 2026 года: что изменилось

• Единый налоговый платеж (ЕНП) и ЕНС: НДФЛ перечисляется единым платежом до 28 числа месяца, следующего за месяцем выплаты. В записке отражается сумма удержанного налога для контроля пополнения ЕНС.
• Сдача отчетности в СФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ): Данные из записки-расчета (средний заработок, стаж) используються для заполнения СЗВ-СТАЖ при увольнении (если это требуется для досрочной пенсии или по запросу).
• Электронная трудовая книжка: В записке стоит отражать факт оформления СТД-Р в электронном виде (подтверждение отправки в СФР).
• Индексация окладов: Если в регионе установлен МРОТ выше федерального (например, Москва, СПб, Чукотка), расчет производится от регионального МРОТ.

Чек-лист перед передачей в бухгалтерию/кассу

1. [ ] Приказ об увольнении подписан, пронумерован, ознакомлен сотрудник (или составлен акт об отказе).
2. [ ] Табель учета рабочего времени (Т-12/Т-13) закрылен и подписан за период до дня увольнения.
3. [ ] Рассчитан баланс отпуска (справка о предоставленном отпуске за последние годы).
4. [ ] Рассчитан средний заработок за 12 месяцев (справка в свободной форме или из 1С).
5. [ ] Проверены исполнительные листы (актуальность, остаток долга).
6. [ ] НДФЛ рассчитан с учетом лимита 3 млн руб. на компенсации/пособия.
7. [ ] Сумма прописью совпадает с цифрами.
8. [ ] Стоят все 3 подписи: Составитель — Гл. бух, Руководитель.
9. [ ] Трудовая книжка (бумажная) готова к выдаче / СТД-Р отправлена в СФР.

Резюме: Записка-расчет при увольнении — это не просто формальность, а ключевой финансовый и юридический документ. Ее качество определяет законность выплат, отсутствие штрафов от ГИТ и налоговой, а также репутацию работодателя. Используйте автоматизацию (1С:ЗУП, МойСклад, Контур.Эльба) для минимизации арифметических ошибок, но всегда проверяйте исходные данные вручную по чек-листу выше.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу.