Объяснительная записка — это официальный документ, в котором сотрудник излагает причины своего поступка или нарушения. Одна из самых важных частей такого документа — заверение руководства в том, что подобное больше не повторится. Именно эта фраза часто влияет на решение руководства о смягчении или отмене дисциплинарного взыскания. Разберёмся, как сформулировать её корректно и убедительно.
Зачем нужна фраза о недопущении повторения
Руководство, требуя объяснительную, хочет понять не только причины проступка, но и отношение сотрудника к произошедшему. Фраза о том, что нарушение не повторится, показывает:
- осознание своей ошибки и ответственности;
- лояльность к компании и уважение к трудовой дисциплине;
- готовность сделать выводы и изменить поведение;
- конструктивный настрой, а не формальный «отписку».
Чем убедительнее изложена ваша позиция, тем больше шансов избежать серьёзного наказания даже при реальном нарушении.
Как правильно сформулировать заверение
Основные принципы
- Не оправдывайтесь чрезмерно. Сначала кратко опишите факт и причину, затем признайте ошибку (если она была), и только потом давайте заверение.
- Пишите конкретно. Вместо абстрактного «больше не буду» укажите, какие меры вы предпримете.
- Сохраняйте деловой тон. Без эмоций, восклицательных знаков и излишних извинений.
- Не давайте невыполнимых обещаний. Обещание должно быть реалистичным.
Готовые формулировки
Выберите подходящий вариант в зависимости от ситуации:
- «Впредь обязуюсь не допускать подобных нарушений трудовой дисциплины».
- «Осознаю ответственность за произошедшее и гарантирую принятие всех необходимых мер для недопущения подобных ситуаций в будущем».
- «Заверяю руководство, что сделал(а) выводы из сложившейся ситуации и готов(а) сделать всё возможное для предотвращения её повторения».
- «Впредь обязуюсь выходить из дома заранее с учётом дорожной ситуации, чтобы исключить опоздания» (конкретная мера при опоздании).
- «Приношу извинения за допущенную ошибку. В дальнейшем обязуюсь более внимательно проверять отчётную документацию перед сдачей».
Структура объяснительной записки
Документ должен содержать следующие элементы:
- Шапка, в правом верхнем углу: кому адресована (должность, ФИО руководителя) и от кого (должность, ФИО сотрудника).
- Название — «Объяснительная записка» по центру.
- Описание факта — что произошло, когда, при каких обстоятельствах.
- Причины — объективное изложение причин без перекладывания вины на других.
- Отношение к ситуации — признание ошибки (или аргументированное объяснение, если вины нет).
- Заверение — фраза о недопущении повторения.
- Дата и подпись — обязательные атрибуты: дата показывает, когда составлена записка, подпись подтверждает авторство.
Образец объяснительной записки
Директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
Объяснительная записка
Я, Петров Пётр Петрович, опоздал на работу на 40 минут в связи с поломкой личного автомобиля по пути на работу. Свою вину в несвоевременном выезде из дома признаю. Осознаю ответственность за произошедшее и впредь обязуюсь выезжать на работу с запасом времени, чтобы не допускать подобных нарушений трудовой дисциплины.
Подпись: __________ /Петров П.П./
Чего не стоит писать
- «Это не моя вина, виноват коллега Сидоров» — перекладывание ответственности выглядит неубедительно.
- «Больше никогда-никогда такого не будет!!!», излишняя эмоциональность.
- «Если начальство считает нужным наказать — наказывайте» — вызывающий тон.
- Расплывчатые формулировки без конкретики: «постараюсь быть лучше».
Полезные советы
- Подавайте объяснительную в установленный срок (обычно 2 рабочих дня по ст. 193 ТК РФ).
- Перед написанием соберите все факты и, если возможно, подтверждающие документы (справки, чеки, фото).
- Даже если в компании есть свой шаблон, закон не устанавливает единую форму — отказать в принятии записки, написанной в свободной форме, не могут.
- Сохраните копию записки с отметкой о принятии.